ScanFactory: Služby pro skenování dokumentů a archivů

ScanFactory poskytuje úplné řešení pro váš archiv. Nabízíme širokou škálu služeb organizacím, které hodlají zadat skenování nebo jeho část v rámci outsourcingu zkušenému partnerovi. To zahrnuje skenovací služby, dlouhodobé uložení, certifikovanou skartaci a tiskové služby. Všechny naše služby vám poskytují kvalifikovaní pracovníci s bezpečnostní prověrkou, kteří čerpají z více než 30 let praxe ve skenování, indexaci a archivaci masivních objemů dokumentů. Pracoviště ScanFactory dosud pro své klienty z různých regionů, odvětví a tržních segmentů zpracovalo přes 350 000 000 dokumentů.

KONTAKTUJTE NÁS

Naše vybavení a kapacita

Disponujeme skenovací kapacitou přesahující 250 000 listů denně. Podle objemu projektu a harmonogramu se pracovníkům ScanFactory přidělí denní produkční kvóta, kterou jsou povinni splnit. Používáme pouze to nejkvalitnější skenovací vybavení, které je na trhu k dispozici. To zahrnuje mimo jiné: nejlepší produkční dokumentové skenery, z nichž každý dokáže naskenovat až 170 stran za minutu a přes 60 000 stran každý den; nejmodernější skenery mikrofilmů, mikrofiší a rentgenových filmů; knižní skenery, velkoformátové skenery, vysokorychlostní produkční tiskárny atd.

Naši pracovníci

Hlavními pracovníky ScanFactory jsou výlučně zaměstnanci na plný úvazek, které platí společnost iGuana (většinu z nich už řadu let). Projektový tým ScanFactory se skládá z vysoce kvalifikovaných pracovníků s bezpečnostní prověrkou, kteří mají dohromady několik desetiletí praxe v řízení, zavádění a realizaci skenovacích projektů. K nim patří lidé, kteří zastupují hlavní funkční oblasti a divize, a to včetně provozu ScanFactory, prevence a ochrany soukromí, řízení jakosti, projektového řízení, přepravy a logistiky.

ScanFactory Resource Planning

ScanFactory Resource Planning (SRP) je vlastní technologie společnosti iGuana, která řídí, racionalizuje a automatizuje veškerou činnost ScanFactory od A do Z. Vyvinuli ji zcela interně naši odborní pracovníci. Jejím hlavním smyslem je snížit míru zásahů člověka na absolutní minimum a odstranit riziko selhání lidského faktoru. Jedná se o vysoce sofistikovanou, jedinečnou technologii, která nabízí naprostou sledovatelnost a poskytuje funkci plného reportingu v reálném čase.

Zákaznický portál

Zákaznický portál vám umožňuje kdykoli vyhledat a prohlédnout si stav každého souboru / dokumentu, který ScanFactory zpracovává (např. přepravován, v přípravě, skenován atd.). Portál také umožňuje vytvářet požadavky na urgentní skenování (s dodáním nejpozději do 1 hodiny) či na urgentní fyzické doručení konkrétního spisu nebo dokumentu a zároveň si prohlížet kompletní historii těchto požadavků. Veškeré informace a metadata ke spisům a dokumentům zákazníků, včetně jejich fyzického umístění, jsou uloženy v databázi SRP a lze je kdykoli získat.

Náš skenovací proces

Všechny fáze skenovacího procesu jsou řízeny výhradně systémem SRP, a to včetně kontroly kvality, přidělení lidských zdrojů a specializovaného vybavení. Jedná se o přehledný a plně transparentní proces sestávající z jednotlivých kroků:

Spisy si u vás vyzvedneme a připravíme je k přepravě na naše pracoviště. Naši pracovníci přijedou k vám do provozovny, zaregistrují každý spis / dokument do SRP, vloží spisy do speciálně konstruovaných archivářských beden, přiřadí každé bedně unikátní čárový kód a nastohují je na zapečetěné europalety. Jakmile se spis zaregistruje, společnost iGuana i vaši zaměstnanci mohou sledovat přesné fyzické umístění každé bedny a fázi zpracování každého jednotlivého spisu v reálném čase prostřednictvím SRP.

Zapečetěné europalety obsahující vaše dokumenty se v zapečetěném vozidle přepraví do objektu společnosti iGuana. Veškerá přeprava je vyhrazená, což znamená, že se v žádném momentu nepřepravují žádné jiné položky než bedny s vaším archivem, aby byla zajištěna naprostá ochrana a bezpečnost informací.

Když zaregistrované spisy / dokumenty dorazí do společnosti iGuana a je ověřena neporušenost všech pečetí, naskenujeme čárové kódy na každé bedně a každé bedně přiřadíme unikátní umístění v našem skladu. Tyto informace se automaticky uloží v našem systému SRP.

Příprava dokumentů probíhá podle přísných předpisů, které jsou individuálně stanoveny pro každý klientský projekt. SRP přidělí jednotlivé bedny k přípravě konkrétním operátorům ScanFactory. Každý operátor má unikátní ID a jeho aktivity se zaznamenávají. Odstraní se pořadače, svorky a kancelářské sponky; položky neumožňující naskenování se označí k vrácení; je-li to nutné, vloží se stránky oddělující spisy / dokumenty a/nebo přepínací stránky, jimiž se skeneru zadávají speciální pokyny atd.

Všechny dokumenty se naskenují podle specifických nastavení skeneru, která se v systému SRP předdefinují pro každý klientský projekt. Skenování je v plném rozsahu kontrolováno systémem SRP a riziko selhání lidského faktoru je v podstatě sníženo na nulu. Obrazovou kvalitu garantuje sofistikovaný hardware a technologie skeneru (viz Kontrola kvality). Všechny snímky a jejich metadata se ukládají přímo do databáze SRP. Tyto snímky a metadata se zpracují pomocí algoritmů SRP pro kontrolu kvality a vylepšení obrazu, přičemž iGuana má neomezenou flexibilitu při výběru formátů pro export snímků (např. JPEG, TIFF, PDF apod.) a formátů metadat, které mají být doručeny klientovi.

Platforma SRP automaticky třídí a rozpoznává tok příchozích dokumentů. Identifikuje typ obsahu (např. formulář, smlouva, faktura) a využívá 4 klasifikační technologie: obrazovou, textovou, na bázi oddělujících stránek a na bázi pravidel. Rovněž identifikuje, řadí a odděluje dokumenty o více stránkách a používá různé rozpoznávací technologie, jako jsou OCR, ICR, OMR a rozpoznávání čárových kódů. Data se buď automaticky extrahují, nebo se indexují ručně pomocí zdvojené metodiky. Pro zajištění přesnosti dat se provádí automatické a manuální ověřovací kontroly.

Náš systém SRP má zabudované funkce kontroly kvality, stejně jako všechny skenery používané ve ScanFactory. Mezi funkce kontroly kvality patří: technologie Perfect Page, odstranění prázdných stránek, detekce podání více stran, duální skenování (Dual Stream), inteligentní kontrola kvality, iThresholding, automatická oprava zešikmení a vylepšení obrazu, které využívá 16jádrový server určený výhradně pro zpracování snímků po naskenování. O případných problémech v oblasti kvality informuje SRP automaticky našeho supervizora kvality.

Dodání snímků a metadat se provádí buď metodou přímého přenosu dat (VPN), nebo metodou externího paměťového zařízení (např. šifrovaný pevný disk). Sami se rozhodnete, která varianta vám vyhovuje. Dodání představuje plně automatizovaný proces řízený výhradně systémem SRP. Naskenované snímky se automaticky exportují ze SRP bez jakéhokoli zásahu člověka. Vzhledem k tomu, že všechny snímky a metadata jsou uloženy přímo v SRP, máte neomezenou flexibilitu při výběru preferovaného formátu (např. JPEG, TIFF, PDF, PDF/A atd. u snímků; CSV, XML atd. u metadat).

Kontrola kvality

Každý jednotlivý krok našich skenovacích operací od vyzvednutí až po dodání metadat a snímků se řídí souborem jasně definovaných postupů. Každý úkon provedený v souvislosti s jednotlivými bednami či spisy / dokumenty se v reálném čase zaznamenává do systému SRP. Díky unikátním číslům spisů a beden, čárovým kódům, kontrole obrazové kvality, reportingu a dalším procesně automatizačním nástrojům, které jsou zabudovány do systému SRP, má iGuana v každém okamžiku naprostou kontrolu nad kvalitou skenovacího procesu. Mezi zaměstnanci máme také interního supervizora kvality a naši pracovníci jsou proškoleni v uplatňování zásad řízení jakosti ISO 9001 ve své práci.

Prázdné stránky se skenují společně se všemi ostatními stránkami. Na základě algoritmu obsahujícího velikost papírového dokumentu a velikost souboru provádí systém SRP automatickou kontrolu s cílem identifikovat prázdné stránky. Tyto stránky se odstraní z náhledu, avšak neprovádí se jejich vymazání (z důvodu plnění právních předpisů).

SRP využívá 16jádrový server, který je určený výhradně pro zpracování snímků po naskenování. Provádí nejrůznější funkce algoritmického vylepšení obrazu, jako např. zvýšení jasu a kontrastu, kontrolu ostrosti, odstranění černých míst apod. Další složité algoritmy systému SRP analyzují každý snímek, označují snímky s podezřením na problém s kvalitou a automaticky na ně upozorňují našeho supervizora kvality.

Technologie Perfect Page je speciální software pro vylepšení obrazu, který je součástí každého skeneru používaného ve ScanFactory. Automatické vylepšení obrazu zajišťuje optimální obrazovou kvalitu. Tato technologie funguje nad rámec softwaru pro vylepšení obrazu v rámci SRP.

Detekce podání více stránek je propracovaná technologie na bázi ultrazvuku, která se používá pro detekci podání dvou či více dokumentů do skeneru, přičemž v tomto případě dojde k automatickému pozastavení skeneru tak, aby mohly být dokumenty vloženy správně.

Duálním skenováním se zajišťuje, že všechny dokumenty se naskenují jak černobíle, tak barevně. Černobílé snímky se ukládají do surového formátu TIFF (nejlepší dostupný formát pro černobílé obrázky). Barevné snímky se ukládají do surového formátu JPEG (nejlepší dostupný formát pro barevné obrázky). Každá naskenovaná stránka tedy vytváří 4 snímky, což je naprosto nezbytné v zájmu prevence ztráty dat a zajištění čitelnosti.

Funkce inteligentní kontroly kvality, která je integrována do každého skeneru používaného ve ScanFactory, automaticky označí sporné snímky a optimalizuje jejich kvalitu, aniž by bylo nutné dokumenty znovu skenovat.

iThresholding je technologie, která je integrována do každého skeneru používaného ve ScanFactory a která automaticky upravuje jas a kontrast skenovaných dokumentů a při plné rychlosti zpracování je optimalizuje na nejvyšší možnou kvalitu.

Automatická oprava zešikmení je automatické narovnání/oprava stránek, které se do skeneru podají v nesprávném úhlu, díky čemuž výsledný snímek vypadá šikmý. Automatická oprava zešikmení tyto snímky narovná a opraví.

Skartace s osvědčením

Všechny fyzické spisy jsou uloženy v karanténě (zapečetěném skladu) po standardní dobu 1 měsíce ode dne, kdy vám byly naskenované dokumenty a metadata dodány. To vám dává možnost provést svou vlastní kontrolu kvality. Po uplynutí karanténní doby a s vaším výslovným souhlasem je u všech dokumentů v karanténě provedena zabezpečená, důvěrná skartace podle bezpečnostní úrovně P3 normy DIN 66399. Po skartaci fyzických dokumentů se všechny naskenované snímky a metadata vymažou z našeho systému SRP. Obdržíte osvědčení o zabezpečené skartaci.

Dlouhodobé uložení

Naše služby dlouhodobého uložení zahrnují následující: kompletní inventarizace archivu, přeprava a uskladnění, zpracování urgentních žádostí a plánování úschovy. Než váš archiv přepravíme do našeho skladovacího zařízení mimo areál, provedeme pomocí našeho systému SRP kompletní inventarizaci. Následně se provede přeprava archivu v zapečetěných europaletách ve speciálně konstruovaných archivářských bednách. Budete-li požadovat konkrétní dokument či spis, můžete jej vyhledat prostřednictvím našeho zákaznického portálu a vyžádat jeho urgentní naskenování nebo fyzické dodání. Pro každý typ spisu nebo dokumentu také vypracujeme individuální plán uschování a přesně vás informujeme o tom, které spisy / dokumenty lze bezpečně skartovat.

Tisk

Tiskové služby nabízíme zákazníkům, kteří potřebují pomoc při tisku, opětovném tisku a skládání velkoformátových dokumentů (jako např. map, podrobných plánů, konstrukčních nebo technických výkresů, architektonických vizualizací apod.), poškozených nebo kontaminovaných dokumentů nebo jednoduše velkých objemů dokumentů, které nelze tisknout běžnými kancelářskými tiskárnami. Naše produkční tiskárny jsou speciálně navrženy pro takto velkoobjemový, rychlý a kvalitní tisk.

Ochrana údajů a zabezpečení

Společnost iGuana bere záležitosti soukromí, bezpečnosti a ochrany osobních údajů velmi vážně. Mezi svými zaměstnanci máme pověřence pro ochranu osobních údajů (DPO), který odpovídá za zajištění shody s interními předpisy v oblasti ochrany soukromí a bezpečnosti a za provádění postupů v souladu s nařízením GDPR a s normou informační bezpečnosti ISO 27001.

  • Vlastní pověřenec pro ochranu osobních údajů
  • Striktní kontrola přístupu; nonstop monitoring
  • Zákaz Wi-Fi a mobilních telefonů
  • Prověrky osob a dohody o mlčenlivosti
  • Bezpečná přeprava a zapečetěné uskladnění
  • Zabezpečené dodání snímků a metadat
  • Důvěrná skartace s osvědčením

Video ScanFactory

Rychlá fakta

Zde je několik ohromujících faktů ke ScanFactory.

  • Přes 30 let v oboru produkčního skenování
  • Dosud zpracováno přes 350 000 000 dokumentů
  • Skenovací kapacita 250 000 listů denně
  • Zabezpečené pracoviště v Belgii
  • Nejmodernější skenery a tiskárny
  • Systém ScanFactory Resource Planning (SRP)

Požádejte o informace

Budeme rádi, když nás kontaktujete. Náš specialista se s vámi co nejdříve spojí.