Jak vaše organizace řeší problémy spojené s příchozí poštou, zejména nyní, kdy většina vašich zaměstnanců pracuje z domova? Jak ve vaší organizaci zajišťujete, aby se k těm pravým lidem v těch správných odděleních (personální oddělení, finanční oddělení, zákaznická podpora atd.) dostala každodenní příchozí pošta včas? Pokud se chcete tímto problémem zabývat, má pro vás společnost iGuana řešení. Pomocí řešení iGuana iDM Digitální podatelna můžete ve své organizaci vytvořit virtuální centrálu, která zpracovává veškerou příchozí korespondenci/poštu ihned ve chvíli, kdy dorazí, automaticky ji distribuuje příslušným osobám a archivuje ji v digitálním formátu v souladu s právními nařízeními.
Úplné řešení automatizace podatelny
Řešení iGuana iDM Digitální podatelna je úplné softwarové řešení automatizace podatelny, které je navržené pro skenování, zaznamenávání a třídění veškeré příchozí pošty (papírové i digitální), její distribuci těm správným osobám ve vaší organizaci a archivaci v digitálním formátu v souladu s právními nařízeními. Pomocí řešení iGuana iDM můžete zpracovávat a rozesílat prakticky všechny druhy příchozí pošty, jako jsou faktury, objednávky, stížnosti, žádosti o hypotéku či úvěr, formuláře zpětné vazby zákazníků, oznámení pojistných událostí, smlouvy a celou řadu dalších příchozích dokumentů.
1. krok: Skenování a zaznamenávání příchozí pošty
Řešení iGuana iDM Digitální podatelna umožňuje efektivně skenovat a zaznamenávat příchozí poštu z libovolného zdroje nebo zařízení, bez ohledu na to, zda se jedná o poštu papírovou nebo digitální. Můžete například pomocí stávající multifunkční tiskárny nebo pomocí skeneru jednoduše naskenovat doručenou fyzickou poštu. Software iGuana iDM následně naskenovanou poštu nebo naskenované dopisy automaticky převezme ke zpracování. Do řešení iGuana iDM je také automaticky importována veškerá příchozí pošta, která je již v digitálním formátu, například obdržené e-maily.
2. krok: Automatické třídění příchozí pošty (volitelné)
Pokud chcete, můžete software iGuana iDM Digitální podatelna použít pro automatické třídění veškeré vaší příchozí pošty. Systém iGuana iDM zjistí, zda se v případě příchozího dokumentu jedná o smlouvu, fakturu, žádost uchazeče o zaměstnání, daňové přiznání, oznámení pojistné události a podobně. Protože software iGuana iDM používá sofistikované třídicí technologie, dokáže automaticky roztřídit nejrůznější typy dokumentů: strukturované (např. průzkumy, dotazníky, formuláře), částečně strukturované (např. faktury nebo objednávky) i nestrukturované (např. dopisy, smlouvy nebo zprávy).
3. krok: Extrakce údajů z příchozí pošty (volitelné)
Systém iGuana iDM Digitální podatelna automaticky extrahuje data z nejrůznější strukturované i nestrukturované příchozí pošty, jako jsou žádosti o hypotéku, daňová přiznání, dotazníky, žádosti o vydání kreditní karty, smlouvy, faktury a mnohé další. Data lze extrahovat prostřednictvím OCR (optické rozpoznávání znaků) v případě tištěných textů, ICR (inteligentní rozpoznávání znaků) u ručně psaných textů, OMR (optické rozpoznávání značek) v případě celé řady značek a rozpoznávání čárových kódů, pokud se jedná o nejrůznější typy čárových kódů. Pokud chcete svým zaměstnancům zpřístupnit PDF soubory s možností vyhledávání, můžete využít také možnosti fulltextové extrakce.
4. krok: Distribuce a směrování příchozí pošty
Software iGuana iDM Digitální podatelna automaticky distribuuje/směruje příchozí poštu těm správným osobám ve vaší organizaci, a to na základě přednastavených pravidel nebo pracovních postupů. Faktury jsou například směrovány zaměstnancům účetního oddělení, pohledávky pracovníkům, kteří se věnují pohledávkám, reklamace zaměstnancům, kteří mají na starosti vyřizování reklamací, a podobně. Adresátům pošty se zobrazí oznámení, které je upozorní na skutečnost, že obdrželi novou poštu, která vyžaduje jejich pozornost. Budou mít také možnost přihlásit se do systému iGuana iDM, aby zkontrolovali svůj osobní „seznam úkolů“ a zjistili, jakou poštu ještě musejí zpracovat.
5. krok: Archivace příchozí pošty v souladu s právními nařízeními
Všechny dokumenty a položky obchodní korespondence, které jsou softwarem iGuana iDM Digitální podatelna zpracované, jsou následně v systému iGuana iDM s logickou strukturou automaticky archivovány. Řešení iGuana iDM pro vaše dokumenty představuje digitální archiv v souladu s právními nařízeními. Z pohledu uživatele to znamená, že oprávněný uživatel s odpovídajícími oprávněními může v příchozí poště zpracované a archivované systémem iGuana iDM snadno a bezpečně vyhledávat, jednotlivé položky prohlížet a provádět s nimi další akce.
Požádejte o předvedení
.jpg)
