Nous proposons des solutions hautement spécialisées et développées sur mesure pour la dématérialisation de collections patrimoniales culturelles. Nous travaillons avec des musées, bibliothèques, services d’archives, galeries d’art, pouvoirs publics locaux, communes, centres d’histoire régionale, universités et autres institutions de patrimoine culturel, pour les aider à préserver leurs précieuses collections pour les générations futures. Nous possédons le savoir-faire pour manipuler de façon experte une vaste gamme d’objets patrimoniaux ; nous garantissons leur totale sécurité et livrons des images numériques en garantissant leur pérennité. Nous pouvons scanner ou convertir au format numérique pratiquement tout original, y compris (liste non limitative) : livres rares & fragiles, manuscrits, photos, albums, enregistrements stéréo, ektas, diapositives & négatifs, journaux & magazines, microfilms & microfiches, iconographie, divers objets & artefacts en trois dimensions (3D), pièces de monnaie, médailles, bijoux, matériels audio & vidéo, bandes magnétiques, disques vinyles et enregistrements phonographiques, plans, dessins, affiches, lettres manuscrites, documents de grand format, feuilles volantes et livres reliés, etc.

Avec plus de 30 années d’expérience dans la gestion de projets complexes à grande échelle et dans le domaine de la numérisation patrimoniale, nous pouvons vous aider à créer un contenu culturel électronique accessible, fiable et de grande qualité, et à préserver cet héritage dans une mémoire numérique au profit des générations actuelles et à venir. Nos solutions de dématérialisation et de pérennisation d’éléments de patrimoine culturel (développées sur mesure pour répondre à la nature particulière et à la diversité de vos précieuses collections) fournies par notre division ScanFactory, sont exécutées par des collaborateurs hautement qualifiés et possédant une habilitation de sécurité. Ils ont plusieurs années d’expérience du travail avec les formats fragiles, complexes et peu habituels que l’on retrouve dans des collections spéciales, historiques ou des archives.

Équipement et technologie de pointe

Nous utilisons exclusivement les meilleurs scanners et équipements disponibles sur le marché, conçus pour une manipulation sûre et délicate de vos collections anciennes, rares, précieuses et fragiles. Nos équipements, conçus pour garantir la pérennité des numérisations, sont équipés de fonctionnalités de pointe qui nous permettent de livrer des images numériques de haute qualité, dans le format convenant le mieux pour l’usage final souhaité de vos collections dématérialisées. Nous possédons des scanners planétaires équipés d’appareils photos numériques de pointe et de berceaux développés sur mesure pour accueillir tous types d’objets patrimoniaux, ainsi que les équipements nécessaires pour traiter des formats de films transmissifs, des bobines de microfilms, des objets surdimensionnés et des objets en 3D. Nous pouvons même le cas échéant installer de nouveaux équipements afin de répondre à vos besoins spécifiques. Nous utilisons en outre notre technologie propriétaire, ScanFactory Resource Planning (SRP), pour contrôler, rationaliser et automatiser toutes nos activités de numérisation, de dématérialisation et de conversion, de A à Z. Le système SRP a été entièrement développé en interne par notre personnel spécialisé. Cette technologie unique et hautement sophistiquée offre une traçabilité totale et propose une fonctionnalité complète de rapportage en temps réel.

Portail Clients

Le Portail Clients vous permet de rechercher et consulter le statut de n’importe quel élément de votre collection (livre, peinture, film, album photo, manuscrit, etc.) traité par ScanFactory, à n’importe quel moment. Vous pouvez par exemple vérifier si l’élément en question est en cours de transport vers notre site de stockage, est en cours de dématérialisation, etc. Le Portail permet également de transmettre des demandes urgentes de numérisation, de livraison physique ou de retour d’un article donné de votre collection, ainsi que de visualiser l’historique complet de telles demandes. Toutes les informations et métadonnées à propos de chaque article de votre collection, y compris son emplacement physique exact, sont stockées dans la base de données du SRP et peuvent être récupérées sur demande.

Processus de numérisation d’éléments de patrimoine culturel

Un ensemble de procédures clairement définies pilotent chaque étape du processus de conversion numérique et est élaboré sur mesure par rapport à vos besoins : Enlèvement de vos collections patrimoniales, Transport & admission dans notre site, Préparation, Numérisation / Dématérialisation, Indexation & Catalogage, Contrôle de la qualité, Livraison des images et des métadonnées. Il s’agit d’un processus clair subdivisé en étapes entièrement transparentes, qui garantit une qualité supérieure, une traçabilité totale et une confidentialité absolue. Les principaux aspects de ce processus sont décrits ci-après :

Approche personnalisée et sur mesure pour votre collection

Vos collections spéciales méritent un traitement spécial. Créer des images numériques et pérennes de vos collections uniques et variées n’est pas une tâche à prendre à la légère. Chez iGuana, nous ne croyons pas en une approche ‘universelle’, et certainement pas pour ce qui concerne vos précieuses collections. Nous comprenons parfaitement les défis et les subtilités que représente la conversion d’objets anciens, rares, fragiles et uniques au format numérique.

Pour vous fournir une solution complète, nous vous proposons une combinaison inégalée de conseil, planification de projet, numérisation et extraction de métadonnées. Nous élaborons avec vous un projet qui répond à votre vision du produit final et aux besoins spécifiques posés par vos matériels, vos politiques internes, vos délais et votre budget. Nous travaillons en concertation avec vous pour affecter les équipements et processus adéquats au traitement de vos collections. Chaque projet comporte une phase de test pendant laquelle nous affinons encore la méthode de travail convenue, en concertation permanente avec vous.

Transport & stockage sûrs

Avant d’emporter votre collection vers notre site sécurisé, notre personnel spécialisé procède à un inventaire complet à l’aide de notre système SRP, et prépare son transport sûr vers notre site. Il est important de savoir que dès le moment où vos matériels sont inventoriés (enregistrés et munis d’un code-barres), iGuana et vos collaborateurs peuvent retracer l’emplacement physique exact de chaque élément de votre collection ainsi que l’étape du processus dans laquelle il se trouve, en temps réel, via le SRP. Les objets soigneusement emballés sont ensuite transportés dans des véhicules scellés (si nécessaire, des véhicules spécialement équipés pour le transport d’objets d’art et de chargements spéciaux). Tous nos moyens de transport sont dédiés, ce qui veut dire qu’ils ne transportent à aucun moment d’autres objets que des éléments de votre collection, de façon à garantir une confidentialité et une sécurité absolues. Lorsque vos matériels enregistrés arrivent chez iGuana et que l’intégrité de tous les scellés a été vérifiée, nous scannons les codes-barres de chaque objet et attribuons à chaque objet un emplacement unique dans notre entrepôt. Pour les collections qui ne peuvent tout simplement pas être transportées, ou lorsque le franchissement d’une frontière ou d’une grande distance rend le transport trop compliqué, nous pouvons envoyer nos techniciens expérimentés sur site pour capturer les images chez vous.

Le site d’iGuana est conçu en ayant à l’esprit vos collections spéciales. Espace de stockage climatisé, sûr, avec système de contrôle d’accès, alarme intrusion, système de détection et d’extinction d’incendie ainsi qu’un système de télésurveillance 24/7… tout cela vous garantit que vos matériels sont conservés en toute sécurité dans un environnement adapté, tout en restant aisément accessibles uniquement à nos collaborateurs spécialisés autorisés.

Qualité, normes, amélioration et restauration d’images

La qualité est au cœur de chaque étape de notre processus. Le calibrage des équipements avant chaque séance de capture (avec une visualisation des images au stade de la capture) et le contrôle des fichiers dans une étape de post-traitement afin de vérifier leur lisibilité, leur exactitude et la qualité générale des images, permettent de garantir que nos images répondront à vos exigences. Durant l’étape de consultation du projet, nous affectons les équipements adéquats à vos matériels, en tenant compte aussi de l’état de ces matériels. Vous pouvez ainsi avoir l’assurance que vos originaux fragiles et précieux sont en parfaite sécurité, et que les images numériques produites seront de haute qualité. De plus, nous adaptons en permanence la façon dont nous traitons les matériels de votre collection ainsi que la vitesse de travail, afin de garantir de manière absolue que tous les éléments que vous nous confiez restent dans le même état que lorsqu’ils sont arrivés chez nous.

Avant toute session de capture numérique, nos techniciens expérimentés procèdent à des tests de calibrage sur tous les équipements. Si vous le souhaitez, lors de la fourniture de vos fichiers numérisés, nous vous fournirons avec plaisir les tests de numérisation effectués avec les équipements utilisés pour votre projet. Tous nos techniciens sont formés pour manipuler correctement les matériels d’archives, et seuls les plus expérimentés parmi eux sont affectés aux projets portant sur du patrimoine culturel. Notre équipe comprend des spécialistes en photographie, en technologies d’imagerie numérique, en matériels d’archives et en workflows IT. Ils sont également formés aux directives et normes internationalement reconnues en matière de numérisation patrimoniale, comme FADGI, Metamorfoze, et CEST, et appliquent les principes de gestion de la qualité ISO 9001 dans tous les aspects de leur travail. Nos techniciens préparent vos originaux avec le plus grand soin à être scannés et dématérialisés. Par exemple, ils ôtent à l’aide de brosses antistatiques spéciales les particules de poussière d’originaux photographiques tels que négatifs (sur verre) et diapositives, ils utilisent le transfert en immersion (wet gate) pour obtenir un meilleur résultat à la numérisation et restaurer de vieux films griffés, ils portent des gants sans poudre pour protéger les pages et les illustrations de livres rares et fragiles, etc.

Durant le processus de capture, il se peut que nous utilisions des techniques de numérisation spéciales, en fonction du type de matériels à scanner. Parmi ces techniques, il y a la photogrammétrie (qui permet la création de modèles 3D extrêmement précis d’un objet, en capturant une série d’images fixes sous différents angles), ou encore l’imagerie multispectrale (généralement utilisée pour des objets extrêmement fragiles et sensibles qui sont endommagés ou dégradés, afin de découvrir des détails cachés, invisibles pour l’œil humain). Nous prenons également le temps de procéder à une série d’opérations d’amélioration et de restauration d’images, par exemple des améliorations ponctuelles, des corrections ou restaurations de couleurs, etc. De plus, nos techniciens sont en permanence attentifs aux éventuelles anomalies décelées durant le processus de capture ; ces anomalies sont soigneusement analysées et ensuite corrigées dans le cadre de notre contrôle de qualité image par image. Votre PM est averti de tout défaut ou problème au niveau de vos originaux, de manière à pouvoir vous informer et vous consulter.

En plus de tout ce qui précède, chaque action effectuée sur un élément individuel de votre collection est tracée en temps réel dans notre système SRP. Le système SRP comprend une fonction intégrée de contrôle de la qualité (comme tous les équipements professionnels et hautement sophistiqués utilisé chez ScanFactory). Les algorithmes complexes de contrôle de la qualité intégrés dans le SRP analysent chaque image séparément, signalent (‘flag’) celles qui peuvent représenter un problème de qualité, et avertissent automatiquement notre Quality Supervisor pour qu’il intervienne. Le SRP utilise en outre un serveur 16 cœurs dédié exclusivement au traitement d’image après la numérisation, et comprend une série de fonctions algorithmiques très sophistiquées d’amélioration des images.

Nous évaluons nos processus en permanence afin de garantir une qualité absolue et optimiser notre efficacité tout en prenant un soin maximal de vos collections spéciales.

Indexation, livraison des métadonnées et des images

Nous sommes capables de répondre à toutes vos exigences en matière d’indexation et de métadonnées, de A à Z. Nous pouvons vous fournir des métadonnées structurelles, techniques et administratives, ainsi que des métadonnées garantissant la pérennité des images numériques, et un catalogage complet. Et nous pouvons formater ces données exactement comme vous le souhaitez (aussi simple ou aussi élaboré que vous le souhaitez). Nous pouvons indexer vos matériels par rapport à toute base de données existante, par saisie manuelle, par la collecte des données directement à partir des objets eux-mêmes, en créant des métadonnées originales formatées pour répondre aux exigences de votre projet, ou par d’autres méthodes. Nous pouvons aussi intégrer des données, fournies par votre institution, qui sont importantes pour la pérennité de vos fichiers (d’ailleurs, la plupart de ces données proviendront généralement de votre logithèque institutionnelle). Les éléments comprenant du texte écrit en continu peuvent être OCRisés (par ex. transformation en PDF textes recherchables), des matériels tels que journaux et autres périodiques peuvent être segmentés jusqu’au niveau des articles, les matériels reliés ou groupés peuvent être combinés en fichiers multipages ou en collections, etc. Bref, nous nous adaptons à vos demandes en matière d’indexation et de métadonnées, quelles qu’elles soient, que vous souhaitiez une simple information technique ou un catalogue descriptif à part entière.

Pour rendre vos matériels numérisés plus aisément accessibles, nous pouvons préparer vos images et métadonnées pour importation dans votre système de gestion des actifs numériques (DAM – Digital Asset Management), dans un système de gestion documentaire (DMS – Document Management System), ou dans tout autre système de votre choix. Pendant la numérisation, toutes les images numériques et les métadonnées sont enregistrées directement dans la base de données du SRP. Vous disposez par conséquent d’une flexibilité quasiment illimitée pour le choix des formats de fichiers d’images et de métadonnées (par ex. JPEG, TIFF, PDF, PDF/A, etc. pour les images ; XML, Dublin Core, METS / ALTO, EAD, MARC, CSV, etc. pour les métadonnées) ; ou tout autre format d’importation pour vos systèmes IT.

La livraison des images et des métadonnées peut être effectuée soit par le biais d’une méthode de transfert direct de fichier (VPN) ou via un support de stockage externe (par ex. disque dur crypté, etc.). C’est vous qui décidez l’option qui vous convient le mieux. La livraison est un processus entièrement automatisé qui est intégralement piloté par le système SRP. Toutes les images scannées et les métadonnées stockées dans la base de données du SRP sont automatiquement exportées du SRP, sans la moindre intervention humaine, ce qui supprime tout risque d’erreur humaine ou de manipulation.