AZ Groeninge is een groot opleidingsziekenhuis en een van de oudste ziekenhuizen van België. Het is geaffilieerd met het Vlaams Ziekenhuisnetwerk KU Leuven en maakt deel uit van het E17-netwerk in de stad Kortrijk. Het ziekenhuis werkt al sinds 2003 samen met Kodak Alaris en iGuana, toen het met scanners van Kodak Alaris en iGuana’s zelf ontwikkelde software oude papieren medische dossiers is beginnen scannen en gestart is met de aanmaak van digitale patiëntendossiers.

Uitdaging

AZ Groeninge is een digitaal geavanceerde organisatie die van de digitalisering van de patiëntengeschiedenis een echt succesverhaal heeft gemaakt. Dankzij een doeltreffende transformatiestrategie die sinds 2014 zowel dagelijkse klinische dossiers als archiefdossiers omvat, heeft het ziekenhuis de omslag gemaakt van een papierintensieve naar papierarme werking. Elk individueel patiëntendossier bestaat nu voor 90 procent in digitale vorm. Het medisch archiefteam in Scan Factory is verantwoordelijk voor het dagelijks scannen van nieuwe klinische documenten naarmate die worden geproduceerd.

Aangezien de scanners van 2003 het einde van hun leven hadden bereikt, vroeg Coördinator Medisch Archief Bart Dobbelaere iGuana welke nieuwe technologie zij kon aanbevelen. Met een team van twee mensen dat dagelijks gemiddeld 10.000 en op piekmomenten zelfs tot 15.000 papieren documenten verwerkt, waren een vlotte workflow, gebruiksgemak, snelle doorvoer en superieure beeldkwaliteit essentiële criteria waaraan deze nieuwe technologie moest voldoen.

Oplossing

iGuana raadde hem twee Kodak i4250 productiescanners aan omdat deze zowel diverse productiviteitsverhogende kenmerken, zoals snelheden tot 110 pagina’s per minuut / 220 beelden per minuut en een papierinvoer van 500 vel voor continue documenttoevoer, als een uitmuntende beeldkwaliteit bieden.

De oplossing omvatte ook de Kodak Capture Pro Software die grote hoeveelheden papieren documenten snel kan omzetten in beelden van hoge kwaliteit. De Capture Pro Software biedt intelligente technologieën die de productiviteit en efficiëntie verhogen, zoals Intelligent Exception Handling, die de onmiddellijke validering van formulieren waarborgt zodat al bij het digitaliseren wordt vastgesteld welk stukje informatie (zoals een handtekening) eventueel ontbreekt en dit probleem kan worden verholpen, en Intelligent Barcode Reading, die uitermate nauwkeurige gegevensextractie biedt en de configuratie sterk vereenvoudigt. Ook de iGuana iDM Suite – een geavanceerd softwareplatform – was onderdeel van de totale workflowoplossing. Na het scannen komen de documenten direct in iGuana iDM terecht en worden ze automatisch in het correcte patiëntendossier in het EPD-systeem (Elektronisch Patiënten Dossier) van het ziekenhuis geklasseerd. De barcodeherkenningstechnologie van het platform herkent de barcodes op de scheidingspagina’s in elk gescand dossier en de inhoud ervan, waardoor iGuana iDM het binnen de software kan klasseren en voor elk dossier een logische boomstructuur kan aanmaken.

Voordelen

Een van de grootste voordelen van de gecombineerde Kodak Alaris / iGuana-oplossing is dat de gebruikers geen moeilijk leertraject moeten doorlopen. “Dankzij de gebruiksvriendelijkheid kon het team vanaf dag 1 alle voordelen ervan ten volle benutten”, aldus Bart Dobbelaere. “Het scanproces verloopt vlot en efficiënt dankzij scanners die een groot aantal media, documenttypes en -formaten aankunnen, en geavanceerde technologieën zoals Intelligent Document Protection, die het scannen stopt zodra er metaal wordt gedetecteerd. Ook de intuïtieve en gebruiksvriendelijke Capture Pro Software draagt bij aan een vlotte workflow en zodra een partij documenten is gescand, wordt de informatie naadloos gerout naar het iGuana-systeem waar ze wordt geklasseerd en geïndexeerd, wat de productiviteit nog verder verhoogt.”

Het is van het grootste belang ervoor te zorgen dat de artsen een volledig overzicht hebben van de voorgeschiedenis van hun patiënten. De documenten worden in digitaal formaat centraal gearchiveerd op een sterk beveiligde, wijzigingsbestendige en gestructureerde manier en dankzij de naadloze integratie tussen iGuana iDM en het EPD-systeem van AZ Groeninge kunnen artsen in luttele seconden informatie opzoeken en terugvinden.

Door de grote consistentie die de oplossing biedt bij het nauwkeurig indexeren en klasseren van enorme volumes gegevens die dagelijks worden ingevoerd, en het naadloos routen van alle patiënteninformatie naar de juiste dossiers zodat de artsen er met één klik toegang toe hebben, maken de zorgprofessionals van het ziekenhuis, die vertrouwen hebben in het systeem, nu ook meer gebruik van digitale processen.

Dankzij de papierarme werkprocessen in het hele ziekenhuis produceren de artsen beduidend minder papieren documenten dan de jaren ervoor. Niettemin zorgt elke doktersafspraak nog voor gemiddeld vier tot zes documenten die moeten worden gescand. Op een doorsneedag kan dat oplopen tot in totaal 10.000 pagina’s.

De papieren documenten worden twee tot drie keer per dag verzameld bij de artsen en in Scan Factory wordt de hele dag door gescand. Het team bepaalt de scanvolgorde op basis van hun ruime ervaring en begrip van elke specialiteit. Een vlot verloop van de hele operatie is van cruciaal belang aangezien Scan Factory verwerking binnen 48 uur garandeert.

In het iGuana iDM-systeem zijn meer dan een miljoen patiëntendossiers centraal gearchiveerd in digitaal formaat. Deze zijn allemaal toegankelijk voor de artsen via het EPD-systeem van het ziekenhuis. Hoewel de meeste patiëntengegevens (met inbegrip van historische gegevens) in elektronische vorm worden bewaard, wordt sommige cruciale informatie nog steeds in papieren formaat in historische archieven bewaard. Deze zijn opgeslagen in een 3000 m² grote faciliteit op 5 km van het ziekenhuis. Indien een bepaald document nog niet is gescand, kan een arts het fysieke dossier opvragen en nadat het is teruggevonden, digitaliseert Scan Factory het hele dossier zodat het digitaal beschikbaar is bij de volgende afspraak met de patiënt.

In België is het wettelijk verplicht documenten 30 jaar na de laatste afspraak bij te houden (of bij minderjarigen tot 30 jaar na hun 18e verjaardag). Hoewel veel dossiers al volledig zijn gedigitaliseerd, heeft het ziekenhuis nog een lange weg te gaan voordat het helemaal papiervrij zal zijn. Het team benut kalmere perioden om ongeveer 400 oude dossiers per jaar te scannen en te digitaliseren.

Scan Factory bij AZ Groeninge

AZ Groeninge Scan Factory - Medical Archives & Patient Archives Department

 

AZ Groeninge’s Scan Factory-team aan het werk

AZ Groeninge Scan Factory Team at Work - Scanning & Digitization of Medical Records & Patient Files

 

Contacteer Ons