Обработка входящих бумажных счетов — непростая задача для многих компаний. Обычно регистрация счетов, их проводка через систему планирования бизнес-ресурсов или бухгалтерское ПО компании и контроль над последующим процессом утверждения — трудоемкая, преимущественно ручная работа. В результате производительность компаний существенно и неоправданно страдает, им наносится определенный ущерб, включая, например, невозможность воспользоваться скидками при досрочной оплате, которого в противном случае можно было бы легко избежать.

Наше решение

С помощью решения iGuana iDM для обработки и утверждения счетов вы сможете сканировать все счета непосредственно в iGuana iDM. Ваши бухгалтеры смогут проводить отсканированные счета через систему планирования бизнес-ресурсов (ERP) и запускать автоматизированный процесс утверждения счетов. Одно нажатие кнопки — и вы получаете доступ ко всем архивированным счетам через привычный пользовательский интерфейс вашей системы планирования бизнес-ресурсов (например, SAP, Axapta или же MS Dynamics NAV) и можете проверить состояние любого отдельного счета в любой момент времени.

Это означает, что в следующий раз, когда ваш поставщик свяжется с вами и запросит информацию о состоянии конкретного счета, вы сможете легко и быстро найти его в архиве и посмотреть, на каком этапе утверждения он находится (например, оплачен, ожидает утверждения и т. д.).

Таким образом, решение iGuana iDM поможет вам существенно сократить время обработки и утверждения счетов. Поскольку процессы становятся более прозрачными, возможно значительно более эффективное планирование ликвидности. В итоге роль финансового отдела в обеспечении общей производительности компании существенно повышается.

Сканирование счетов

После получения бумажного счета ответственный сотрудник сканирует его непосредственно в iGuana iDM. Благодаря интеграции с вашей системой планирования бизнес-ресурсов отсканированный счет можно будет просмотреть непосредственно в системе управления, т. е. пользователям, ответственным за обработку счетов, не нужно отдельно входить в iGuana iDM; все, что им нужно, — это войти в систему планирования бизнес-ресурсов. Пользователи просматривают счет и размещают его в системе планирования бизнес-ресурсов непосредственно со своего экрана.

Распознавание счетов и извлечение данных

В дополнение к стандартному процессу сканирования, описанному выше, iGuana iDM предлагает дополнительные функции распознавания счетов на основе мощного инструмента распознавания произвольных форм и извлечения данных. После сканирования счета iGuana iDM извлекает имя поставщика, номер счета, дату, сумму и другие данные и автоматически отправляет счет в вашу систему планирования бизнес-ресурсов или бухгалтерское ПО. На сегодняшний день существует огромное количество различных форматов счетов; поэтому при обнаружении потенциальной ошибки в процессе извлечения данных из счета пользователь получает соответствующее предупреждение и может внести необходимые исправления до того, как счет будет проведен.

Архивация счетов

Все отсканированные счета индексируются и архивируются в iGuana iDM в формате, отвечающем требованиям действующего законодательства и защищенном от внесения изменений задним числом. Мощная функция поиска по индексу позволяет легко находить счета. Подробное описание доступных функций имеется на странице, посвященной программному пакету iGuana iDM.

Утверждение счета

iGuana iDM может автоматизировать процесс утверждения ваших счетов двумя способами: передать их на утверждение (маршрутизация) или запустить соответствующий документооборот (рабочий процесс). Вы получаете возможность отследить все действия, совершенные в отношение того или иного счета, при помощи специального журнала регистрации событий. Вы также можете утверждать счета по мере их поступления при помощи мобильного приложения iGuana iDM.

Вариант 1: маршрутизация утверждения

Данная функция представляет собой простой и эффективный способ сделать так, чтобы счета, размещаемые в вашей системе планирования бизнес-ресурсов, автоматически направлялись на утверждение определенным пользователям. Эти пользователи либо получают оповещение по электронной почте, либо входят непосредственно в систему iGuana iDM и просматривают ожидающие утверждения счета. Оповещения по электронной почте — удобный способ обеспечить своевременное утверждение счетов, особенно для менеджеров. iGuana iDM автоматически направляет в систему планирования бизнес-ресурсов самую последнюю информацию о состоянии счета: например, «Утвержден», «Ожидает утверждения» и т. д. Пользователь может в любой момент времени войти в систему планирования бизнес-ресурсов и проверить состояние каждого счета.

Вариант 2: рабочий процесс утверждения

Функция рабочего процесса обеспечивает более сложный способ маршрутизации счетов на основе триггеров и действий пользователя. Например, счета, чья сумма превышает заданный лимит или которые содержат определенные позиции расходов, направляются соответствующим пользователям. Кроме того, вы можете устанавливать напоминания о необходимости утверждения и крайние сроки для утверждения; указывать, чтобы несколько пользователей выполнили определенные задачи в определенном порядке до того, как счет будет утвержден; а также выполнять другие действия в зависимости от нужд вашего бизнеса.

Оптимизируйте свои бизнес-процессы с помощью iGuana iDM.

Скачайте проспект, посвященный нашему решению, здесь.