ScanFactory : Numérisation & Dématérialisation de Documents et Archives 2018-08-28T15:26:11+00:00

ScanFactory : Numérisation & Dématérialisation de Documents et Archives

ScanFactory fournit une solution totale pour vos archives. Nous proposons une large gamme de services de numérisation aux organisations désireuses d’externaliser l’ensemble ou une partie de la dématérialisation de leurs documents chez un partenaire expérimenté. Notre offre comprend des services de numérisation, le stockage à long terme, une destruction certifiée ainsi que des services d’impression. Tous nos services sont fournis par un personnel qualifié et possédant une habilitation de sécurité, et reposent sur plus de 30 années d’expérience dans la numérisation, l’indexation et l’archivage de très gros volumes de documents. À ce jour, ScanFactory a traité plus de 350 millions de documents pour ses nombreux clients dans une grande diversité de régions, secteurs industriels et segments du marché.

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Équipement et capacité

Nous possédons une capacité de numérisation de 250.000 pages par jour. Selon le volume du projet et le délai, les collaborateurs ScanFactory reçoivent un quota de production journalière à accomplir. Nous utilisons exclusivement les meilleurs équipements de numérisation disponibles sur le marché. Ce qui veut dire : les meilleurs scanners de documents, capables de numériser chacun jusqu’à 170 pages par minute ou plus de 60.000 pages par jour ; des scanners de radiographies, microfilms et microfiches de pointe ; des scanners de livres, photographies et documents surdimensionnés ; des imprimantes grand format et ultra rapides, etc.

Personnel

Le personnel ScanFactory fixe est composé uniquement de collaborateurs à temps plein, employés d’iGuana (la plupart d’entre eux sont chez iGuana depuis de longues années). L’équipe de projet ScanFactory est composée de collaborateurs hautement qualifiés, possédant une habilitation de sécurité ainsi que plusieurs années d’expérience combinée dans la gestion, l’installation et la livraison de projets de numérisation. Elle comprend des collaborateurs qui représentent des divisions et domaines fonctionnels clés de notre entreprise : ScanFactory Operations (Opérations ScanFactory), Privacy & Prevention (Vie privée & Prévention), Quality Management (Gestion de la Qualité), Project Management (Gestion de Projet), Transportation & Logistics (Transport & Logistique).

ScanFactory Resource Planning

ScanFactory Resource Planning (SRP) est la technologie propriétaire d’iGuana qui contrôle, rationalise et automatise toutes les activités de ScanFactory de A & Z. Le système SRP a été entièrement développé en interne par notre personnel spécialisé. Son principal objectif est de réduire l’intervention humaine à un minimum et de supprimer le risque d’erreur humaine. Cette technologie unique et hautement sophistiquée offre une traçabilité totale et propose une fonctionnalité complète de rapportage en temps réel.

Portail Clients

Le Portail Clients vous permet de rechercher et consulter le statut de n’importe quel fichier/document traité par ScanFactory, à n’importe quel moment (par ex. ‘en cours de transport’, ‘en cours de préparation’, ‘en cours de numérisation’, etc.). Le Portail permet également de transmettre des demandes de numérisation en urgence (livraison en 1 heure maximum) ou de procéder en urgence à la livraison physique d’un fichier ou document donné, ainsi que de visualiser l’historique complet de telles demandes. Toutes les informations et métadonnées à propos des fichiers et documents de clients, y compris leur emplacement physique exact, sont stockées dans la base de données du SRP et peuvent être récupérées sur demande.

Processus de numérisation

Toutes les étapes de numérisation sont entièrement contrôlées par le système SRP, y compris le contrôle de la qualité, l’affectation des ressources humaines et l’équipement spécialisé. Le processus est subdivisé en étapes, il est clair et entièrement transparent :

Nous enlevons les fichiers chez vous et les préparons pour le transport vers notre site. Notre personnel arrive sur votre site, enregistre chaque fichier/document dans le SRP, place les dossiers dans des boîtes d’archives spécialement conçues à cet effet, attribue un code-barres unique à chaque boîte, et empile les boîtes sur des europalettes qui sont ensuite scellées. Dès qu’un fichier est enregistré, iGuana et vos collaborateurs peuvent retracer l’emplacement physique exact de chaque boîte ainsi que l’étape du processus dans laquelle se trouve chaque fichier individuel, en temps réel, via le SRP.

Les europalettes scellées avec vos documents sont transportées dans un véhicule scellé vers le site d’iGuana. Tous nos moyens de transport sont dédiés, ce qui veut dire qu’ils ne transportent à aucun moment d’autres objets que vos boîtes d’archives scellées, de façon à garantir une confidentialité et une sécurité absolues.

Lorsque les fichiers/documents enregistrés arrivent chez iGuana et une fois que l’intégrité des scellés a été vérifiée, nous scannons les codes-barres de chaque boîte et nous attribuons à chaque boîte un emplacement unique dans notre entrepôt. Ces informations sont enregistrées automatiquement dans notre système SRP.

La préparation des documents se déroule selon des directives strictes qui sont définies individuellement pour chaque projet client. Le système SRP attribue des boîtes spécifiques à des opérateurs ScanFactory chargés de les préparer. Chaque opérateur possède une ID unique, et toutes ses activités sont consignées. Les reliures, agrafes et trombones sont ôtés ; les éléments non numérisables sont étiquetés pour retour ; si nécessaire, des pages de séparation et/ou des pages de commutation (‘toggle’) sont insérées dans les fichiers/documents afin de donner des instructions spéciales au scanner ; etc.

Tous les documents sont numérisés avec des réglages prédéfinis dans le système SRP pour chaque projet de client. La numérisation est entièrement contrôlée par le système SRP, et le risque d’erreur humaine est virtuellement réduit à zéro. La qualité d’image est garantie par l’utilisation d’un matériel et d’une technologie de numérisation sophistiqués (Voir Contrôle de la qualité). Toutes les images et leurs métadonnées sont stockées directement dans la base de données du SRP. Ces images et métadonnées sont traitées par les algorithmes de contrôle de la qualité et d’amélioration des images du SRP, et offrent à iGuana une flexibilité illimitée pour le choix des formats d’exportation des images (par ex. JPEG, TIFF, PDF, etc.) et des formats des métadonnées pour la livraison au client.

La plate-forme SRP classifie et reconnaît automatiquement le flux de documents entrants. Elle identifie tous les types de contenus (par ex. formulaire, contrat, facture) et exploite 4 technologies de classification : basée sur l’image, basée sur le texte, basée sur la séparation des pages, et basée sur des règles. De même, elle identifie, trie et sépare les documents comportant de multiples pages, et utilise différentes technologies de reconnaissance telles qu’OCR, ICR, OMR ainsi que la reconnaissance des codes-barres. Les données sont soit automatiquement extraites, soit indexées manuellement à l’aide de méthodes de double saisie. Des vérifications automatiques et manuelles permettent de garantir la correction des données.

Comme tous les scanners utilisés chez ScanFactory, notre système SRP comprend des fonctions de contrôle de la qualité embarquées. Exemples de fonctions de contrôle de la qualité : technologie Perfect Page, suppression des pages blanches, détecteur de double alimentation, numérisation en double flux, contrôle qualité intelligent, iThresholding, redressement automatique, et amélioration d’image, avec un serveur 16 cœurs dédié exclusivement au traitement d’image après la numérisation. Notre Quality Supervisor est automatiquement averti par le système SRP en cas de problème de qualité.

La livraison des images et des métadonnées est effectuée soit par le biais d’une méthode de transfert direct de fichier (VPN) ou via un support de stockage externe (par ex. disque dur crypté). C’est vous qui décidez l’option qui vous convient le mieux. La livraison est un processus entièrement automatisé qui est intégralement piloté par le système SRP. Les images scannées sont automatiquement exportées du SRP sans la moindre intervention humaine. Étant donné que toutes les images et métadonnées sont stockées directement dans le SRP, vous disposez d’une flexibilité illimitée pour le choix des formats (par ex. JPEG, TIFF, PDF, PDF/A, etc. pour les images ; CSV, XML, etc. pour les métadonnées).

Contrôle de la qualité

Une série de procédures clairement définies pilotent chaque étape de nos activités de numérisation, depuis l’enlèvement des boîtes jusqu’à la livraison des images et des métadonnées. Chaque action posée par rapport à chaque boîte ou chaque fichier/document est retracée en temps réel dans le système SRP. Grâce à l’attribution de numéros uniques aux fichiers et aux boîtes, à l’utilisation de codes-barres, au contrôle de la qualité des images, au rapportage et à d’autres outils d’automatisation des processus embarqués dans le SRP, iGuana conserve à tout moment un contrôle total de la qualité du processus de numérisation. Nous comptons également parmi nos collaborateurs un Quality Supervisor, et nos collaborateurs sont formés à appliquer les principes de gestion de la qualité ISO 9001 dans tous les aspects de leur travail.

Les pages blanches sont scannées en même temps que les autres pages. À l’aide d’un algorithme contenant la taille des documents papier et la taille des fichiers, le système SRP procède à une vérification automatique pour identifier les pages blanches. Ces pages ne sont plus visibles mais ne sont pas effacées pour autant (pour des raisons de conformité sur le plan légal).

Le SRP utilise un serveur 16 cœurs dédié exclusivement au traitement d’image après la numérisation. Il comprend une série de fonctions algorithmiques d’amélioration des images, telles que : réglage de la luminosité et du contraste, filtres de netteté, suppression des trous, etc. D’autres algorithmes complexes dans le SRP analysent chaque image séparément, signalent (‘flag’) celles qui peuvent représenter un problème de qualité, et avertissent automatiquement notre Quality Supervisor pour qu’il intervienne.

La technologie Perfect Page est un logiciel spécialisé pour l’amélioration des images. Elle est intégrée dans chaque scanner utilisé chez ScanFactory. L’amélioration automatique des images permet l’obtention d’une qualité d’image optimale. Cette technologie vient en plus du logiciel d’amélioration d’image présent dans le SRP.

La détection de double alimentation est une technologie sophistiquée à ultrasons qui est utilisée pour détecter l’alimentation simultanée de deux documents ou plus dans le scanner de documents. Le cas échéant, le scanner fait automatiquement une pause afin de permettre une réintroduction correcte des documents.

La numérisation en double flux veille à ce que tous les documents soient scannés en noir&blanc et en couleur. Les images en noir&blanc sont enregistrées dans le format Raw TIFF (meilleur format disponible pour les images en noir&blanc). Les images en couleur sont enregistrées en format Raw JPEG (meilleur format disponible pour les images en couleur). Chaque page scannée génère dès lors 4 images, ce qui est impératif pour éviter la perte de données et garantir la lisibilité.

La fonction de contrôle qualité intelligent intégrée dans chaque scanner utilisé chez ScanFactory signale (‘flag’) automatiquement les images douteuses et optimise leur qualité sans qu’il ne soit nécessaire de renumériser les documents.

iThresholding est une technologie intégrée dans chaque scanner utilisé chez ScanFactory, qui ajuste automatiquement la luminosité et le contraste pour les documents numérisés, et optimise ceux-ci afin d’obtenir la meilleure qualité possible à la vitesse de traitement maximale.

Il s’agit d’une fonction de redressement/correction automatique des images lorsque l’original a été introduit en oblique dans le scanner, de sorte que l’image obtenue n’est pas droite. Cette fonction redresse et corrige donc ces images.

Destruction certifiée

Tous les fichiers physiques sont mis en quarantaine (stockage scellé) pendant une période standard d’1 mois à partir du jour où les documents numérisés et les métadonnées vous ont été livrés. Vous avez ainsi le temps d’effectuer votre propre contrôle de qualité. Au terme de cette période de quarantaine et moyennant votre autorisation expresse, tous les documents en quarantaine sont détruits selon une procédure confidentielle avec niveau de sécurité P3, dans le respect de la norme DIN 66399. Une fois que les documents physiques sont détruits, toutes les images scannées et les métadonnées sont effacées de notre système SRP, et vous recevez un certificat attestant de la destruction confidentielle de vos documents.

Stockage longue durée

Nos services de stockage longue durée comprennent les possibilités suivantes : inventaire complet des archives, transport et stockage, traitement de demandes urgentes et planning de la rétention des données. Avant de transporter vos archives vers notre lieu de stockage hors site, nous en réalisons un inventaire complet dans notre système SRP. Les archives sont ensuite transportées sur des palettes scellées, dans des boîtes d’archives conçues spécialement à cet effet. Si vous avez besoin d’un document ou d’un dossier spécifique, vous pouvez le rechercher via notre Portail Clients et demander à ce qu’il soit numérisé ou envoyé physiquement chez vous en urgence. Nous développerons également un plan de rétention individuel pour chaque type de fichier ou document, et nous vous ferons savoir exactement quels fichiers/documents peuvent être détruits en toute sécurité.

Impression

Nous proposons des services d’impression aux clients qui recherchent une aide pour l’impression, la réimpression et le pliage de documents surdimensionnés (par ex. cartes, ozalids, dessins techniques ou industriels, rendus architecturaux, etc.), de documents endommagés ou contaminés, ou tout simplement de gros volumes de documents qui ne peuvent pas être imprimés à l’aide d’imprimantes de bureau ordinaires. Nos imprimantes de production sont conçues spécialement pour de tels travaux d’impression en grand volume, à grande vitesse et de haute qualité.

Vie privée & Sécurité

iGuana prend très au sérieux les questions de respect de la vie privée, sécurité et protection des données. Nous possédons notre propre Data Protection Officer (DPO), membre du personnel d’iGuana, qui est responsable de garantir la conformité avec les politiques internes en matière de vie privée et de sécurité, ainsi que de mettre en place des procédures en conformité avec le RGPD et la norme ISO 27001 relative à la sécurité des données.

  • DPO interne, membre du personnel d’iGuana
  • Contrôles d’accès stricts ; surveillance 24/7
  • Interdiction de Wi-Fi & GSM
  • Vérifications en arrière-plan et accords de confidentialité
  • Transport sécurisé et stockage scellé
  • Livraison sécurisée des images et métadonnées
  • Destruction avec certificat de confidentialité

Vidéo ScanFactory

Quelques faits en bref

Quelques détails importants concernant ScanFactory.

  • Plus de 30 années d’expérience dans le domaine de la numérisation de gros volumes
  • Plus de 350 millions de documents traités à ce jour
  • Capacité de numérisation de 250.000 pages/jour
  • Site sûr et sécurisé en Belgique
  • Scanners et imprimantes de pointe
  • Système ScanFactory Resource Planning (SRP)

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