Peppol is live: staat uw documentarchief er ook klaar voor?

Peppol is in veel Europese landen inmiddels verplicht of sterk aanbevolen voor elektronisch factureren tussen bedrijven en overheid. De technische koppeling staat bij veel organisaties al. Maar de vraag die daarna komt, is minstens even belangrijk: wat doet u met die facturen nadat ze binnenkomen?

Een Peppol-verbinding regelt de ontvangst van een gestructureerd XML-bestand. Wat het niet regelt, is hoe dat document beheerd, gearchiveerd en teruggevonden wordt. Precies daar begint de uitdaging voor financiële en operationele teams.

IGuana iDM vangt binnenkomende Peppol-facturen automatisch op, koppelt ze aan het juiste dossier en slaat ze revisievast op conform GDPR en de toepasselijke bewaarwetgeving. Dat betekent: geen losse bestanden in e-mailboxen, geen handmatig opslaan op een gedeelde schijf, geen vragen bij een fiscale controle over waar factuur nummer 2023-04871 is gebleven.

De koppeling met uw ERP of boekhoudsysteem verloopt via standaard API-integraties. iGuana iDM leest de metadata uit het Peppol-bestand, indexeert automatisch op leverancier, factuurnummer, datum en bedrag, en maakt het document onmiddellijk doorzoekbaar voor de juiste gebruikers. Goedkeuringsworkflows voor inkomende facturen zijn configureerbaar zonder maatwerk: stel drempelwaarden in, wijs goedkeurders toe per afdeling of kostenplaats, en volg de status in realtime.

Voor organisaties die al werken met papieren facturen of gemengde stromen (deels Peppol, deels e-mail, deels papier), biedt iGuana iDM één gecentraliseerde inkomstenstroom. De Digital Mailroom-module digitaliseert papieren facturen via ScanFactory en voegt ze samen met de elektronische stroom in hetzelfde archief. Zo werkt uw boekhoudteam altijd vanuit één waarheid, ongeacht het kanaal waarlangs een factuur binnenkomt.

Peppol live zetten is stap één. Stap twee is zorgen dat uw organisatie er operationeel en juridisch op voorbereid is: een archief dat voldoet aan bewaarplichten, een workflow die menselijke fouten uitsluit en een audit trail die bij elke controle standhoudt. Wilt u weten hoe iGuana iDM dat concreet invult voor uw organisatie? Neem contact op via onze contactpagina.