• Automatic Processing and Approval of Purchase Invoices with the iGuana iDM Document Management Software (DMS)

Traitement automatique et approbation des factures fournisseurs

Le traitement de factures d’achat papier représente souvent un grand défi pour les entreprises. Enregistrer les factures fournisseurs, les introduire dans le système ERP ou le logiciel comptable de l’entreprise et gérer le processus d’approbation subséquent, représente généralement un travail chronophage et essentiellement manuel. L’entreprise subit dès lors des pertes de productivité inutiles et conséquentes et encourt des coûts qui auraient facilement pu être évités, comme la perte de ristournes pour paiement rapide.

Notre solution

La solution iGuana iDM pour le traitement et l’approbation de factures d’achat vous permettra de scanner toutes les factures directement dans iGuana iDM. Vos collaborateurs de la comptabilité pourront poster depuis leur écran ERP les factures scannées et lancer un processus d’approbation automatisé. D’un seul clic, vous aurez accès à toutes les factures archivées, via l’interface utilisateur familière de votre système ERP (par exemple SAP, Axapta ou MS Dynamics NAV) et pourrez visualiser à n’importe quel moment le statut d’une facture donnée.

Cela signifie que la prochaine fois qu’un fournisseur vous contactera pour savoir où en est une facture donnée, vous pourrez aisément localiser la facture archivée et vérifier en seulement quelques clics à quelle étape du processus d’approbation elle se trouve (par ex. ‘Payée’, ‘En attente d’approbation’, etc.).

iGuana iDM peut vous aider à raccourcir sensiblement les délais de traitement et d’approbation de vos factures. Les processus devenant plus transparents, la planification des liquidités peut elle aussi être sensiblement améliorée. Au final, le département Finances joue un rôle prépondérant dans l’efficacité globale d’une entreprise.

Numérisation de factures

Lorsqu’une facture papier arrive, elle est directement scannée dans iGuana iDM par un ou des membres responsables de votre personnel. Grâce à l’intégration avec votre système ERP, la facture scannée peut être consultée dans votre ERP, c’est-à-dire que les utilisateurs responsables du traitement des factures n’ont pas besoin de se connecter à iGuana iDM pour les visualiser. Tout ce qu’ils doivent faire, c’est se connecter à l’ERP. Les utilisateurs vérifient la facture et la postent dans l’ERP directement depuis leur écran.

Reconnaissance de factures et extraction de données

En plus du processus de numérisation ultra simple décrit ci-dessus, iGuana iDM propose en option une fonctionnalité de reconnaissance de factures, basée sur une puissante reconnaissance de formulaires Free Form et l’extraction de données. Lorsqu’une facture est scannée, iGuana iDM en extrait le nom du fournisseur, le numéro de facture, la date, le montant ainsi que d’autres détails, et poste la facture automatiquement dans votre système ERP ou votre logiciel comptable. Compte tenu du vaste éventail de formats de factures possibles, si une erreur devait se présenter au niveau de l’extraction des données, les utilisateurs sont alertés afin de permettre d’effectuer sans problème et en temps utile les corrections adéquates, avant que la facture ne soit postée dans le système.

Archivage de factures

Toutes les factures numérisées sont indexées et archivées dans iGuana iDM dans un format infalsifiable et conforme sur le plan légal. Les utilisateurs peuvent aisément récupérer les factures à la demande, à l’aide d’une fonction de recherche puissante. Pour une vue d’ensemble détaillée de la fonctionnalité disponible, veuillez vous rendre sur la page Suite iGuana iDM.

Approbation de factures

iGuana iDM peut automatiser votre processus d’approbation des factures de deux façons : un routage d’approbation ou un workflow d’approbation. Une piste d’audit complète est disponible pour suivre toutes les tâches exécutées par les utilisateurs sur une facture donnée. Vous pouvez également approuver les factures lorsque vous êtes en déplacement, en utilisant l’application mobile d’iGuana iDM.

Option 1 : Routage d’approbation

La fonction de routage offre une façon simple et efficace de faire en sorte que les factures postées dans votre système ERP soient automatiquement envoyées vers certaines personnes définies pour approbation. Les utilisateurs responsables de l’approbation sont alertés par un e-mail ou se connectent directement à iGuana iDM pour vérifier les factures en attente d’approbation. Les alertes par e-mail sont pratiques, surtout pour les managers, pour approuver des factures sans perte de temps. iGuana iDM met votre système ERP automatiquement à jour avec le statut de la facture, par exemple ‘Approuvé’, ‘En attente d’approbation’, etc. Un utilisateur peut se connecter à tout moment au système ERP pour visualiser le statut de chaque facture.

Option 2 : Workflow d’approbation

La fonction de workflow offre une façon plus sophistiquée de router les factures, sur la base de déclencheurs et d’actions posées par les utilisateurs. On peut par exemple faire en sorte que les factures au-dessus d’un certain montant ou contenant certains postes spécifiques soient envoyées pour approbation vers certains utilisateurs spécifiques. Vous pouvez en outre fixer des délais d’approbation et des rappels, demander que plusieurs utilisateurs exécutent certaines tâches dans une séquence donnée avant qu’une facture ne soit approuvée, et exécuter d’autres actions en fonction des besoins de votre entreprise.

Améliorez vos processus métier avec iGuana iDM.

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2018-03-13T09:09:41+00:00 1 mars, 2018|