Personeelsdossiers in iGuana iDM: van ziekenhuis tot HR

Één platform voor patiënt én medewerker

Veel ziekenhuizen die iGuana iDM inzetten voor het beheer van hun patiëntendossiers, maken een logische volgende stap: ook de personeelsdossiers centraliseren in hetzelfde platform. De reden is even eenvoudig als praktisch. Het systeem is al aanwezig, de gebruikers kennen het, en de beveiligings- en compliance-instellingen zijn al afgestemd op de strenge eisen van de zorgsector.

Waarom personeelsdossiers in een DMS?

Een personeelsdossier bevat gevoelige informatie: arbeidscontracten, loongegevens, evaluatiedocumenten, medische attesten en opleidingscertificaten. Al die documenten vereisen gecontroleerde toegang, een volledige audittrail en een bewaartermijn die voldoet aan de GDPR-wetgeving. Een generiek HR-systeem biedt die documentcontrole zelden in de diepte die een ziekenhuis nodig heeft.

iGuana iDM beheert elk documenttype met aparte toegangsrechten per rol. Een HR-medewerker ziet wat hij of zij nodig heeft. Een afdelingshoofd ziet enkel de relevante dossiers van zijn of haar team. Niemand ziet meer dan toegestaan.

Van papier naar digitaal personeelsdossier

Voor ziekenhuizen met bestaande papieren personeelsdossiers voorziet iGuana iDM via ScanFactory een gestructureerde digitalisering. Documenten worden gescand, automatisch geclassificeerd en gekoppeld aan het juiste personeelsprofiel. Dat elimineert zoekwerk en vermindert de kans op misplaatste of verloren documenten.

Eens gedigitaliseerd, kunnen personeelsdocumenten worden opgenomen in geautomatiseerde workflows: goedkeuringsprocessen voor contractwijzigingen, meldingen bij het verlopen van certificaten, of automatische archivering na het einde van een arbeidsrelatie.

Een bewuste keuze, geen toeval

Dat ziekenhuizen hun personeelsdossiers in iGuana iDM plaatsen naast hun patiëntendossiers, is geen toevallige combinatie. Het is een bewuste keuze voor consistentie: dezelfde beveiligingsstandaarden, dezelfde gebruikersinterface, dezelfde compliancevereisten voor beide dossiertypen.

Bent u verantwoordelijk voor documentbeheer in een zorginstelling en overweegt u de stap naar gecentraliseerd HR-documentbeheer? Neem contact op via onze contactpagina en ontdek hoe iGuana iDM uw personeelsdossiers structureert.