Les MFD (Multifunctional Devices), également appelés MFP (Multifunctional Printers), sont de plus en plus répandus dans la plupart des environnements de bureaux. Ils sont pratiques, car ils combinent plusieurs appareils (une imprimante, un copieur et un scanner) en un seul. Étant donné qu’ils permettent de réaliser des tâches multiples sur une seule machine, de nombreuses organisations utilisent des MFD (ou MFP) tout-en-un au lieu de scanners indépendants pour numériser leurs documents.

Scanner avec un MFD/MFP s’accompagne cependant de certains défis, le principal étant de mettre en place, au travers de toute l’organisation, un contrôle de la façon dont les documents sont effectivement numérisés. Les MFD/MFP offrent en effet aux utilisateurs beaucoup de flexibilité par rapport au moment où les documents sont numérisés, à la façon dont ils sont numérisés, à l’endroit où ils sont stockés, etc. Dans une moyenne ou grande organisation, il est très difficile voire impossible de contrôler qui scanne quoi, quand, comment, et surtout, où les documents numérisés sont en fin de compte stockés.

Le logiciel MFD 2.0 Smart Scanning Add-on d’iGuana pour votre MFD/MFP a été conçu pour relever ce défi et pour aider votre organisation à faire en sorte que vous obteniez le maximum de votre investissement dans un appareil tout-en-un pour numériser vos documents. Avec votre MFD, vous pouvez numériser intelligemment.

Gardez le contrôle des documents numérisés avec le logiciel MFD 2.0

En tant qu’organisation, vous voulez avoir l’absolue certitude que, chaque fois qu’un document est numérisé : a) vous en soyez informé, b) il soit correctement indexé, c) il soit stocké (archivé) d’une façon structurée et dans le respect des exigences légales, et d) il puisse facilement être récupéré. En même temps, vos collaborateurs qui utilisent le MFD et qui doivent travailler dans un environnement rapide et tenu par des délais stricts, souhaitent que la numérisation soit facile et pratique. En d’autres mots, ils veulent un outil simple qui les aide dans leur travail quotidien. Pour eux, tout ce qui compte, c’est de pouvoir appuyer sur un bouton, scanner le document et le retrouver plus tard. Étant donné que la numérisation des documents n’est pas leur tâche principale, même si vous établissez des règles et des procédures à suivre par les utilisateurs individuels, vous ne pouvez pas avoir la garantie qu’elles seront totalement suivies. Certainement dans les organisations qui comptent des centaines ou des milliers d’employés.

Pour résoudre ce défi, le logiciel MFD 2.0 Smart Scanning Add-on offre un mécanisme de contrôle au travers de toute l’organisation, indépendamment des utilisateurs. Le logiciel repose sur une technologie puissante qui fonctionne en coulisses et garantit le traitement et l’archivage corrects de tous les documents scannés avec un MFD, d’une façon conforme aux prescriptions légales.

Numérisation intelligente avec un appareil tout-en-un

Le module MFD 2.0 Smart Scanning Add-on de iGuana iDM prend en charge les aspects les plus complexes du processus de numérisation et d’archivage de documents, d’une façon intelligente et efficace. Vous pouvez considérer MFD 2.0 comme un ensemble de procédures reposant sur la technologie, qui permettent à votre organisation de gérer et de contrôler ses documents numérisés. Elles facilitent les tâches quotidiennes de vos collaborateurs, rendent plus conviviale leur utilisation du MFD, et apportent la tranquillité d’esprit à toute votre entreprise.

  • Dès que votre document est scanné, il doit être indexé et classé de façon structurée, sinon vous aurez des difficultés à retrouver vos documents numérisés. L’indexation et un classement structuré sont la clé pour avoir l’assurance de pouvoir aisément rechercher et récupérer n’importe quel document, à n’importe quel moment.
  • Le document peut être scanné dans n’importe quel format, par ex. PDF, mais il doit aussi être disponible dans un format non propriétaire, comme TIFF. Ceci réduit le risque de problème d’accessibilité ou de compatibilité dans le futur, étant donné que vos documents sont stockés dans plusieurs formats.
  • Le document scanné doit être correct, complet (pas de pages manquantes, etc.) et enregistré dans un format infalsifiable avec contrôle des versions. Vous avez ainsi l’assurance que le document n’a pas été trafiqué ou altéré, et qu’il est conforme à la version papier d’origine.
  • Les pages vierges, même si pour des raisons pratiques elles ne doivent pas nécessairement être visibles pour l’utilisateur final, ne doivent jamais être supprimées. Sur le plan du respect des obligations légales, une page vierge manquante dans un contrat, par exemple, peut poser un sérieux problème, surtout si la version papier originale n’est plus disponible.
  • Selon le type de documents que vous scannez, il se peut que vous souhaitiez capturer automatiquement des données importantes présentes dans ces documents, (par ex. numéro de facture, montant, etc. dans des factures entrantes). Pour cela, il faut que la fonctionnalité de capture de données soit installée dans votre MFD.
  • Tous les documents scannés doivent être enregistrés dans une archive numérique sécurisée et bien structurée, pas dans un quelconque répertoire sur le réseau. Le simple enregistrement des documents numérisés dans des répertoires de départements (par ex. marketing, comptabilité, HR, etc.), ne constitue pas une archive conforme sur le plan légal.
  • Le stockage et l’archivage numériques corrects garantissent également que vous puissiez intégrer aisément et automatiquement les documents numérisés (ainsi que les données capturées sur ces documents) dans des systèmes existants, comme votre système ERP, de comptabilité, CRM, HRM / HCM, etc.

Le logiciel MFD 2.0 Smart Scanning Add-on peut prendre en charge toutes ces tâches nécessaires et essentielles, et vous permettre de toujours garder le contrôle de vos documents.

Tirez le maximum des capacités de numérisation de votre MFD.
Scannez intelligemment avec MFD 2.0.