On-premise documentbeheer voor politiezones: volledig DMS met AI
Politiezones verwerken dagelijks operationele informatie, persoonsgegevens en gerechtelijke stukken. De combinatie van LED-wetgeving, GDPR en interne vertrouwelijkheidsregels maakt één eis duidelijk: data blijft op eigen infrastructuur. Een externe SaaS-omgeving waarbij documenten in een buitenlandse cloud belanden, is voor veel zones geen aanvaardbaar risico.
iGuana iDM draait volledig on-premise op Windows Server, Linux of SQL Server. Alle functionaliteit, inclusief AI-verwerking, staat op uw eigen hardware. U bepaalt wie toegang heeft, waar data wordt opgeslagen en hoe lang.
Veel politiezones werken vandaag met een beperkte PV-module of een standalone archiefapplicatie. iGuana iDM dekt de volledige documentlevenscyclus:
iDesk: gebruikersinterface voor zoeken, annoteren en documentbeheer met rolgebaseerde toegangscontrole (RBAC)
iCapture: productiescannen en batchverwerking van inkomende post en gescande dossiers
iFlow: workflowbeheer voor goedkeuringen, interne doorstroom en overdracht naar het parket
iStore: revisievast archief met retentiebeleid en WORM-opslag
iForm: automatische herkenning en extractie van formulieren
iSDK: REST API voor koppelingen met bestaande politiesystemen
Elk onderdeel werkt samen in één platform, zonder aparte licenties per module of vendor-afhankelijkheden.
Via MiraKnows.ai integreert iGuana iDM geavanceerde AI-functionaliteit die volledig op uw eigen infrastructuur draait:
Automatische classificatie van inkomende post en gescande PV's
Full-text OCR voor doorzoekbaarheid van historische archieven
Metadata-extractie en validatie bij elke documentopname
Human-in-the-loop validatie bij uitzonderingen, zodat medewerkers de controle behouden
De AI-modellen worden on-premise of in een Belgische cloud geïnstalleerd. Er is geen verplichte verbinding met Amerikaanse clouddiensten.
iGuana iDM v7 voldoet aan NIS2-vereisten met JWT- en Active Directory-authenticatie, AES-256-encryptie, TLS 1.3 en volledige auditlogging van elke documentinteractie. Youston Group, de ontwikkelaar van iGuana iDM, is ISO 27001-gecertificeerd.
De retentiefunctionaliteit in iStore past automatisch de bewaartermijnen toe die gelden voor politionele dossiers, zodat documenten niet langer bewaard worden dan wettelijk toegelaten.
iGuana iDM biedt drie deploymentmodellen: volledig on-premise op eigen servers, hybride met selectieve cloudopslag, of gehost op uw eigen Azure- of AWS-omgeving. Er is geen vendor lock-in: u behoudt controle over licenties, data en infrastructuur.
Voor zones met 200 tot 800 medewerkers werken we met een gefaseerde uitrol per dienst. Zo beperkt u de operationele impact en past elke fase zich aan de specifieke workflows van uw zone aan.
Wilt u zien hoe een on-premise DMS-architectuur eruitziet voor uw zone? Plan een architectuurgesprek of vraag een demo aan via onze iGuana iDM-productpagina. Meer over NIS2-conformiteit vindt u in ons NIS2-artikel.