Nezpracovaná dokumentace – skenování starší zdravotní dokumentace

Se systémem iGuana iDM můžete přejít na bezpapírový provoz již od prvního dne.

Skenování stovek tisíc karet pacientů vyžaduje určitou míru plánování. Může také trvat celou věčnost, pokud činnost nenaplánujete správně. Příkladem nesprávného plánování, které vás může stát spoustu času a peněz, je archivace zdravotní dokumentace od A do Z. Pro vyřešení tohoto problému byl systém iGuana iDM navržen tak, aby se integroval do vašeho systému objednávání pacientů (například UltraGenda) a informoval vás o tom, jaké karty pacientů se mají naskenovat nejdříve. To znamená, že bez ohledu na objem nezpracovaných papírových dokumentů fungujete v každodenních činnostech v podstatě bez papírových dokumentů.

Proces ve stručnosti vypadá takto:

1. krok: Příjem

• Systém iGuana iDM se integruje do systému objednávání pacientů a vytváří reporty o záznamech pacientů, které je třeba naskenovat jako první
• Odpovědná osoba či odpovědné osoby vyhledají záznamy pacientů ve vašem fyzickém úložišti a zaregistrují je do systému iGuana iDM jako „zpracovávané“

2. krok: Příprava

• Systém iGuana iDM vygeneruje pro každý zdravotní záznam oddělující listy s čárovým kódem (tyto listy s čárovými kódy se budou po naskenování používat pro automatickou klasifikaci záznamů v rámci logické souborové struktury v iGuana iDM)
• Při přípravě na skenování se z každého zdravotního záznamu odstraní svorky a sponky a do karty pacienta se vloží oddělující listy s čárovým kódem

3. krok: Skenování

• Zdravotní záznamy se naskenují do iGuana iDM (v závislosti na vašich potřebách jsme schopni dodat skenery s denní skenovací kapacitou až 50 000 stránek)
• Technologie rozpoznávání čárových kódů, kterou systém iGuana iDM obsahuje, rozezná čárové kódy na oddělujících listech v každém skenovaném spisu a zároveň jeho obsah, čímž systému iGuana iDM umožní zařazení každého záznamu do logické stromové struktury

4. krok: Kontrola kvality

• Po naskenování provede systém iGuana iDM důkladnou analýzu kvality indexace / klasifikace a označí případné chyby
• Odpovědná osoba či odpovědné osoby tyto chyby prověří v systému iGuana iDM pro účely kontroly kvality a provedou případné opravy

5. krok: Výstup

• Papírové spisy se uloží stranou u vás nebo mimo váš objekt, nebo se bezpečně skartují
• V systému iGuana iDM jsou vedeny informace o umístění vašich papírových záznamů ve skladu u vás nebo mimo váš objekt tak, aby bylo možné je kdykoli na vyžádání prostřednictvím systému iGuana iDM vyhledat

Denní skenování – nová zdravotní dokumentace

Kromě nezpracované stávající zdravotní dokumentace, kterou je třeba naskenovat a archivovat, můžete mít nové dokumenty související s pacienty, které je třeba denně skenovat. Může jít například o dokumentaci spojenou s nově přijímanými pacienty. Tyto nové dokumenty lze naskenovat přímo do systému iGuana iDM a automaticky je zatřídit do zdravotní karty daného pacienta.

Proces ve stručnosti vypadá takto:

• Po přijetí pacienta se ve vašem informačním systému (NIS) vygeneruje přijímací číslo pacienta
• Díky integraci do nemocničního informačního systému vyrobí iGuana iDM štítek s čárovým kódem navázaným na přijímací číslo pacienta
• Před návštěvou se štítek předá pacientovi nebo přímo zdravotnickému pracovníkovi
• Zdravotnický pracovník nalepí štítek na jakýkoli dokument vzniklý v průběhu návštěvy
• Dokumenty se naskenují do systému iGuana iDM, čárový kód na štítku se rozpozná a naskenovaný dokument se zatřídí do souborové struktury pacienta

Integrace s nemocničním informačním systémem (NIS)

Systém iGuana iDM je navržen pro integraci do vašeho NIS.

Hlavním smyslem integrace iGuana iDM do NIS je poskytnout vaší organizaci a konkrétně vašim zdravotnickým pracovníkům jednotný přehled zdravotní dokumentace každého pacienta z jediného přístupového místa – vašeho informačního systému. To znamená, že každý zdravotní záznam archivovaný v systému iGuana iDM může být zdravotnickým pracovníkem prohlížen v rámci jediné a jednotné elektronické zdravotní dokumentace vedené ve vašem informačním systému. Integrace navíc umožňuje, jak jsme to uvedli výše, přechod na „bezpapírový provoz již od prvního dne“, aniž by došlo k narušení každodenního provozu.

Systém iGuana iDM komunikuje s vaším informačním systémem zabudovaným komunikačním protokolem HL7, a poskytuje tak komplexní rámec a související standardy pro výměnu, integraci, sdílení a vyhledávání elektronických zdravotních informací.

Systém iGuana iDM byl již v oblasti nemocničních informačních systémů úspěšně integrován do těchto řešení: Epic, McKesson, SAP, ChipSoft, iSOFT, Infohos, ORBIS

Brožuru našich řešení si můžete stáhnout zde.