Documentbeheer voor KMO's: centraal, veilig en betaalbaar

Documentbeheer is voor veel kleine en middelgrote ondernemingen een dagelijkse strijd. Papieren dossiers, e-mails, facturen en contracten zijn verspreid over verschillende locaties en systemen. Er is geen consistent overzicht van klanten of leveranciers, en controle over wie toegang heeft tot welke documenten is moeilijk te handhaven. Dat hoeft niet zo te zijn.

iGuana iDM biedt een 100% webgebaseerd platform voor documentbeheer dat specifiek aansluit bij de noden van KMO's. U hebt enkel een internetverbinding en een webbrowser nodig. U kiest zelf of het systeem draait op uw eigen servers of in de cloud. Er is geen investering in hardware vereist, en dankzij de intuïtieve interface zijn gebruikers na enkele dagen al volledig productief, zonder formele opleiding.

Alle documenten van een klant, leverancier of partner komen samen in één centrale dossierstructuur. Facturen, contracten, leveringsbonnen, offertes, e-mails en multimediabestanden zoals foto's of video's groeperen per dossier: dat gaat in iGuana iDM snel en logisch. Wanneer een klant belt of een leveranciersfactuur binnenkomt, heeft u onmiddellijk alles bij de hand. Papieren documenten scant u eenvoudig in met een gewone multifunctionele printer of desktopscanner.

Beveiliging is ingebouwd op vier niveaus: groep, gebruiker, document en veld. U bepaalt zelf wie welke documenten mag raadplegen, bewerken of goedkeuren. De boekhouding ziet alleen boekhouddocumenten, een afdelingsmanager ziet wat relevant is voor zijn afdeling, en het management heeft een volledig overzicht. Documenten zijn ook mobiel raadpleegbaar via de iSearch-app voor iPhone en iPad.

Inkomende documenten, zoals leveranciersfacturen of inkomende post, worden bij ontvangst gescand en automatisch doorgestuurd naar de juiste medewerkers. Een ingebouwde goedkeuringsworkflow zorgt er bijvoorbeeld voor dat een factuur eerst door het management wordt goedgekeurd voor ze in de boekhouding wordt verwerkt. Zo verlopen routineprocessen sneller en met minder fouten.

KMO's die overstappen op iGuana iDM, hoeven geen grote IT-projecten op te zetten. Het systeem is volledig onderhoudsvrij en schaalbaar mee met uw groei. Wilt u weten hoe iGuana iDM aansluit bij uw specifieke situatie? Neem contact op met een van onze specialisten voor een persoonlijk gesprek.