Služby skenování dokumentů

Můžeme pro vaši organizaci naskenovat veškeré druhy dokumentů: obchodní dokumenty, personální spisy (HR), faktury, smlouvy, právní dokumenty, oznámení pojistných událostí, velkoformátové dokumenty, zdravotní dokumentaci, příchozí poštu a řadu dalších. Díky více než 30 letům praxe ve skenování, indexaci a archivaci obrovských objemů dokumentů víme o skenování dokumentů vše. Naše skenovací služby zajišťuje divize ScanFactory prostřednictvím svých vysoce kvalifikovaných pracovníků, kteří mají bezpečnostní prověrku a věnují se výhradně kvalitnímu skenování dokumentů. Spolupracujeme s personálními odděleními, finančními a účetními odděleními, pojišťovnami, finančními institucemi, bankami, stavebními firmami, výrobními a realitními firmami, orgány a útvary státní správy a samosprávy, právními kancelářemi, nemocnicemi atd.

KONTAKTUJTE NÁS

Špičkové vybavení a technologie

Používáme pouze ty nejkvalitnější dokumentové skenery, které jsou na trhu k dispozici. Naše produkční skenery jsou vybaveny těmi nejmodernějšími funkcemi, které nám umožňují dodat vám digitální snímky nejvyšší kvality. Kromě toho používáme vlastní technologii pro kontrolu, zjednodušení a automatizaci všech našich skenovacích procesů od A do Z – technologii ScanFactory Resource Planning (SRP). Tato technologie byla vyvinuta zcela interně našimi odborníky. Jejím hlavním smyslem je snížit míru zásahů člověka na absolutní minimum a odstranit riziko selhání lidského faktoru. Jedná se o vysoce sofistikovanou, jedinečnou technologii, která nabízí naprostou sledovatelnost a poskytuje funkci plného reportingu v reálném čase.

Zákaznický portál

Zákaznický portál vám umožňuje kdykoli vyhledat a prohlédnout si stav každého dokumentu, který ScanFactory zpracovává (např. přepravován, skenován atd.). Portál také umožňuje vytvářet požadavky na urgentní skenování nebo na fyzické doručení konkrétního dokumentu a zároveň si prohlížet kompletní historii těchto požadavků. Veškeré informace a metadata ke každému jednotlivému dokumentu, včetně jeho fyzického umístění, jsou uloženy v databázi SRP a lze je kdykoli získat.

Proces skenování dokumentů

Všechny fáze procesu skenování dokumentů jsou řízeny výhradně systémem SRP, a to včetně kontroly kvality, přidělení lidských zdrojů a špičkových dokumentových skenerů. Jedná se o přehledný a plně transparentní postupný proces, který garantuje nejvyšší kvalitu a naprostou ochranu informací:

Vyzvednutí, přeprava na naše pracoviště a příjem

Vaše dokumenty si u vás vyzvedneme a připravíme je na přepravu na naše pracoviště. Naši pracovníci přijedou k vám do provozovny, zaregistrují všechny dokumenty do SRP, vloží je do speciálně konstruovaných archivářských beden, přiřadí každé bedně unikátní čárový kód a nastohují je na zapečetěné europalety. Jakmile se dokument zaregistruje, společnost iGuana i vaši zaměstnanci mohou v reálném čase prostřednictvím SRP sledovat přesné fyzické umístění každé bedny a fázi zpracování každého dokumentu. Zapečetěné europalety obsahující vaše dokumenty se pak v zapečetěném vozidle přepraví do objektu společnosti iGuana. Veškerá přeprava je vyhrazená, což znamená, že se v žádném momentu nepřepravují žádné jiné položky než bedny s vašimi dokumenty, aby byla zajištěna naprostá ochrana a bezpečnost informací. Když vaše zaregistrované dokumenty dorazí do společnosti iGuana a je ověřena neporušenost všech pečetí, naskenujeme čárové kódy na každé bedně a každé bedně přiřadíme unikátní umístění v našem skladu. Tyto informace se automaticky uloží v našem systému SRP.

Příprava a skenování

Vaše dokumenty připravíme ke skenování podle přísných předpisů. Odstraní se pořadače, svorky a kancelářské sponky, je-li to nutné, vloží se stránky oddělující spisy / dokumenty a/nebo přepínací stránky, jimiž se skeneru zadávají speciální pokyny atd. Všechny vaše dokumenty se naskenují podle specifických nastavení skeneru, která se v systému SRP předdefinují pro váš konkrétní projekt. Skenování je v plném rozsahu kontrolováno systémem SRP a riziko selhání lidského faktoru je v podstatě sníženo na nulu. Obrazovou kvalitu garantuje sofistikovaný hardware a technologie skeneru (viz Kontrola kvality a vylepšení obrazu).

Indexace a třídění

Platforma SRP automaticky třídí a rozpoznává tok příchozích dokumentů. Identifikuje typ obsahu (např. formulář, smlouva, faktura) a využívá 4 klasifikační technologie: obrazovou, textovou, na bázi oddělujících stránek a na bázi pravidel. Rovněž identifikuje, řadí a odděluje dokumenty o více stránkách a používá různé rozpoznávací technologie, jako jsou OCR, ICR, OMR a rozpoznávání čárových kódů. Data se buď automaticky extrahují, nebo se indexují ručně pomocí zdvojené metodiky. Pro zajištění přesnosti dat se provádí automatické a manuální ověřovací kontroly.

Kontrola kvality a vylepšení obrazu

Každý jednotlivý krok našich skenovacích operací ‒ od vyzvednutí dokumentů až po dodání metadat a snímků ‒ se řídí souborem jasně definovaných postupů. Každý úkon provedený v souvislosti s vašimi dokumenty se v reálném čase zaznamenává do systému SRP. Naše skenery jsou vybaveny zabudovanými funkcemi kontroly kvality, jako je např. technologie Perfect Page, odstranění prázdných stránek, detekce podání více stran, duální skenování, inteligentní kontrola kvality, iThresholding, automatická oprava zešikmení atd. Modul pro vylepšení obrazu v našem systému SRP využívá 16jádrový server, který je určený výhradně pro zpracování snímků po naskenování a provádí nejrůznější funkce algoritmického vylepšení obrazu. Kromě celé řady manuálních kontrol kvality je náš supervizor kvality rovněž systémem SRP automaticky upozorněn na případné problémy s kvalitou, které propracované algoritmy SRP pro kontrolu kvality zjistí.

V neposlední řadě jsou také naši pracovníci proškoleni v uplatňování zásad řízení jakosti ISO 9001 ve své práci.

Dodání metadat a snímků

Předání snímků a metadat se provádí buď metodou přímého přenosu dat (VPN), nebo metodou externího paměťového zařízení (např. šifrovaný pevný disk, přenosný USB disk apod.). Sami se rozhodnete, která varianta vám vyhovuje. Dodání představuje plně automatizovaný proces řízený výhradně SRP. Při skenování se všechny naskenované snímky a metadata ukládají přímo do databáze SRP. Tyto snímky a metadata se automaticky exportují ze SRP bez jakéhokoli zásahu člověka. Díky tomu si můžete prakticky bez omezení vybrat preferované formáty snímků a metadat, jako např.: JPEG, TIFF, PDF, PDF/A apod. u snímků, soubor XML nebo CSV apod. u metadat, nebo jakýkoli formát importu pro váš software pro správu dokumentů.

Skartace s osvědčením

Všechny fyzické spisy jsou uloženy v karanténě (zapečetěném skladu) po standardní dobu 1 měsíce ode dne, kdy vám byly naskenované dokumenty a metadata dodány. To vám dává možnost provést svou vlastní kontrolu kvality. Po uplynutí karanténní doby a s vaším výslovným souhlasem je u všech dokumentů v karanténě provedena zabezpečená, důvěrná skartace podle bezpečnostní úrovně P3 normy DIN 66399. Po skartaci fyzických dokumentů se všechny naskenované snímky a metadata vymažou z našeho systému SRP. Obdržíte osvědčení o zabezpečené skartaci.

Ochrana údajů a zabezpečení

Společnost iGuana bere záležitosti soukromí, bezpečnosti a ochrany osobních údajů velmi vážně. Mezi svými zaměstnanci máme pověřence pro ochranu osobních údajů (DPO), který odpovídá za zajištění shody s interními předpisy v oblasti ochrany soukromí a bezpečnosti a za provádění postupů v souladu s nařízením GDPR a s normou informační bezpečnosti ISO 27001.

  • Vlastní pověřenec pro ochranu osobních údajů
  • Striktní kontrola přístupu; nonstop monitoring
  • Zákaz Wi-Fi a mobilních telefonů
  • Prověrky osob a dohody o mlčenlivosti
  • Bezpečná přeprava a zapečetěné uskladnění
  • Zabezpečené dodání snímků a metadat
  • Důvěrná skartace s osvědčením

Video ScanFactory

Sken na vyžádání

Pro podání žádosti o sken použijte náš zákaznický portál. Své soubory můžete obdržet bezpečně e-mailem nebo přímo do svého DMS systému.

  • Přihlaste se na náš zákaznický portál
  • Vyhledejte soubor / dokument, který chcete naskenovat
  • Odešlete svou žádost o urgentní naskenování
  • Sledujte stav svého dokumentu v reálném čase
  • Získejte svůj naskenovaný dokument za méně než 1 hodinu
  • Možnost zakázkové služby v režimu 24/7

Požádejte o informace

Budeme rádi, když nás kontaktujete. Náš specialista se s vámi co nejdříve spojí.