Externe archiefopslag, archiefbeheer en bewaarplanning

Onze beveiligde oplossing voor langdurige documentenopslag met bewaarplanning biedt betaalbaar archiefbeheer op maat van uw persoonlijke behoeften. Wij kunnen u helpen om ruimte vrij te maken en uw documenten, dossiers en archieven doeltreffend te beheren door: ze in onze beveiligde opslagfaciliteit op te slaan en u op elk ogenblik op verzoek toegang ertoe te bieden, een apart bewaarplan voor elk type dossier of document op te stellen, ze veilig te vernietigen en u een certificaat van vernietiging te bezorgen. U kunt uw bestaande archiefruimte optimaal benutten of er een andere bestemming aan geven en komaf maken met uw kosten voor archiefbeheer, terwijl u toch blijft genieten van alle voordelen die interne archiefopslag biedt, en aan alle wettelijke voorschriften voldoet.

Kortom, onze totaaloplossing voor langdurige archiefopslag, archiefbeheer en bewaarplanning omvat:

  • volledige inventarisering van uw archief, vervoer naar onze beveiligde archiefopslagfaciliteit, opslag in een gecontroleerde omgeving
  • verwerking van dringende verzoeken, m.a.w. fysieke levering op verzoek of scannen op verzoek van de documenten die u nodig hebt
  • bewaarplanning met verzending van herinneringen met de data waarop uw documenten wettelijk mogen worden vernietigd, en gecertificeerde vertrouwelijke vernietiging

Dankzij onze decennialange ervaring in het opslaan, inventariseren, scannen en indexeren van enorme hoeveelheden documenten en in het beheren van grootschalige informatie- en archiefbeheerprojecten (RIM – Records & Information Management) kan iGuana u een eenvoudige, veilige en kostenefficiënte oplossing bieden. U bespaart tijd, geld en moeite en kunt u helemaal op uw kerntaken richten terwijl wij voor u uw archief beheren.

Voordelen van beveiligde externe archiefopslag

U en uw archief zijn in goede handen bij iGuana’s ervaren experts in archief- en documentbeheer die allemaal een veiligheidsonderzoek hebben ondergaan!

  • Uw archief wordt zo snel mogelijk leeggemaakt, waardoor de ruimte voor andere doeleinden kan worden gebruikt en uw operationele kosten dalen.
  • iGuana inventariseert uw volledige papieren archief en alle documenten worden zorgvuldig geregistreerd.
  • U hebt via ons Klantenportaal altijd snel en eenvoudig toegang tot uw documenten van achter uw bureau.
  • Uw documenten worden u op verzoek fysiek bezorgd of in digitaal formaat gemaild of rechtstreeks naar uw DMS gestuurd.
  • Dankzij de track & tracefunctie hebt u in real time volledige controle over uw archief en weet u precies waar uw dossiers zijn.
  • Voor elk type dossier / document wordt een apart bewaarplan opgesteld en wordt bepaald wat mag worden vernietigd.
  • Dossiers / documenten die het einde van hun bewaartermijn hebben bereikt, worden op een vertrouwelijke manier vernietigd, met certificaat van vernietiging.
Ontdek onze allesomvattende oplossing voor medisch archiefbeheer

Privacy en beveiliging

iGuana neemt privacy, beveiliging en gegevensbescherming heel ernstig. Wij beschikken over een interne Data Protection Officer (DPO) die ervoor verantwoordelijk is dat het interne privacy- en beveiligingsbeleid volledig wordt nageleefd en dat de procedures worden toegepast met inachtneming van de Algemene Verordening Gegevensbescherming en de ISO 27001-norm inzake informatiebeveiliging.

  • Interne DPO
  • Strikte toegangscontroles; rond de klok monitoring
  • Beveiligingscamera’s, videobewakingssysteem
  • Verbod op het gebruik van Wi-Fi en mobiele telefoons
  • Achtergrondcontroles en geheimhoudingsovereenkomsten
  • Beveiligd vervoer en verzegelde opslag
  • Beveiligde levering van documenten (fysiek of digitaal)
  • Certificaat van vertrouwelijke vernietiging

Informatieaanvraag

Wij horen graag van u. Een van onze specialisten neemt zo snel mogelijk contact met u op.