ScanFactory: Услуги по сканированию документов и архивов

ScanFactory — комплексное решение для поддержки работы вашего архива. Мы предлагаем широкий спектр услуг организациям, которые желают полностью или частично поручить ведение своего архива опытному профессиональному партнеру. В частности, наши клиенты могут воспользоваться услугами печати, сканирования, долговременного хранения и подтвержденного уничтожения. Для оказания всех услуг привлекаются квалифицированные специалисты, допущенные к работе с конфиденциальной информацией. Они опираются на более чем 30-летний опыт сканирования, индексирования и архивирования больших объемов документации. На сегодняшний день в ScanFactory обработано более 350 000 000 документов для клиентов их разных регионов, отраслей и сегментов рынка.

СВЯЗАТЬСЯ С НАМИ

Наше оборудование и ресурсы

Мы можем сканировать по 250 000 листов в день. В зависимости от масштабов и сроков проекта персоналу ScanFactory устанавливается суточная норма выработки. Мы используем только то оборудование, которое обеспечивает самое высокое качество. В частности, мы применяем лучшие сканеры документов производительностью до 170 страниц в минуту или более 60 000 страниц в день, аппараты новейшего поколения для обработки микрофиш, микрофильмов и рентгеновских снимков, а также сканеры для книг и фотографий, крупноформатные сканеры и высокоскоростные промышленные принтеры.

Наш персонал

Важнейшие функции в ScanFactory выполняют только штатные сотрудники iGuana (в основном проработавшие в компании много лет). В проектную команду ScanFactory входят высококвалифицированные специалисты, допущенные к работе с конфиденциальной информацией и обладающие многолетним опытом в разработке и контроле реализации проектов сканирования. В частности, это представители ключевых функциональных областей и подразделений, включая операционный отдел ScanFactory, службы обеспечения конфиденциальности, управления качеством, проектного менеджмента, транспорта и логистики.

ScanFactory Resource Planning

ScanFactory Resource Planning (SRP) — это собственная разработка компании iGuana, запатентованная технология контроля, оптимизации и автоматизации всех операций ScanFactory. Ее основная цель — сократить вмешательство человека до абсолютного минимума и устранить риск ошибок, обусловленных «человеческим фактором». Это сложнейшая, не имеющая аналогов технология с возможностью отслеживать все операции и получать информативные отчеты в реальном времени.

Портал для клиентов

На портале клиенты могут в любой момент времени выполнить поиск и проверить статус каждого обрабатываемого в ScanFactory файла или документа (например, в процессе пересылки, подготовки, сканирования и т. д.). Также через портал можно подать заявку на срочное сканирование (в течение 1 часа) или срочную физическую доставку файла или документа и просмотреть полную историю таких заявок. Вся информация и метаданные о клиентских файлах и документах, включая их точное физическое местоположение, хранятся в базе SRP и могут быть получены по требованию.

Наш процесс сканирования

Все этапы процесса сканирования, включая контроль качества, распределение персонала и применение специализированного оборудования, находятся под полным контролем SRP. Это четкий и полностью прозрачный пошаговый процесс:

После получения ваших материалов мы подготавливаем их для транспортировки на наши производственные площадки. Наши сотрудники приезжают к вам, регистрируют каждую папку и каждый документ в SRP, помещают их в специальные ящики для архивной документации, присваивают каждому ящику уникальный штрихкод, а затем укладывают их на опломбированные европоддоны. С момента регистрации персонал iGuana и вашей компании имеет возможность в режиме реального времени отслеживать через SRP точное физическое местоположение каждого ящика и этапы обработки каждого документа.

Опломбированные европоддоны с вашими документами доставляются на предприятие iGuana опломбированным транспортом. Все автомобили обслуживают только перевозку документов. Это означает, что для гарантии полной конфиденциальности и безопасности они не транспортируют никакие другие грузы, кроме ящиков с вашими материалами.

После доставки зарегистрированных материалов и документов в iGuana и проверки целостности всех пломб мы сканируем все штрихкоды и назначаем каждому ящику уникальное место складского хранения. Эта информация автоматически сохраняется в нашей системе SRP.

Подготовка документов выполняется с соблюдением строгих правил, которые разрабатываются индивидуально для каждого клиентского проекта. SRP распределяет ящики между операторами ScanFactory для выполнения подготовительных операций. Каждому оператору присвоен уникальный идентификационный код, все их действия регистрируются. Папки и скрепки снимаются, а на элементы, непригодные для сканирования, наносится маркировка «К возврату». При необходимости между документами вставляются разделительные страницы, например, со специальными инструкциями для сканирования, которые впоследствии автоматически считываются нашими специализированными сканерами.

Все документы сканируются с соблюдением специфических настроек, предварительно заданных в системе SRP для каждого клиентского проекта. Сканирование выполняется под полным контролем системы SRP. Риск ошибок, обусловленных человеческим фактором, фактически сведен к нулю. Графическое качество гарантировано высоким техническим уровнем оборудования и технологий сканирования (см. описание системы контроля качества). Все изображения и связанные метаданные хранятся непосредственно в информационной базе SRP. Для обработки этих изображений и метаданных применяются заложенные в SRP алгоритмы контроля качества и графической оптимизации. Используя их, iGuana получает неограниченную свободу выбора форматов для экспорта изображений (JPEG, TIFF, PDF и т. д.) и форматов метаданных для предоставления клиенту.

Платформа SRP автоматически классифицирует и распознает входящий поток документов. Она идентифицирует контент любого типа (например, бланки, контракты, счета-фактуры) и использует 4 технологии классификации — на основе изображений, текстовой информации, правил или наличия и содержания разделительной страницы. Также предусмотрены идентификация, сортировка и разделение многостраничных документов. Применяются различные технологии распознавания, например, оптическое распознавание символов (OCR), интеллектуальное распознавание символов (ICR), оптическое распознавание меток (OMR) и распознавание штрихкодов. Данные либо извлекаются автоматически, либо индексируются вручную с использованием методов двойного ввода. Точность данных контролируется как автоматически, так и вручную.

Наша система SRP, как и все сканеры, применяемые в ScanFactory, имеет встроенные функции контроля качества. Вот лишь несколько примеров: технология Perfect Page, удаление пустых страниц, обнаружение двойной подачи, двухпотоковое сканирование, интеллектуальный контроль качества, система бинаризации iThresholding, автоматическое выравнивание перекосов и система оптимизации изображений. Эти функции поддерживает выделенный 16-ядерный сервер, обслуживающий только обработку изображений после сканирования. SRP автоматически уведомляет менеджера по качеству о любых проблемах.

Для доставки изображений и метаданных применяются прямая передача файлов (по VPN) или внешние устройства хранения данных (например, зашифрованный жесткий диск). Клиент выбирает тот вариант, который ему подходит. Доставка полностью автоматизирована и осуществляется под пристальным контролем SRP. Отсканированные изображения экспортируются из SRP автоматически, без вмешательства человека. Поскольку все изображения и метаданные хранятся непосредственно в SRP, вам предоставлена полная свобода выбора предпочтительного формата (в частности, JPEG, TIFF, PDF, PDF/A для изображений, CSV, XML для метаданных).

Контроль качества

Для каждого этапа операций сканирования — от получения исходных данных до доставки метаданных и изображений — установлены четкие регламентные процедуры. Каждая операция с конкретным ящиком или документом отслеживается в SRP в режиме реального времени. Используя уникальные номера документов и ящиков, штрихкоды, инструменты отчетности и контроля качества изображений, а также средства автоматизации процессов, встроенные в SRP, iGuana непрерывно и в полном объеме контролирует качество процесса сканирования. Также у нас имеется штатный менеджер по качеству, а наши сотрудники применяют в своей работе принципы менеджмента качества ISO 9001.

Пустые страницы сканируются вместе со всеми остальными. Используя алгоритм, в котором учитываются размеры файла и бумажного документа, SRP выполняет автоматическую проверку для поиска пустых страниц. Эти страницы изымаются из поля обзора, но не удаляются (чтобы не нарушались требования нормативного соответствия).

Операции SRP поддерживает выделенный 16-ядерный сервер, обслуживающий только обработку изображений после сканирования. Он выполняет различные алгоритмические функции для графической оптимизации, в частности усиление яркости и контрастности, контроль резкости, удаление пробелов. Другие расширенные алгоритмы SRP анализируют каждое изображение, помечают те из них, на которых имеются возможные проблемы с качеством, и автоматически предупреждают менеджера по качеству о том, что требуется вмешательство.

Технология Perfect Page — это специализированное ПО графической оптимизации, интегрированное в каждый сканер ScanFactory. Автоматическая оптимизация графики гарантирует оптимальное качество изображений. Она применяется в дополнение к собственному программному обеспечению графической оптимизации SRP.

Обнаружение двойной подачи — это сложная ультразвуковая технология. С ее помощью блокируется одновременная загрузка в сканер нескольких документов. Сканер автоматически делает паузу для устранения сбоя подачи.

Двухпотоковое сканирование применяется для одновременного сканирования всех документов в черно-белом и в цветном формате. Черно-белые изображения сохраняются в формате TIFF без обработки (это лучший доступный формат для черно-белых изображений). Для сохранения цветных изображений применяется формат JPEG без обработки (это лучший доступный формат для цветных изображений). Таким образом, из каждой отсканированной страницы генерируются 4 изображения. Это абсолютно необходимо, чтобы предотвратить потерю данных и чтобы информация была разборчивой.

Функция интеллектуального контроля качества, которая встроена в каждый сканер ScanFactory, автоматически маркирует сомнительные изображения и оптимизирует качество их сканирования. Благодаря этому не требуется повторное сканирование документов.

Технология iThresholding, интегрированная в каждый сканер ScanFactory, автоматически регулирует яркость и контрастность отсканированных документов и оптимизирует параметры для достижения наилучшего возможного качества при обработке на полной скорости.

Функция автоматического выравнивания перекосов выпрямляет и корректирует изображения со страниц, поданных в сканер под углом, чтобы они не выглядели перекошенными. Функция Auto-Deskew выравнивает и корректирует такие изображения.

Подтвержденное уничтожение

Все физические носители находятся на карантинном хранении (в закрытом хранилище) в течение стандартного периода — 1 месяц с момента доставки клиенту отсканированных документов и метаданных. Это позволяет клиентам проводить собственный контроль качества. После истечения срока хранения и получения прямого разрешения клиента, все документы, помещенные на карантинное хранение, уничтожаются с соблюдением регламентов безопасности и конфиденциальности согласно уровню безопасности P3, описанному в стандарте DIN 66399. После уничтожения физических носителей все отсканированные изображения и метаданные, находящиеся в нашей системе SRP, удаляются. Клиенту выдается документ, подтверждающий конфиденциальное уничтожение.

Долговременное хранение

Наша услуга долговременного хранения состоит из следующих элементов: полный инвентарный контроль архивных материалов, транспортировка и хранение, обработка срочных запросов и планирование сроков удержания. Перед перевозкой вашего архива в наше внешнее хранилище мы проведем полную инвентаризацию, используя ресурсы нашей системы SRP. Архивные материалы транспортируются на опломбированных европоддонах, в ящиках специальной конструкции. Если вам потребуется конкретный документ или носитель информации, для поиска можно воспользоваться нашим порталом для клиентов, запросить срочное сканирование или физическую доставку. Также мы разработаем индивидуальный график удержания для документов и носителей каждой категории и сообщим вам, в какие сроки может быть осуществлено безопасное уничтожение.

Печать

Мы предлагаем услуги обычной и репринтной печати, фальцовку документов большого формата (в частности, карт, эскизов, чертежей и архитектурных моделей), работаем с поврежденными и загрязненными документами, а также с большими объемами документации, которые невозможно распечатать на стандартных офисных принтерах. Наши промышленные принтеры предназначены для высокоскоростной высококачественной печати в больших объемах.

Конфиденциальность и безопасность

iGuana уделяет особое внимание аспектам конфиденциальности, безопасности и защиты данных. Наш штатный специалист по защите данных отвечает за соблюдение внутренних регламентов конфиденциальности и безопасности, а также за внедрение процедур информационной безопасности в соответствии с требованиями GDPR и ISO 27001.

  • Штатный специалист по защите данных
  • Строгий контроль доступа и круглосуточный мониторинг
  • Запрет на использование Wi-Fi и мобильных телефонов
  • Проверка анкетных данных персонала, оформление соглашений о неразглашении конфиденциальной информации
  • Безопасная транспортировка и надежное хранение
  • Надежная доставка изображений и метаданных
  • Подтверждение уничтожения с соблюдением регламента конфиденциальности

Видео ScanFactory

Краткая информация

Веские аргументы и факты, подтверждающие высокий профессионализм ScanFactory.

  • Более 30 лет опыта в области промышленного сканирования
  • Боле 350 000 000 документов обработано на сегодняшний день
  • Производительность сканирования составляет 250 000 листов в день
  • Надежные и безопасные производственные объекты, расположенные на территории Бельгии
  • Новейшие сканеры и принтеры
  • Система контроля, оптимизации и автоматизации всех операций сканирования ScanFactory Resource Planning (SRP)

Запросить информацию

Мы готовы ответить на ваши вопросы. Один из наших специалистов свяжется с вами в ближайшее время.