Documentbeheer voor de gezondheidszorg: één platform voor uw volledige documentstroom
Zorginstellingen staan onder voortdurende druk. Ze moeten kwaliteitsvolle patiëntenzorg bieden én tegelijk een groeiende stroom documenten in goede banen leiden: medische dossiers, laboratoriumformulieren, facturen, personeelsdossiers, leverancierscontracten. Die documenten komen in papieren én digitaal formaat binnen, vanuit uiteenlopende systemen en afdelingen.
iGuana iDM biedt een platform dat elk type document vastlegt, centraal beheert en archiveert, en integreert in de bestaande IT-omgeving van de zorginstelling. Dat omvat ziekenhuisinformatiesystemen (HIS), laboratoriuminformatiesystemen (LIS) en financiële systemen, via ingebouwde HL7-connectoren en standaardintegraties. Artsen en administratieve medewerkers raadplegen gearchiveerde documenten rechtstreeks vanuit hun vertrouwde werkomgeving, zonder extra schermen of aparte logins.
Voor medische dossiers betekent dit dat bestaande papieren archieven volledig worden gedigitaliseerd en dat nieuwe patiëntendocumenten vanaf dag 1 direct worden gescand en geklasseerd in het elektronisch medisch dossier (EMD). De koppeling met het afsprakensysteem bepaalt automatisch welke dossiers prioriteit krijgen. Laboratoriumformulieren worden gescand, gevalideerd en verwerkt zodat het LIS foutloze instructies ontvangt. De verwerking is volledig schaalbaar: van enkele honderden tot tienduizenden orders per dag.
Ook financiële en administratieve processen worden gestroomlijnd. Inkomende facturen worden gescand, gegevens zoals leveranciersnaam, factuurnummer en bedrag worden automatisch uitgelezen, en een geautomatiseerde goedkeuringsworkflow start direct. Alles is raadpleegbaar via de ERP-interface. Personeelsdossiers, arbeidscontracten, ziekteverzuimformulieren en aanverwante documenten worden centraal gearchiveerd met toegangsbeveiliging per rol. Leverancierscontracten en aankooporders krijgen een eigen elektronisch dossier dat met één klik toegankelijk is.
Wie het scannen niet intern wil uitvoeren, kan dat uitbesteden aan ScanFactory: gespecialiseerde scanprofessionals die grote archieven digitaliseren of dagelijks inkomende post en facturen verwerken. iGuana iDM levert ook de benodigde hardware, verzorgt installatie en onderhoud, en vormt één aanspreekpunt voor alle scan- en archiveringsnoden.
Beveiliging en compliance zijn ingebouwd. iGuana iDM ondersteunt revisievaste archivering, gecontroleerde bewaartermijnen, documentencryptie, elektronische handtekeningen en gedetailleerde auditlogs. Dat maakt het platform conform aan GDPR en de specifieke nalevingsvereisten in de gezondheidszorg.
Meer dan 30 jaar ervaring in documentbeheer voor grote Europese zorginstellingen vormt de basis van elk project. Neem contact op via onze contactpagina om te bespreken hoe iGuana iDM aansluit bij uw specifieke situatie.