Summa optimise le traitement de ses comptes créditeurs avec le workflow d’approbation et de signature électronique d’iGuana

Summa, société réputée dans le monde entier pour ses traceurs de découpe de vinyle, tables de découpe à plat professionnelles et systèmes avancés de découpe laser, utilise le système de gestion documentaire (GED / DMS) et d’archivage numérique iGuana iDM pour simplifier et rationaliser le traitement et l’approbation de ses factures fournisseurs. Les principaux avantages de la solution logicielle pour l’administration des comptes créditeurs fournie par iGuana sont la réconciliation des factures entrantes, bons de commande et bons de livraison / réception de marchandises, ainsi que l’utilisation d’un workflow d’approbation en plusieurs étapes intégrant des signatures électroniques.

Summa est réputée pour ses traceurs de découpe de vinyle, tables de découpe à plat et systèmes de découpe laser qui fournissent aux entreprises des secteurs de l’impression, de la signalétique, du textile, de l’industrie et de l’emballage les solutions de découpe les plus innovantes. Summa est un client important d’iGuana depuis près de dix ans. Au fil des années, l’entreprise a systématiquement étendu sa solution iGuana en y ajoutant des fonctionnalités supplémentaires pour affiner et rationaliser ses workflows existants, avec l’aide de l’équipe de consultants spécialisés d’iGuana.

Les choses ont commencé par une solution relativement simple et néanmoins très efficace, qui permettait d’attribuer un code-barres à chaque facture entrante, de numériser les documents à l’aide de la technologie de reconnaissance des codes-barres, et ensuite d’archiver numériquement toutes les factures d’achat scannées avec leurs métadonnées, pour traitement ultérieur via un workflow d’approbation très simple. Pour répondre à de nouveaux besoins du client, la solution a été étendue par la suite afin d’incorporer un workflow supplémentaire pour réconcilier les bons de commande avec les bons de livraison. Grâce à cela, le personnel de Summa pouvait vérifier facilement, avant d’effectuer un paiement, si toutes les marchandises avaient été reçues de leurs fournisseurs.

Des critères supplémentaires ont été ajoutés au workflow d’approbation afin de permettre au système, sur la base des données extraites de la facture, de déterminer lequel des différents trajets d’approbation chaque facture doit suivre. Par exemple, si une facture dépasse un certain montant, elle est automatiquement envoyée vers certains collaborateurs précis de Summa pour examen et approbation. Aujourd’hui, plusieurs départements de Summa utilisent efficacement la solution éprouvée iGuana iDM pour l’administration des comptes créditeurs. Différents membres de l’équipe Summa numérisent eux-mêmes les documents à l’aide de scanners de documents Kodak (également fournis par iGuana).

Ce qui est intéressant dans la configuration actuelle, et qui est d’ailleurs aussi l’extension la plus récente de la configuration logicielle iGuana iDM existante, c’est la possibilité d’approuver des commandes à l’aide de signatures électroniques. Les bons de commande créés par un collaborateur autorisé de Summa dans le système ERP sont importés à intervalles réguliers dans le système iGuana iDM pour être traités. Ils entrent alors dans un workflow d’approbation faisant intervenir plusieurs réviseurs / approbateurs. Après une série d’étapes de vérification, et en fonction du résultat de ces vérifications, le système détermine si la signature électronique de certains membres définis de l’équipe Summa est nécessaire pour l’approbation finale du bon de commande en question. Ce n’est qu’une fois que toutes les signatures électroniques requises ont été apposées sur le bon de commande à l’aide du module de signature d’iGuana iDM, que la commande peut être approuvée. Une fois le bon de commande approuvé, iGuana iDM l’envoie automatiquement par e-mail au fournisseur de Summa concerné.

iGuana se réjouit de la poursuite de son excellente collaboration avec l’équipe Summa pour les années à venir !