Documenten scannen als dienst: vaste kost, geen verrassingen

Kantoormedewerkers besteden volgens diverse schattingen bijna 20% van hun werktijd aan het zoeken naar informatie in papieren dossiers, met een slaagkans van slechts 50%. Bovendien raakt circa 8% van alle papieren documenten verloren en wordt 4% verkeerd gearchiveerd. Dat zijn geen abstracte cijfers: het zijn dagelijkse kosten voor uw organisatie.

Volledig komaf maken met papier is voor de meeste ondernemingen geen realistisch doel op korte termijn. Wat wél haalbaar is: de tijd die uw medewerkers aan papierverwerking besteden sterk terugdringen, zonder dat u een grootschalig digitaliseringsproject hoeft op te starten. Precies daar komt ScanFactory van pas.

ScanFactory is de volledig uitbestede scandienst van iGuana iDM. Gekwalificeerde medewerkers verwerken uw documenten van begin tot einde: van ophalen met een speciaal voertuig tot aflevering van de gescande bestanden klaar voor import in uw DMS, HIS of ERP. Het proces omvat voorregistratie, nummering in genummerde archiefdozen, scheiding en barcoding per dossier, scanning voor- en achterkant in zwart-wit en kleur, doorlopende kwaliteitscontrole en veilige vernietiging of retour van de papieren originelen. Uw organisatie levert geen software, hardware of onderhoud.

Het model werkt als een abonnementsdienst. In plaats van één grote investering vooraf betaalt u een vaste maandelijkse vergoeding. Dat is prettig voor uw boekhouding: geen ongeplande uitgaven, geen verrassingen op het einde van het jaar, en een kost die het management eenvoudig vooraf kan inplannen. U scant wanneer u er nood aan hebt, en schaalt op of af naargelang de drukte.

Het voornaamste voordeel is echter tijd. Uw medewerkers werken aan de taken waarvoor ze zijn aangenomen. Het papierwerk laat u aan ons over. Wilt u weten hoe ScanFactory in uw organisatie past? Neem contact op via onze contactpagina.