Zpracovávání tištěných faktur bývá pro firmy často problematické. Evidence faktur, jejich vykazování do firemního ERP systému nebo do účetního softwaru a správa následného schvalovacího procesu často představuje časově náročnou, převážně manuální práci. Společnostem v důsledku toho zbytečně, leč podstatným způsobem klesá produktivita a rostou náklady například tím, že přichází o slevy za rychlou úhradu, čemuž by jinak šlo zabránit.

Naše řešení

S řešením iGuana iDM pro zpracování a schvalování faktur budete moci faktury skenovat přímo do systému iGuana iDM. Pracovníci vaší účtárny budou moci účtovat naskenované fraktury ze své obrazovky systému ERP a spouštět k nim automatizovaný schvalovací proces. Stiskem jediného tlačítka můžete ve známém rozhraní svého ERP systému (například SAP, Axapta nebo MS Dynamics NAV) kdykoli získat přístup ke všem archivovaným fakturám a prohlédnout si stav jednotlivých faktur.

To znamená, že až vás příště dodavatel kontaktuje s dotazem na stav konkrétní faktury, archivovanou fakturu snadno najdete a zjistíte, v jaké fázi schvalovacího procesu se nachází (např. uhrazena, čeká na schválení apod.), a to pouhými několika kliknutími.

Systém iGuana iDM vám může pomoci podstatným způsobem zkrátit dobu zpracovávání a schvalování faktur. Díky zvýšení transparentnosti procesů lze výrazně zlepšit plánování likvidity. Vycházíme totiž z toho, že finanční oddělení hraje významnou roli v celkové efektivitě společnosti.

Skenování faktur

Po přijetí tištěné faktury provede váš odpovědný pracovník či pracovníci její naskenování přímo do systému iGuana iDM. Díky integraci do vašeho ERP systému bude naskenovaná faktura k dispozici pro zobrazení ve vašem ERP a uživatelé odpovědní za zpracovávání faktur se tedy nebudou muset kvůli zobrazení faktury přihlašovat do iGuana iDM – stačí jim přihlásit se pouze do ERP systému. Uživatelé fakturu zkontrolují a vykáží ji do ERP přímo ze své obrazovky.

Rozpoznávání faktur a extrakce dat

Kromě výše uvedeného standardního skenovacího procesu nabízí iGuana iDM také volitelnou funkci rozpoznávání faktur na bázi volného rozpoznávání formulářů a extrakce dat. Systém iGuana iDM z faktury po jejím naskenování extrahuje název dodavatele, číslo faktury, částku a další informace a fakturu současně automaticky zaúčtuje do vašeho ERP účetního systému. Pokud dojde vzhledem k široké škále formátů faktur k chybě při extrakci dat, uživatelé jsou na to upozorněni a mohou tak před zaúčtováním faktury snadno provést příslušné opravy.

Archivace faktur

Všechny naskenované faktury jsou v systému iGuana iDM indexovány a archivovány ve formátu bránícím dalším úpravám, který odpovídá právním předpisům. Pomocí výkonné vyhledávací funkce mohou uživatelé faktury podle svých požadavků snadno nalézat. Pro podrobný přehled dostupných funkcí navštivte stránku sady iGuana iDM.

Schvalování faktur

Systém iGuana iDM může proces schvalování faktur automatizovat dvěma způsoby: přeposláním ke schválení, nebo schvalovacím pracovním procesem. Veškeré kroky, které zaměstnanci s konkrétními fakturami provádějí, jsou zaznamenány v úplné auditní stopě. Faktury můžete rovněž schvalovat v terénu pomocí mobilní aplikace iGuana iDM.

Varianta 1: Přeposlání k schválení

Přeposílací funkce poskytuje jednoduchý a efektivní způsob, jak zajistit, aby faktury zaúčtované do vašeho ERP systému byly automaticky přeposlány vybranému počtu osob k schválení. Uživatelé odpovědní za schvalování jsou upozorněni e-mailem nebo se přihlásí přímo do systému iGuana iDM, kde vidí faktury čekající na schválení. E-mailová upozornění jsou zejména u manažerů vhodným způsobem, jak zajistit včasné schválení faktur. Systém iGuana iDM automaticky aktualizuje stav faktury ve vašem ERP systému, tedy např. „Schválena“, „Čeká na schválení“ apod. Uživatel se může kdykoli přihlásit do ERP a zobrazit si stav každé faktury.

Varianta 2: Schvalovací pracovní proces

Funkce pracovního procesu představuje propracovanější způsob přeposílání faktur na základě spouštěcích událostí a uživatelských zásahů. Například lze ke konkrétním uživatelům přesměrovat ke schválení faktury převyšující určitou částku nebo obsahující konkrétní položky. Navíc můžete nastavit termíny a připomínky pro schválení, požadovat před schválením faktury, aby více uživatelů provedlo určité úkony v konkrétním pořadí, a provádět další akce v souladu s potřebami vaší firmy.

Zlepšete své firemní procesy pomocí systému iGuana iDM.

Stáhněte si naši brožuru zde.