Nous pouvons numériser des cartes à fenêtre ‘Aperture Cards’ et les convertir en images numériques de haute qualité. Que vos cartes à fenêtre contiennent des dessins industriels, plans de construction, rendus architecturaux, plans de fabrication, dessins techniques, schémas, diagrammes ou d’autres documents, nous pouvons tous les convertir et ensuite les dématérialiser. Nos équipements sophistiqués sont capables de déchiffrer des données Hollerith (code en forme de perforations, utilisé pour l’indexation) sur vos cartes à fenêtre et de restituer des informations utilisables à propos de vos documents. S’il n’y a pas de données Hollerith, nous pouvons reconnaître des informations imprimées ou écrites à la main sur les cartes, et les indexer manuellement.

Vous pouvez aisément préserver vos précieux documents, améliorer l’accès, leur récupération et leur lisibilité, et réaliser un important gain de temps et d’argent simplement en convertissant vos cartes à fenêtre au format numérique. Avec plus de 30 années d’expérience dans le domaine de la numérisation, de l’indexation et de l’archivage de gros volumes de documents, nous savons tout ce qu’il faut savoir sur la dématérialisation de cartes à fenêtre. Les services de conversion fournis par notre division ScanFactory sont exécutés par des collaborateurs qualifiés et possédant une habilitation de sécurité, spécialisés dans la numérisation de qualité de cartes à fenêtre.

Équipement et technologie de pointe

Nous utilisons des scanners de cartes à fenêtre très sophistiqués qui fournissent une qualité d’image exceptionnelle et des données d’indexation précises, même au départ de cartes en mauvais état ou présentant un faible contraste. La technologie d’imagerie numérique de pointe permet de créer des images sensiblement améliorées et propres, avec une résolution optimale (la qualité est même souvent meilleure que l’original). Nos scanners sont également capables d’extraire automatiquement les données Hollerith (données sous forme de perforations) et d’indexer automatiquement les scans des cartes à fenêtre. Nous utilisons en outre notre technologie propriétaire, ScanFactory Resource Planning (SRP), pour contrôler, rationaliser et automatiser toutes nos activités de numérisation, de A à Z. Le système SRP a été entièrement développé en interne par notre personnel spécialisé. Son principal objectif est de réduire l’intervention humaine à un minimum et de supprimer le risque d’erreur humaine. Cette technologie unique et hautement sophistiquée offre une traçabilité totale et propose une fonctionnalité complète de rapportage en temps réel.

Portail Clients

Le Portail Clients vous permet de rechercher et consulter le statut des cartes à fenêtre traitées par ScanFactory, à n’importe quel moment (par ex. ‘en cours de transport’, ‘en cours de numérisation’, etc.). Le Portail permet également de transmettre des demandes de numérisation en urgence ou de livraison physique en urgence de vos cartes à fenêtre, ainsi que de visualiser l’historique complet de telles demandes. Toutes les informations et métadonnées à propos de vos cartes à fenêtre, y compris leur emplacement physique exact, sont stockées dans la base de données du SRP et peuvent être récupérées sur demande.

Processus de numérisation et de conversion de cartes à fenêtre

Un ensemble de procédures clairement définies pilotent chaque étape de notre processus de numérisation / conversion : Enlèvement de vos cartes à fenêtre, Transport & admission dans notre site, Préparation, Numérisation, Indexation, Contrôle de la qualité, Livraison des images et des métadonnées. Nos consultants expérimentés travailleront avec vos collaborateurs pour déterminer les exigences spécifiques associées à votre projet. Toutes nos procédures sont conçues pour garantir un degré élevé de qualité et de précision, pour votre satisfaction.

Nos opérateurs ScanFactory sont des professionnels formés et équipés pour traiter les cartes à fenêtre avec soin.

Un projet classique de conversion comporte les étapes suivantes :

• Un de nos consultants rencontre vos collaborateurs pour déterminer les besoins pour votre projet.
• Un véhicule iGuana sécurisé et scellé vient enlever vos cartes à fenêtre et les livre dans notre site de conversion.
• Nos opérateurs ScanFactory spécialisés préparent, numérisent et indexent vos cartes à fenêtre selon vos spécifications.
• Les images numériques et les métadonnées vous sont livrées en toute sécurité par VPN ou sur un disque crypté, dans le format de votre choix.

Contrôle de la qualité et amélioration des images

Nos opérateurs passent la majorité de leur temps à contrôler la qualité et à adapter les images avant qu’elles ne soient produites (pas après), afin d’éviter qu’il y ait la moindre correction à faire sur les images finales. Généralement, les cartes à fenêtre contiennent des documents grand format (format large), tels que des dessins industriels. Dans certains cas cependant, plutôt qu’une seule grande image, la carte à fenêtre peut contenir deux ou quatre ou plus d’images séparées. Nous avons développé des méthodes pour séparer efficacement les images multiples et veiller à ce qu’elles soient correctement identifiées sur la carte. Nous vérifions la qualité de chaque image et, s’il y a nécessité de faire des corrections, celles-ci sont effectuées immédiatement. Un contrôle final de la qualité confirme que toutes les étapes ci-dessus ont été correctement exécutées. De plus, notre système SRP possède des fonctions de contrôle de la qualité embarquées, comme tous les scanners utilisés chez ScanFactory. Notre Quality Supervisor est automatiquement averti par le système SRP en cas de problème de qualité.

Nous savons par expérience que des cartes à fenêtre peuvent avoir été filmées de différentes manières. Certaines cartes à fenêtre sont la tête en bas, retournées, positives, ou à polarisation inversée. Aucun problème ! Nous appliquons des fonctions d’amélioration d’image automatiques et manuelles, telles que rotation manuelle ou automatique des images, balance automatique du blanc, recadrage / rognage. Détail important, le module d’amélioration d’image du SRP utilise un serveur 16 cœurs dédié exclusivement au traitement d’image après la numérisation, et exécute une série de fonctions algorithmiques complexes d’amélioration des images.

Enfin, nos collaborateurs sont formés à appliquer les principes de gestion de la qualité ISO 9001 dans tous les aspects de leur travail.

Indexation

Nous pouvons indexer vos documents en extrayant automatiquement les données Hollerith (données sous forme de perforations) de vos cartes à fenêtre. S’il n’y a pas de données Hollerith (les cartes à fenêtre ne comportent en effet pas systématiquement des perforations), nos scanners peuvent lire des informations imprimées ou écrites à la main sur les cartes, et nous pouvons indexer les images manuellement. Comme services supplémentaires, nous proposons l’OCR pour les fichiers PDF textes recherchables, l’incorporation d’images dans des documents, et la préparation d’images et d’informations d’index pour importation dans vos systèmes et bases de données fonctionnant en arrière-plan, comme votre DMS ou toute autre application.

Livraison des métadonnées et des images

La livraison des images et des métadonnées peut être effectuée soit par le biais d’une méthode de transfert direct de fichier (VPN) ou via un support de stockage externe (par ex. disque dur crypté, clé USB). C’est vous qui décidez l’option qui vous convient le mieux. La livraison est un processus entièrement automatisé qui est intégralement piloté par le système SRP. Pendant la numérisation, toutes les images scannées et les métadonnées sont stockées directement dans la base de données du SRP. Ces images et métadonnées sont automatiquement exportées du SRP, sans la moindre intervention humaine. Vous disposez par conséquent d’une flexibilité quasiment illimitée pour le choix des formats de fichiers d’images et de métadonnées.