ScanFactory bietet eine Komplettlösung für Ihr Archiv. Unternehmen und Organisationen, die ihre Archivierungsaktivitäten ganz oder teilweise extern an einen
erfahren Partner vergeben wollen, bieten wir eine breite Palette an Dienstleistungen. Hierzu gehören Scanservice, langfristige Aufbewahrung, zertifizierte Vernichtung und Druckservice. Alle unsere Dienstleistungen werden von qualifiziertem, sicherheitsüberprüftem Personal erledigt, das
30 Jahre Erfahrung mit dem Scannen, Indexieren und Archivieren großer Dokumentenmengen hat. Bis heute hat ScanFactory mehr als 350.000.000 Dokumente für Kunden in den verschiedensten Regionen, Branchen und Marktsegmenten bearbeitet.
Eingangspost scannen
Rechnungen scannen
Formulare scannen
Umfragen scannen
Unsere Ausrüstung und Kapazität
Wir haben eine Scankapazität von 250.000 Blättern pro Tag. Je nach Projektumfang und Terminplan wird dem ScanFactory-Personal eine tägliche Produktionsquote zugeteilt, die es erfüllen muss. Wir verwenden die hochwertigste Scan-Ausrüstung, die auf dem Markt erhältlich ist. Sie umfasst unter anderem die besten Produktionsscanner für Dokumente ihrer Art, die bis zu 170 Seiten pro Minute oder mehr als 60.000 Seiten pro Tag scannen können, sowie Scanner für Mikrofiches, Mikrofilme und Röntgenaufnahmen, Buchscanner, Fotoscanner, großformatige Scanner, Hochgeschwindigkeits-Produktionsdrucker und mehr.
Unser Personal
Das Kernpersonal von ScanFactory umfasst nur Vollzeitbeschäftigte, die (meist) schon seit vielen Jahren bei iGuana arbeiten. Das ScanFactory-Projektteam besteht aus hoch qualifiziertem, sicherheitsüberprüftem Personal, das in der Kombination jahrzehntelange Erfahrung mit Management, Implementierung und Durchführung von Scanprojekten hat. Es umfasst Mitarbeiter aus wichtigen Sachgebieten und Bereichen unseres Unternehmens, darunter ScanFactory Operations, Privacy & Prevention, Quality Management, Project Management, Transport & Logistics.
ScanFactory Resource Planning
ScanFactory Resource Planning (SRP) ist iGuanas firmeneigene Technologie, die den gesamten ScanFactory-Betrieb von A bis Z kontrolliert, vereinheitlicht und automatisiert. Es wurde vollständig intern von unserem fachkundigen Personal entwickelt. Hauptzweck von SRP ist, ein menschliches Eingreifen auf ein absolutes Minimum zu beschränken und das Risiko menschlicher Fehler auszuschalten. Diese höchst anspruchsvolle und einzigartige Technologie bietet komplette Rückverfolgbarkeit und eine umfassende Berichtsfunktion in Echtzeit.
Kundenportal
Das Kundenportal ermöglicht Ihnen, alle Akten oder Dokumente, die ScanFactory verarbeitet hat, jederzeit (z. B. beim Transport, Vorbereiten oder Scannen) aufzusuchen und ihren Status zu prüfen. Das Portal ermöglicht auf Wunsch auch dringende Scans (Lieferung innerhalb höchstens 1 Stunde) oder die eilige Lieferung bestimmter Akten oder Dokumente auf Papier sowie eine vollständige Übersicht derartiger Anfragen. Alle Informationen und Metadaten zu Kundenakten und -dokumenten, unter anderem ihr genauer physischer Aufbewahrungsort, werden in der SRP-Datenbank gespeichert und können bei Bedarf abgerufen werden.
Unser Scanprozess
Alle Phasen des Scanprozesses werden vollumfänglich von SRP kontrolliert, darunter auch Qualitätskontrolle, Personaleinsatz und spezielle Geräte. Es handelt sich um einen klaren, völlig transparenten Schritt-für-Schritt-Prozess:
Wir holen Akten bei Ihnen ab und bereiten sie für den Transport an unsere Standorte vor. Unser Personal kommt zu Ihnen, registriert jede einzelne Akte oder jedes einzelne Dokument in SRP, legt die Akten in speziell entwickelte Archivkartons, versieht jeden Karton mit einem eindeutigen Barcode und stapelt die Kartons auf versiegelte Europaletten. Sobald eine Akte registriert ist, können iGuana und Ihre Mitarbeiter über SRP den genauen Aufenthaltsort jedes Kartons und die Bearbeitungsphase jeder Akte in Echtzeit verfolgen.
Versiegelte Europaletten mit Ihren Dokumenten werden in einem verplombten Fahrzeug an den iGuana-Standort gebracht. Alle Transporte sind fest zugeordnet. Das bedeutet, dass in diesem Fahrzeug nichts als Ihre Archivkartons transportiert wird. So ist vollständige Vertraulichkeit und Sicherheit gewährleistet.
Wenn registrierte Akten oder Dokumente bei iGuana eintreffen und die Unversehrtheit aller Siegel oder Plomben bestätigt ist, scannen wir die Barcodes auf jedem einzelnen Karton und weisen jedem Karton einen eindeutig zuordenbaren Platz in unserem Lager zu. Diese Information wird automatisch in unserem SRP-System gespeichert.
Dokumente werden nach strengen Regeln vorbereitet, die für jedes Kundenprojekt individuell festgelegt werden. SRP weist individuelle Kartons bestimmten ScanFactory-Bearbeitern zur Vorbereitung zu. Jeder Bearbeiter hat eine eindeutige Kennung und alle seine Tätigkeiten werden protokolliert. Aktenordner, Heft- und Büroklammern werden entfernt. Gegenstände, die sich nicht scannen lassen, werden als Rückläufe etikettiert. Nötigenfalls werden Akten- oder Dokumententrennblätter und/oder Umschaltseiten eingefügt, um dem Scanner besondere Anweisungen zu geben usw.
Alle Dokumente werden entsprechend besonderen Scanner-Voreinstellungen gescannt, die im SRP-System für jedes Kundenprojekt vorab festgelegt werden. Der Scanvorgang wird von A bis Z vom SRP-System kontrolliert, wodurch sich das Risiko menschlicher Fehler im Grunde auf null reduziert. Die Bildqualität wird durch hochentwickelte Scanner-Hardware und -Technologie gewährleistet (siehe Qualitätskontrolle). Alle Bilder und ihre Metadaten werden direkt in der SRP-Datenbank gespeichert. Diese Bilder und Metadaten werden mithilfe der Qualitätskontroll- und Bildverbesserungsalgorithmen von SRP verarbeitet. Ihnen verdankt iGuana eine unbegrenzte Flexibilität bei der Auswahl der Bildexportformate (z. B. JPEG, TIFF, PDF) und Metadatenformate für die Lieferung an den Kunden.
Die SRP-Plattform erkennt und klassifiziert den eingehenden Dokumentenstrom automatisch. Sie erkennt alle Arten von Inhalten (z. B. Formular, Vertrag, Rechnung) und nutzt vier Klassifizierungstechnologien: bildbasiert, textbasiert, trennblattbasiert und regelbasiert. Außerdem identifiziert, sortiert und trennt sie Dokumente mit mehreren Seiten und verwendet verschiedene Erkennungstechnologien wie OCR, ICR, OMR und Barcode-Erkennung. Daten werden entweder automatisch ausgelesen oder anhand von Doppeleingabemethoden manuell indexiert. Automatisierte und manuelle Prüfungen erfolgen, um die Datengenauigkeit zu gewährleisten.
Ebenso wie alle bei ScanFactory verwendeten Scanner verfügt unser SRP-System über eingebaute Qualitätskontrollfunktionen. Beispiele für Qualitätskontrollfunktionen: Perfect-Page-Technologie, Entfernung leerer Seiten, Doppelblatterkennung, Dual-Stream-Scannen, intelligente Qualitätskontrolle, iThresholding, automatische Schräglagenkorrektur und Bildverbesserung auf einem 16-Core-Server, der ausschließlich der Bildverarbeitung nach dem Scannen dient. Bei Qualitätsproblemen wird unser Qualitätskontrolleur automatisch von SRP informiert.
Die Lieferung von Bildern und Metadaten erfolgt entweder mit einem direkten Dateitransfer (VPN) oder auf externen Speichermedien wie verschlüsselten Festplatten. Sie entscheiden, welche Option am besten zu Ihnen passt. Die Übergabe erfolgt vollautomatisch und wird ausschließlich von SRP gesteuert. Ohne jegliches menschliches Eingreifen werden gescannte Bilder von SRP automatisch exportiert. Da alle Bilder und Metadaten direkt in SRP gespeichert sind, genießen Sie grenzenlose Flexibilität bei der Auswahl des von Ihnen bevorzugten Formats (z. B. JPEG, TIFF, PDF, PDF/A usw. für Bilder; CSV, XML usw. für Metadaten).
Qualitätskontrolle
Eine Reihe klar definierter Verfahren regelt jeden einzelnen Schritt unserer Scantätigkeiten von der Abholung bis zur Lieferung von Metadaten und Bildern. Jede Handlung in Bezug auf einzelne Kartons oder Akten/Dokumente wird im SRP-System in Echtzeit verfolgt. Dank eindeutigen Akten- und Kartonnummern, Barcodes, Bildqualitätskontrolle, Berichten und anderen in SRP eingebundenen Prozessautomatisierungstools hat iGuana jederzeit die vollständige Kontrolle über die Qualität des Scanvorgangs. Unter unseren Mitarbeitern befindet sich auch ein interner Qualitätskontrolleur und unser Personal ist darin geschult, die ISO-9001-Qualitätsmanagementgrundsätze bei allen Arbeitsschritten zu beachten.
Weiße Seiten werden zusammen mit allen anderen Seiten gescannt. Auf der Grundlage eines Algorithmus, der die Größe des Papierdokuments und die Dateigröße enthält, führt SRP eine automatische Prüfung durch, um leere Seiten zu erkennen. Diese Seiten werden aus der Ansicht entfernt, aber aus Gründen der Gesetzeskonformität nicht gelöscht.
SRP verwendet einen 16-Core-Server, der ausschließlich der Bildverarbeitung nach dem Scannen dient. In ihm laufen eine Vielzahl algorithmischer Bildverbesserungsfunktionen ab, wie beispielsweise Helligkeits- und Kontrastverbesserung, Schärfekorrektur, Entfernung schwarzer Punkte und andere. Weitere komplexe SRP-Algorithmen analysieren jedes einzelne Bild, markieren Bilder, bei denen der Verdacht auf ein Qualitätsproblem besteht, und alarmieren automatisch den Qualitätskontrolleur, damit er Maßnahmen ergreift.
Die Perfect-Page-Technologie ist eine spezielle Bildverbesserungssoftware in jedem Scanner bei ScanFactory. Die automatisierte Bildverbesserung stellt eine optimale Bildqualität sicher. Hierbei handelt es sich um eine Ergänzung der SRP-Bildverbesserungssoftware
Die Doppelblatterkennung ist eine ausgeklügelte Ultraschallwellen-Technologie, mit der erkannt werden kann, wenn zwei oder mehr Dokumente gleichzeitig in den Dokumentenscanner eingezogen werden. Daraufhin unterbricht der Scanner sofort, damit die Dokumente wieder korrekt eingeführt werden können.
Dual-Stream-Scannen stellt sicher, dass alle Dokumente sowohl in Schwarzweiß als auch in Farbe gescannt werden. Schwarzweißbilder werden als RAW TIFF-Format gespeichert (das beste Format für Schwarzweißbilder). Farbbilder werden als RAW JPEG-Format gespeichert (das beste Format für Farbbilder). Jede gescannte Seite erzeugt somit vier Bilder, was zwingend erforderlich ist, um Datenverluste zu vermeiden und die Lesbarkeit zu gewährleisten.
Die in jedem Scanner bei ScanFactory vorgesehene Funktion „Intelligente Qualitätskontrolle“ markiert automatisch fragwürdige Bilder und optimiert ihre Qualität, ohne sie erneut einscannen zu müssen.
iThresholding ist eine in jeden Scanner bei ScanFactory integrierte Technologie, die automatisch die Helligkeit und den Kontrast gescannter Dokumente korrigiert und für die bestmögliche Qualität optimiert – und das bei voller Verarbeitungsgeschwindigkeit.
Die automatische Schräglagenkorrektur ist eine automatische Begradigung/Korrektur von Bildern, die schräg in den Scanner eingeführt wurden, sodass die Scans verzerrt erscheinen. Die automatische Schräglagenkorrektur begradigt und korrigiert diese Bilder.
Zertifizierte Vernichtung
Von dem Tag, an dem Ihnen die gescannten Dokumente und die Metadaten geliefert worden sind, bleiben alle physischen Akten während einer Standardperiode von einem Monat in „Quarantäne“ (versiegelte Lagerung). So haben Sie die Gelegenheit, Ihre eigene Qualitätskontrolle auszuführen. Bei Ablauf der Quarantänezeit und nach Ihrer ausdrücklichen Zustimmung werden alle versiegelten Dokumente einer sicheren und vertraulichen Vernichtung entsprechend der Sicherheitsstufe P3 der DIN 66399 zugeführt. Sobald die physischen Dokumente vernichtet worden sind, werden alle gescannten Bilder und Metadaten aus unserem SRP-System gelöscht. Sie erhalten ein vertrauliches Vernichtungszertifikat.
Langfristige Aufbewahrung
Zu unserem langfristigen Aufbewahrungsservice gehören: ein vollständiges Archivverzeichnis, Transport und Lagerung, dringende Verarbeitungsanfragen und die Aufbewahrungsplanung. Bevor wir Ihr Archiv in unser externes Lager transportieren, stellen wir mit unserem SRP-System ein vollständiges Verzeichnis auf. Das Archiv wird dann in speziell entwickelten Archivkartons auf versiegelten Europaletten transportiert. Sollten Sie bestimmte Dokumente oder Akten benötigen, können Sie über unser Kundenportal danach suchen und uns auffordern, sie dringend zu scannen oder physisch zu liefern. Wir stellen auch einen individuellen Aufbewahrungsplan für jede Akten- oder Dokumentenart auf und informieren Sie genau darüber, welche Akten oder Dokumente sicher vernichtet werden können.
Drucken
Wir bieten Druckdienstleistungen für Kunden, die Unterstützung beim Ausdrucken, Nachdrucken und Falzen von großformatigen Dokumenten benötigen (z. B. Karten, Blaupausen, Konstruktions- oder technische Zeichnungen, gerenderte architektonische Entwürfe), oder von Dokumenten, die beschädigt oder kontaminiert worden sind, oder einfach bei großen Dokumentenmengen, die nicht mit normalen Bürodruckern ausgedruckt werden können. Unsere Produktionsdrucker sind speziell für solche Druckaufträge in großen Mengen, hoher Geschwindigkeit und hoher Qualität konstruiert.
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