Jako každá organizace i vy musíte řešit problém efektivní správy vaší personální kartotéky. Přitom se od vás očekává, že budete dodržovat celou řadu regulačních požadavků a zákonných lhůt, uchovávat záznamy a potřebné dokumenty pro všechny své zaměstnance, a navíc zajišťovat bezpečnost a neporušenost citlivých údajů. Ačkoliv vaše organizace již možná má systém HRM, který vám umožňuje řadu procesů v oblasti lidských zdrojů automatizovat, je velmi pravděpodobné, že máte také spoustu papírových a elektronických dokumentů, ke kterým se nemůžete dostat pouhým stisknutím tlačítka. Jen pomyslete na všechny daňové dokumenty, neschopenky, formuláře na zdravotní pojištění a penzijní příspěvky, pracovní smlouvy, životopisy, e-maily a další související dokumenty, které pravidelně archivujete.

Naše řešení

Řešení iGuana iDM pro správu dokumentů v oddělení lidských zdrojů je navrženo tak, aby organizacím usnadnilo správu všech dokumentů týkajících se lidských zdrojů (papírových i elektronických), jejich bezpečné ukládání v centrálním archivu a snadné dohledávání oprávněnými zaměstnanci. To vám umožní získat jednotný zdroj informací o vašich zaměstnancích a vytvořit každému z nich kompletní elektronickou dokumentaci.

Archivace dokumentů

Software iGuana iDM umožňuje organizacím skenovat papírové dokumenty, indexovat je a třídit v logické struktuře souborů. U velkých objemů dokumentů lze využít možnost skenování s technologií rozpoznávání čárových kódů. Ta umožňuje systému iGuana iDM automaticky každému skenovanému souboru i jeho obsahu přiřadit v softwaru příslušnou klasifikaci a vytvořit pro každý soubor logickou stromovou strukturu. Stávající i nové elektronické dokumenty, jako jsou e-maily, soubory PDF nebo dokumenty MS Office, obrázky a další digitální dokumenty, se automaticky ukládají ve stejné logické stromové struktuře.

Zpracování formulářů

Pokud potřebujete získat data z různých papírových formulářů, jako jsou například žádosti o dovolenou, řešení iGuana iDM je pro vás dokáže přečíst s pomocí technologií OCR a OMR. Získaná data pak mohou využít vaši zaměstnanci nebo je můžete importovat do systému HRM.

Přeposílání a schvalování dokumentů

Vaše organizace může potřebovat řešení pro přeposílání a schvalování určitých dokumentů, jako jsou doklady o nákupu od vašich zaměstnanců nebo žádosti o dovolenou. Systém iGuana iDM může proces schvalování dokumentů automatizovat dvěma způsoby: prostřednictvím schvalování přeposíláním nebo zavedením pracovního procesu pro schvalování. Veškeré kroky prováděné zaměstnanci nad konkrétními dokumenty jsou zaznamenány v úplné auditní stopě.

Integrace s HRM

Systém iGuana iDM lze integrovat s vašim systémem HRM / HCM, jako je Oracle PeopleSoft, SAP atd. Jednou z hlavních výhod integrace je to, že vaši zaměstnanci mohou snadno přistupovat k dokumentům uloženým v iGuana iDM prostřednictvím rozhraní HRM, které dobře znají.

Zabezpečení a dodržování předpisů

V systému iGuana iDM je dodržování právních i regulačních předpisů zajištěno automaticky, včetně ochrany citlivých údajů před neoprávněným přístupem, archivace bez možnosti úprav dokumentů a dodržování zásad pro uchovávání a likvidaci dat i pravidel ochrany osobních údajů. Všechny dokumenty jsou šifrované a vy máte k dispozici podrobné protokoly o přístupu k datům.

iGuana iDM dává lidem více možností.

Stáhněte si naši brožuru zde.