Bent u op zoek naar een ervaren partner die u de zorg voor uw medisch archief uit handen kan nemen zodat u zich op uw kerntaak van patiëntenzorg kunt richten?
Vindt u het beheer van uw patiëntenarchief een tijdrovende en dure aangelegenheid die veel moeite kost en een grote administratieve belasting vormt? Wilt u uw bestaande archiefruimte leegmaken en een andere bestemming geven en tegelijk de kosten voor archiefbeheer verlagen? Raakt u overweldigd door alle processen en procedures die u moet invoeren om de naleving van de wet- en regelgeving permanent te garanderen en de veiligheid en beveiliging van vertrouwelijke documenten in uw archief te waarborgen? Wat met alles waaraan u moet denken om goede opslagomstandigheden voor medische documenten en uw bedrijfscontinuïteit te waarborgen bij een ramp? Hoe zit het met uw bewaarplanning en de vernietiging van documenten die u niet langer hoeft te bewaren? Moet u ten slotte ook dagelijks nieuwe patiëntendossiers scannen zodat zij in digitaal formaat voor de artsen beschikbaar zijn?
Zo ja, dan kan ons ervaren team van archiefbeheerspecialisten u helpen! iGuana kan het volledige beheer van u overnemen, u helpen om uw kosten te verlagen en een einde maken aan al uw zorgen over het beheer van uw medisch archief.
Onze allesomvattende outsourcingoplossing voor medisch archiefbeheer in een notendop
Kies voor onze all-inoplossing voor archiefbeheer en u hoeft zich nooit meer zorgen te maken over uw medisch archief.
Wij zorgen voor alles. Zo eenvoudig is het.
Inventarisatie van het bestaande patiëntenarchief, vervoer en externe opslag
Ons team inventariseert ter plaatse uw volledige archief van bestaande patiëntendossiers en registreert elk dossier apart in ons geavanceerde archiefbeheersysteem. Daarna verpakken wij uw medische dossiers zorgvuldig in speciaal ontworpen archiefdozen en vervoeren ze veilig naar onze beveiligde opslagfaciliteit. Gedurende het hele proces is de exacte status en locatie van elk dossier in real time bekend, waardoor u zich geen zorgen hoeft te maken dat er ooit een document door de mazen van het net glipt.
Ophaling op gezette tijden van nieuwe, dagelijks geproduceerde medische documenten
Naast de bestaande medische dossiers waaruit uw patiëntenarchief bestaat, zal er ook een dagelijkse instroom van nieuwe patiëntgebonden documenten zijn die moeten worden gearchiveerd en beheerd. Deze kunnen bijvoorbeeld te maken hebben met nieuwe patiënten. Wij halen deze documenten op uw ziekenhuiscampus(sen) op geregelde, vooraf overeengekomen tijdstippen op en vervoeren ze naar onze opslag- en scanfaciliteit. Daar worden deze documenten gescand en aan het juiste patiëntendossier toegevoegd in het iGuana iDM digitaal archiveringssysteem.
Bewaarplanning en vertrouwelijke vernietiging van medische dossiers
Wij stellen voor elk type dossier of document een apart bewaarplan op. Daarna hoeft u zich nooit meer zorgen te maken over welke dossiers moeten worden bewaard en voor hoelang. Ons systeem stuurt automatisch herinneringen naar onze medewerkers zodat onze experts weten wanneer de betrokken documenten wettelijk gezien vernietigd mogen worden. Medische dossiers die voor vernietiging in aanmerking komen, worden dan vervoerd naar een gecertificeerde faciliteit voor vertrouwelijke vernietiging overeenkomstig de voorschriften voor de vernietiging van medische documenten. Achteraf krijgt u een officieel certificaat van vernietiging.
Software voor toegang tot medische archieven en verzoeken om documenten fysiek te leveren of te scannen
Wij bieden uw medisch personeel / artsen beveiligde toegang tot de iGuana iDM software voor documentbeheer & digitale archivering. Wanneer zij inloggen op de software, hebben artsen toegang tot de elektronische medische dossiers van hun patiënten, zien zij welke dossiers of documenten nog niet zijn gedigitaliseerd en kunnen zij vragen om die papieren documenten te scannen wanneer zij die nodig hebben. Zij kunnen ook vragen dat de fysieke dossiers aan hen worden bezorgd. De iGuana iDM software houdt informatie bij over de fysieke locatie van de papieren dossiers in onze opslagfaciliteit zodat zij gemakkelijk kunnen worden teruggevonden, op verzoek gescand (of fysiek geleverd) en via het iGuana iDM systeem beschikbaar gesteld aan de arts die erom vraagt.
Integratie met uw afsprakensysteem, HIS & EPD
Wij kunnen de iGuana iDM software voor digitale archivering integreren met uw afsprakensysteem, zoals UltraGenda. Dankzij deze integratie weten de medewerkers van iGuana vooraf welke patiëntendocumenten zij moeten scannen en ruim vóór de afspraak met de patiënt in digitaal formaat naar de arts moeten sturen. Artsen hebben dus altijd met één druk op de knop tijdig toegang tot de patiëntendossiers die zij nodig hebben. Daarnaast kunnen wij ons systeem via HL7 ook integreren met uw HIS (Hospital Information System – ziekenhuisinformatiesysteem) en uw EPD (Elektronisch Patiënten Dossier), waardoor artsen een totaaloverzicht van elke patiënt en zijn of haar complete dossier ter beschikking hebben.
Waarom iGuana?
U kunt erop vertrouwen dat iGuana zorg zal dragen voor uw patiëntendossiers en medisch archief. En wel om deze redenen:
Dankzij onze decennialange ervaring in het opslaan, inventariseren, scannen, indexeren en archiveren van enorme hoeveelheden documenten en in het beheren van grootschalige archiveringsprojecten in de medische sector kan iGuana u een eenvoudige, veilige en kostenefficiënte oplossing bieden. U bespaart tijd, geld en moeite en kunt u helemaal op uw kerntaak van patiëntenzorg richten terwijl wij voor u uw archief beheren. Neem vandaag nog contact op met een van onze experts!
Win gratis advies in