Numérisation de microfiches 2018-03-13T06:36:10+00:00

Services de numérisation de microfiches

Nous transformons en images numériques des microfiches à partir de tous les formats, tels que COM, jaquettes, etc. Que vous ayez seulement quelques microfiches ou que vous en ayez plusieurs milliers, nous pouvons dématérialiser toutes vos microfiches en images de haute qualité, de façon très efficace et rentable. Avec plus de 30 années d’expérience dans le domaine de la numérisation, de l’indexation et de l’archivage de gros volumes de documents, nous savons tout ce qu’il faut savoir sur la conversion numérique de microfiches. Les services de numérisation de microfiches fournis par notre division ScanFactory sont exécutés par des collaborateurs qualifiés et possédant une habilitation de sécurité, spécialisés dans la numérisation de qualité de microfiches. Nous proposons nos services de numérisation de microfilms à un vaste éventail d’organismes, notamment (liste non exhaustive) :

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  • Pouvoirs locaux

Équipement et technologie de pointe

Nous utilisons la toute dernière génération de scanners de microfiches pour dématérialiser les microfiches de tous types, y compris microfiches standard ou longues jaquettes, COM, AB Dick, Ultra Fiche et Microx, 16 mm, 35 mm, combo 16 mm /35 mm, films aux sels d’argent / vésiculaires / diazo, duplicatas, à polarité positive ou négative, simplex / duplex, portrait (ciné), paysage (comic), etc. La plupart des scanners de microfiches essaient de capturer des vues individuelles durant la numérisation. Mais si la fiche n’est pas cohérente, ce qui est fréquemment le cas, ils peuvent rater des vues. Nos scanners de microfiches scannent des rangées entières, y compris les zones entre les vues. Nous pouvons ensuite passer en revue les résultats de manière interactive, afin de capturer manuellement les vues qui n’auraient pas été prises en compte. Nous ajustons également la qualité d’image afin de compenser les changements de densité sur la fiche.

Nous utilisons en outre notre technologie propriétaire, ScanFactory Resource Planning (SRP), pour contrôler, rationaliser et automatiser toutes nos activités de numérisation, de A & Z. Le système SRP a été entièrement développé en interne par notre personnel spécialisé. Son principal objectif est de réduire l’intervention humaine à un minimum et de supprimer le risque d’erreur humaine. Cette technologie unique et hautement sophistiquée offre une traçabilité totale et propose une fonctionnalité complète de rapportage en temps réel.

Portail Clients

Le Portail Clients vous permet de rechercher et consulter le statut de n’importe quelle microfiche traitée par ScanFactory, à n’importe quel moment (par ex. ‘en cours de transport’, ‘en cours de numérisation’, etc.). Le Portail permet également de transmettre des demandes de numérisation en urgence ou de procéder en urgence à la livraison physique d’une microfiche donnée, ainsi que de visualiser l’historique complet de telles demandes. Toutes les informations et métadonnées à propos de votre microfiche, y compris son emplacement physique exact, sont stockées dans la base de données du SRP et peuvent être récupérées sur demande.

Processus de numérisation de microfiches

La conversion de microfiches est un processus composé de plusieurs étapes.

Sélection d’un échantillon de fiches

Le processus débute par la sélection d’un échantillon de fiches, que nous inspectons et dont nous numérisons un petit nombre de vues afin de calibrer l’équipement correctement et de définir des réglages optimaux qui produiront les meilleures images possibles. Les réglages sont sauvegardés dans un modèle avant de lancer la production totale.

Inspection de la microfiche

Nous inspectons la microfiche afin d’identifier d’éventuelles griffes ou déchirures, éliminer les particules de poussière, etc. Si des problèmes sont effectivement détectés, nous appliquons des actions correctives convenues au préalable, ou nous vous informons si nécessaire. Les fiches qui ne satisfont pas à une série de paramètres de traitement préétablis pour garantir une lisibilité maximale, seront calibrées de façon individuelle. Les réglages standard ne sont utilisés que pour les fiches qui entrent dans la fourchette acceptable.

Numérisation en ruban

La plupart des scanners de microfiches essaient de produire des images à la volée au moment où la fiche traverse la machine. Cela ne laisse au scanner qu’une seule occasion de détecter les vues (processus durant lequel la machine identifie les vues individuelles et les segmente en fichiers images séparés) et d’effectuer d’autres tâches intenses nécessaires telles que redressement, recadrage, correction de la netteté, etc. S’il y a un changement dans la densité de la fiche (différence entre les images les plus claires et les plus foncées), une image peut être coupée en deux en raison d’un raté dans le processus de détection des vues, voire être entièrement manquée. Pour pouvoir remédier à ce type d’erreurs, il faut qu’il soit possible d’identifier une vue manquée, de la localiser physiquement sur la fiche, de la renumériser correctement puis de l’insérer/la replacer manuellement dans le lot d’images d’origine Il s’agit d’un processus très chronophage et coûteux, ce qui explique pourquoi la plupart des fournisseurs ne le proposent pas.

Nous utilisons les scanners et le logiciel pour capturer la fiche entière puis détecter des pages ou vues séparées. En capturant la fiche entière en un grand fichier ‘ruban’ continu et non compressé, c’est-à-dire en incluant tous les espaces vides entre les vues ainsi que les vues elles-mêmes, nous pouvons effectuer une détection des vues aussi souvent que nécessaire, de manière à capturer parfaitement chaque vue présente sur la fiche. Les cadres des vues peuvent même être redessinés par l’opérateur ScanFactory, rien qu’en les traînant avec une souris. Nous pouvons également garantir un débit plus rapide en détectant et scannant automatiquement seulement les images qui contiennent des données.

Contrôle de la qualité et amélioration des images

Compte tenu de la nature potentiellement incohérente des microfiches, et en fonction de la façon dont une fiche a été créée et le cas échéant dupliquée, le film peut avoir bougé, peut afficher un chevauchement ou tout simplement avoir été filmé de façon incorrecte. Il faut donc un grand savoir-faire de l’opérateur pour capturer correctement toutes les images sur la fiche. C’est la raison pour laquelle nos opérateurs expérimentés passent la majorité de leur temps à contrôler la qualité et à adapter les images avant qu’elles ne soient produites (pas après), afin d’éviter qu’il y ait la moindre correction à faire sur les images finales. Nous vérifions la qualité de chaque image et, s’il y a nécessité de faire des corrections, celles-ci sont effectuées immédiatement. Un contrôle final de la qualité confirme que toutes les étapes ci-dessus ont été correctement exécutées. De plus, notre système SRP possède des fonctions de contrôle de la qualité embarquées, comme tous les scanners utilisés chez ScanFactory. Notre Quality Supervisor est automatiquement averti par le système SRP en cas de problème de qualité.

Nous appliquons également des fonctions d’amélioration d’image automatiques et manuelles : rotation manuelle ou automatique des images, amélioration de la netteté, recadrage/rognage (par ex. élimination des bords noirs), cadrage automatique, scission de 2 images adjacentes sur 2 pages, redressement automatique pour éliminer l’inclinaison d’une image qui l’empêche d’être parfaitement cadrée sur la page ou l’écran, compression automatique des variations de la densité de l’arrière-plan, etc. Détail important, le module d’amélioration d’image du SRP utilise un serveur 16 cœurs dédié exclusivement au traitement d’image après la numérisation, et exécute une série de fonctions algorithmiques complexes d’amélioration des images.

Enfin, nos collaborateurs sont formés à appliquer les principes de gestion de la qualité ISO 9001 dans tous les aspects de leur travail. Nous faisons les choses correctement du premier coup, et nous vous garantissons que nous capturons correctement 100% des vues.

Indexation

Une fois que la numérisation des microfiches est terminée, nous pouvons indexer les documents scannés par rapport à n’importe quelle base de données existante, comme des bases de données CAR (Computer Aided Retrieval), par saisie manuelle ou par d’autres méthodes. Comme services supplémentaires, nous proposons l’OCR pour les fichiers PDF textes recherchables, l’incorporation d’images dans des documents, et la préparation d’images et d’informations d’index pour importation dans vos systèmes et bases de données fonctionnant en arrière-plan, comme votre DMS ou toute autre application.

Livraison des métadonnées et des images

La livraison des images et des métadonnées peut être effectuée soit par le biais d’une méthode de transfert direct de fichier (VPN) ou via un support de stockage externe (par ex. disque dur crypté, clé USB). C’est vous qui décidez l’option qui vous convient le mieux. La livraison est un processus entièrement automatisé qui est intégralement piloté par le système SRP. Pendant la numérisation, toutes les images scannées et les métadonnées sont stockées directement dans la base de données du SRP. Ces images et métadonnées sont automatiquement exportées du SRP, sans la moindre intervention humaine. Vous disposez par conséquent d’une flexibilité quasiment illimitée pour le choix des formats de fichiers d’images et de métadonnées.

Formats de fichiers d’images et de métadonnées

Quelques exemples de formats possibles :

  • PDF & PDF/A
  • PDF ‘uniquement image’ ou fichier OCR recherchable avec texte invisible en dessous de l’image
  • Multipage ou un fichier par image
  • JPEG & JPEG2000
  • TIFF 8 bits ‘compressé sans perte’
  • TIFF Group IV bitonal
  • Fichier XML ou CSV de métadonnées structurelles

Autres options de numérisation

Ci-après quelques autres options disponibles :

  • Format bitonal (noir et blanc)
  • 256 couleurs ou niveaux de gris (préserve mieux les détails fins tels que textes manuscrits, tampons caoutchouc, et photos)
  • Résolution : résolution optique réelle de 100 – 600 dpi (en fonction de l’application)

Renvoi, stockage, destruction

Que souhaitez-vous que nous fassions avec vos microfiches une fois qu’elles ont été numérisées ?

  • Vous renvoyer vos archives de microfiches
  • Stocker vos microfiches dans notre ‘coffre à microfiches’ (Microfiche Vault) sécurisé (long terme)
  • Détruire vos microfiches de manière sûre et vous fournir un certificat de destruction confidentielle

Vie privée & Sécurité

iGuana prend très au sérieux les questions de respect de la vie privée, sécurité et protection des données. Nous possédons notre propre Data Protection Officer (DPO), membre du personnel d’iGuana, qui est responsable de garantir la conformité avec les politiques internes en matière de vie privée et de sécurité, ainsi que de mettre en place des procédures en conformité avec le RGPD et la norme ISO 27001 relative à la sécurité des données.

  • DPO interne, membre du personnel d’iGuana
  • Contrôles d’accès stricts ; surveillance 24/7
  • Interdiction de Wi-Fi & GSM
  • Vérifications en arrière-plan et accords de confidentialité
  • Transport sécurisé et stockage scellé
  • Livraison sécurisée des images et métadonnées
  • Destruction avec certificat de confidentialité

Coffre à microfiches

Microfiche Scanning & Conversion Services - We Scan and Convert Microfiche to Digital Format

 

‘Microfiche Vault’ (coffre à microfiches) est un ensemble de services spécialisés que nous proposons aux clients qui souhaitent externaliser le stockage à long terme de leurs archives microfiches et qui veulent transformer celles-ci au format numérique à la demande. Les microfiches exigent des conditions de stockage très spécifiques. Un équipement spécial est en outre nécessaire pour lire les données sur les fiches. Nous nous rendons compte que de nombreux clients préfèrent confier ces taches spécialisées à un fournisseur de services expérimenté.

Nous stockerons vos archives microfiches dans notre coffre à microfiches sécurisé. Vous aurez accès au Portail Clients sur lequel vous pourrez effectuer des recherches dans l’ensemble de votre archive, et demander qu’une microfiche donnée soit numérisée et indexée et qu’elle vous soit ensuite livrée de manière sûre en format numérique.

Laissez-nous nous occuper de vos microfiches à votre place, elles sont en sécurité avec nous !

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