Správa dokumentů pro malé a střední podniky (MSP) často představuje velkou výzvu. Díky omezeným časovým a rozpočtovým možnostem se můžete snadno ocitnout v situaci, kdy budou důležité pracovní dokumenty (elektronické i tištěné) uchovávány na různých místech a spravovány decentralizovaně. Je tak obtížné zajistit, abyste kdykoli měli úplný a ucelený přehled o svých odběratelích, dodavatelích, partnerech a distributorech. Také je obtížné zavést kontrolu toho, kdo může ve vaší firmě ke konkrétním dokumentům přistupovat, a garantovat tak informační bezpečnost.

Snadná správa dokumentů pro malé a střední podniky (MSP)

Řešení iGuana iDM pro správu dokumentů malých a středních podniků je navrženo tak, aby vám pomohlo se těmto výzvám postavit. Za nepoměrně nižších nákladů, bez investice do drahého hardwaru a IT prostředků a bez nutnosti zaškolení uživatelů můžete provést centralizaci svých procesů při archivaci dokumentů. Platforma iGuana iDM je bezpečným prostředkem pro shromažďování, distribuci, správu, archivaci a vyhledávání firemních dokumentů prostřednictvím 100% webového, intuitivního a uživatelsky jednoduchého uživatelské rozhraní.

Jednotné složky odběratelů / dodavatelů

Se systémem iGuana iDM můžete centrálně archivovat veškeré dokumenty, které se týkají jednotlivých zákazníků, dodavatelů i partnerů, a to v rámci logické stromové struktury tak, aby byl náhled na každého klienta jednotný. Do složky jednotlivého odběratele v iGuana iDM můžete například umístit všechny archivované faktury, smlouvy, dodací listy, nabídky, e-maily a multimediální soubory, jako jsou např. obrazové materiály a videa, týkající se daného odběratele. Stejná logika platí pro archivaci dokumentace týkající se dodavatelů a partnerů.

Pokaždé, kdy vás kontaktuje odběratel nebo budete potřebovat vyřídit fakturu od svého dodavatele, už nebudete muset shánět dokumenty z různých zdrojů, jako jsou tištěné písemnosti, dokumenty MS Office, e-maily apod. Ke všem informacím o odběrateli/dodavateli budete mít přístup z jednoho centralizovaného archivu v systému iGuana iDM stiskem jediného tlačítka.

Papírové dokumenty lze snadno skenovat běžnou multifunkční tiskárnou (MFP) nebo obyčejným stolním skenerem, podle vašich potřeb a preferencí.

Bezpečný přístup k dokumentům

iGuana iDM zajišťuje víceúrovňovou bezpečnost na úrovni skupiny, uživatele, dokumentu a pole. To znamená, že můžete na základě různých kritérií stanovit odlišné typy přístupu pro odlišné uživatele a můžete vymezit úkony, které tito uživatelé mohou na archivovaných dokumentech provádět. Řešení iGuana iDM vám v podstatě poskytuje možnost flexibilně řídit, kdo má přístup k jakým dokumentům.

Úrovně přístupu lze například snadno konfigurovat tak, aby uživatelé z vašeho účetního oddělení mohli vidět a/nebo editovat pouze dokumenty, které souvisejí s jejich každodenními účetními úkoly. Vedoucí oddělení mohou obdobně vidět pouze dokumenty, které se týkají činností jejich oddělení, a nejvyšší vedení může mít přístup ke všemu.

K dokumentům archivovaným v iGuana iDM lze navíc přistoupit přes aplikaci iSearch pro iPhone a iPad, která je běžně k dispozici v App Storu. Uživatelé si mohou prohlížet dokumenty, které jsou oprávněni vidět, odkudkoli, kdykoli a zabezpečeným způsobem.

Přeposílání a schvalování dokumentů

Příchozí dokumenty, jako např. faktury nebo běžnou poštu, lze skenovat do iGuana iDM a přeposílat dle potřeby příslušným pracovníkům. Fakturu od dodavatele lze například při dodání naskenovat a automaticky ji přesměrovat na účtárnu k dalšímu zpracování. Do procesu přeposílání lze přidat také schvalovací funkci, v rámci níž se faktura před zpracováním přepošle vedení k schválení.

Nejmodernější platforma za zlomek nákladů

iGuana iDM je 100% webové řešení. Potřebujete jen připojení k internetu a prohlížeč. Máte možnost umístit software mimo provozovnu, např. na cloud, a nikoli na své vlastní servery. Tím se eliminuje nutnost investice do hardwaru a IT prostředků.

Software iGuana iDM je navržen s ohledem na uživatelskou vstřícnost. Jeho použití nevyžaduje žádné technické dovednosti ani odborné znalosti. Proto nevyžaduje žádnou odbornou přípravu. S řešením iGuana iDM se můžete pustit do práce v řádu dnů, nikoli týdnů nebo měsíců. Systém je také bezúdržbový.

S řešením iGuana iDM pro správu dokumentů je vaše podnikání připraveno na budoucnost.

Stáhněte si naši brožuru zde.