Comment votre organisation traite-t-elle le courrier entrant, particulièrement maintenant que la majorité de vos collaborateurs sont en télétravail ? Comment vous assurez-vous que les bonnes personnes dans les bons départements (ressources humaines, finances, service à la clientèle, etc.) aient accès à temps au courrier quotidien ? Si c’est un défi qui se pose à vous, iGuana a la solution qu’il vous faut. Avec iGuana iDM Digital Mailroom (Salle de courrier numérique / Salle de courrier digitale), vous pouvez créer au sein de votre organisation un hub virtuel sur lequel tout ce qui entre en matière de correspondance et de courrier professionnel est traité dès son arrivée, est transféré automatiquement aux bonnes personnes, et est archivé sous forme électronique dans le respect des obligations légales.
Une solution totale pour l’automatisation de votre salle du courrier
La solution iGuana iDM Digital Mailroom (Salle de courrier numérique / Salle de courrier digitale) est une solution logicielle totale pour l’automatisation de la salle du courrier, qui a été développée pour scanner, capturer et classifier tous les types de courrier entrant (papier et électronique), les distribuer aux bonnes personnes au sein de votre organisation, et les archiver sous forme électronique dans le respect des obligations légales. iGuana iDM vous permet de traiter et distribuer virtuellement tous les types de courrier entrant, tels que factures, bons de commandes, lettres de réclamation, demandes de prêt ou d’hypothèque, formulaires de feedback, déclarations de sinistres, contrats, et toutes sortes d’autres documents entrants.
Étape 1 : Scanning et capture du courrier entrant
La solution iGuana iDM Digital Mailroom (Salle de courrier numérique / Salle de courrier digitale) permet de scanner et capturer efficacement tout le courrier (papier ou électronique) qui entre à partir de n’importe quelle source ou n’importe quel appareil. Vous pouvez par exemple scanner sans difficulté le courrier papier que vous recevez, à l’aide de votre appareil multifonctions ou de votre scanner. Le courrier et les lettres ainsi scannés sont automatiquement introduits dans le logiciel iGuana iDM et traités. Tout le courrier qui entre déjà sous forme électronique, par ex. les e-mails que vous recevez, sont eux aussi importés automatiquement dans iGuana iDM.
Étape 2 : Classification automatique du courrier entrant (option)
Si vous le souhaitez, le logiciel iGuana iDM Digital Mailroom (Salle de courrier numérique / Salle de courrier digitale) peut classifier automatiquement tout votre courrier entrant. Le système iGuana iDM identifie si le document entrant est un contrat, une facture, un formulaire de demande, une déclaration d’impôt, une déclaration de sinistre, etc. Comme le logiciel iGuana iDM utilise une technologie sophistiquée de classification, il est capable de classifier automatiquement divers types de documents, qu’ils soient structurés (par ex. enquêtes, questionnaires, formulaires), semi-structurés (par ex. factures, bons de commande) ou non structurés (par ex. lettres, contrats, rapports).
Étape 3 : Extraction de données dans le courrier entrant (option)
Le logiciel iGuana iDM Digital Mailroom (Salle de courrier numérique / Salle de courrier digitale) peut extraire automatiquement des données d’un éventail de courrier entrant, structuré ou non structuré, tel que demandes d’hypothèques, déclarations d’impôts, questionnaires, demandes de cartes de crédit, contrats, factures, etc. Les données peuvent être extraites via OCR (reconnaissance optique des caractères) pour ce qui concerne le texte imprimé, via ICR (reconnaissance intelligente des caractères) pour ce qui concerne le texte manuscrit, via OMR (reconnaisse optique de marques) pour un large éventail de coches, et via la reconnaissance d’une grande variété de codes-barres. L’extraction de texte complet est également possible si vous souhaitez mettre des PDF consultables à la disposition de vos collaborateurs.
Étape 4 : Distribution et transfert de courrier entrant
Le logiciel iGuana iDM Digital Mailroom (Salle de courrier numérique / Salle de courrier digitale) distribue / transfère le courrier entrant à la bonne personne dans votre organisation, sur la base de règles ou de workflows prédéfinis. Les factures par exemple sont envoyées à la comptabilité, les déclarations de sinistres sont envoyées au service responsable du traitement des dossiers, les lettres de réclamation sont envoyées au service à la clientèle, etc. Le destinataire du courrier recevra une notification l’avertissant qu’un nouveau courrier requiert son attention. Vos collaborateurs pourront également se connecter à iGuana iDM pour vérifier leur liste de tâches personnelle et voir quels courriers ils ont encore à traiter.
Étape 5 : Archivage du courrier entrant dans le respect des obligations légales
Tous les documents / toute la correspondance d’affaires, traités et transférés par le logiciel iGuana iDM Digital Mailroom (Salle de courrier numérique / Salle de courrier digitale) sont ensuite archivés automatiquement dans une structure logique dans iGuana iDM. iGuana iDM fait office d’archive numérique conforme aux normes légales pour vos documents. Cela signifie qu’un utilisateur autorisé disposant des droits nécessaires peut facilement et de façon sûre rechercher, trouver, consulter et effectuer toute action avec le courrier entrant traité et archivé dans iGuana iDM.
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