Vous êtes à la recherche d’un partenaire expérimenté pour prendre soin de votre archive médicale afin de pouvoir vous-même vous concentrer sur votre mission première, qui est de prendre soin de vos patients ?

Vous trouvez que la gestion de votre archive patients est un processus coûteux qui vous demande énormément de temps, d’efforts et de travail administratif ? Vous aimeriez libérer l’espace actuellement occupé par votre archive, le réaffecter et réduire vos frais de gestion des dossiers ? Vous êtes submergé par tous les processus et procédures à mettre en place pour garantir le respect des réglementations ainsi que la protection et la sécurité des documents confidentiels présents dans votre archive ? Vous devez penser à une foule de détails pour garantir les bonnes conditions de stockage de documents médicaux ainsi que la continuité du travail en cas de catastrophe ? Sans oublier la tenue d’un calendrier de conservation et la destruction des documents à éliminer ? Pour terminer, vous devez probablement aussi numériser chaque jour des dossiers de nouveaux patients de façon à ce que les médecins puissent les consulter sous forme électronique ?

Si tout ceci vous concerne, notre équipe expérimentée de spécialistes en matière de gestion d’archives et de dossiers peut vous aider ! iGuana peut s’occuper à votre place de tout ce qui précède, vous aider à réduire vos coûts, et vous décharger une fois pour toutes de tout souci à propos de la gestion de votre archive médicale.

Notre solution complète pour la sous-traitance de la gestion d’une archive médicale en quelques points

Optez pour notre solution complète de gestion d’archives, et ne vous faites plus jamais de soucis à propos de votre archive médicale.
Nous nous occupons de tout. C’est aussi simple que cela.

Inventaire de l’archive patients existante, transport et stockage hors site

Notre équipe dresse un inventaire complet, sur site, de toute votre archive existante de dossiers patients, et enregistre chaque dossier individuel dans notre système de pointe de gestion d’archives. Ensuite, nous emballons soigneusement vos dossiers médicaux dans des boîtes d’archives spécialement conçues, et les transportons en toute sécurité vers notre site de stockage sécurisé. Tout au long de ce processus, le statut et l’emplacement exacts de chaque dossier sont connus en temps réel, ce qui signifie que vous ne devez jamais craindre qu’un quelconque document ne passe à travers les mailles.

Enlèvement à intervalles réguliers des nouveaux documents médicaux générés chaque jour

Outre les dossiers médicaux existants qui constituent votre archive patients, vous avez un afflux quotidien de nouveaux documents liés aux patients, qui doivent également être archivés et gérés. Par exemple des documents concernant de nouvelles admissions de patients. Nous venons enlever ces documents sur votre ou vos sites hospitaliers, à intervalles réguliers et convenus au préalable, et nous les transportons vers notre site de stockage et de numérisation. Nous scannons ensuite ces documents et les associons aux bons dossiers de patients dans le système d’archivage électronique iGuana iDM.

Gestion des délais de conservation des dossiers médicaux et destruction confidentielle

Nous développons un plan de conservation individuel pour chaque type de dossier / document. À partir de ce moment-là, vous n’avez plus à vous faire de soucis à propos des dossiers à conserver et pour quelle durée. Notre système émet automatiquement des rappels à l’intention de notre personnel, afin d’avertir nos experts lorsque des documents peuvent légalement être détruits. Les dossiers médicaux à éliminer sont ensuite transportés vers le site de destruction confidentielle agréé afin d’y être détruits de façon sûre et en accord avec les normes s’appliquant à la destruction de dossiers médicaux. Un certificat officiel de destruction est ensuite émis.

Logiciel pour accéder aux dossiers médicaux et pour demander la numérisation ou la livraison physique de dossiers

Nous fournissons à votre personnel médical / vos médecins un accès sécurisé au logiciel de gestion documentaire & d’archivage électronique iGuana iDM. Grâce à ce logiciel, les médecins ont accès aux dossiers médicaux électroniques de leurs patients. Ils peuvent voir quels dossiers ou documents n’ont pas encore été numérisés, et le cas échéant demander que ces documents papier soient numérisés s’ils en ont besoin. Ils peuvent également demander que des dossiers leur soient livrés physiquement. Le logiciel iGuana iDM conserve les informations à propos de l’emplacement physique des dossiers papier dans notre espace de stockage. Ces dossiers peuvent ainsi être rapidement localisés, scannés (ou livrés physiquement) sur demande, et mis à la disposition du médecin demandeur via le système iGuana iDM.

Intégration avec votre système de prise de rendez-vous, SIH et DPI

Nous pouvons intégrer le logiciel d’archivage électronique iGuana iDM avec votre programme de gestion des rendez-vous, tel que UltraGenda. Grâce à cette intégration, les opérateurs d’iGuana savent à l’avance quels documents de patients doivent être scannés et livrés aux médecins sous forme électronique, suffisamment avant les rendez-vous avec les patients concernés. Les médecins ont ainsi toujours accès aux dossiers de leurs patients au moment voulu, d’une simple pression sur un bouton. Nous pouvons en outre intégrer notre logiciel via HL7 avec votre système SIH (système d’information hospitalier) et votre système DPI (dossier patient informatisé), offrant ainsi aux médecins une vue unifiée de chaque patient et de son dossier complet.