Leveranciersfacturen verwerken met MiraKnows.ai en iGuana iDM
Factuurverwerking is voor veel organisaties een tijdrovend proces: documenten binnenkomen, gegevens handmatig invoeren, goedkeuringen opvolgen. De combinatie van MiraKnows.ai en iGuana iDM brengt hier structuur in, van de eerste herkenning tot de definitieve archivering.
MiraKnows.ai is het AI-platform van de Youston Group en is gespecialiseerd in de intelligente verwerking van ongestructureerde documenten. Wanneer een leveranciersfactuur binnenkomt, of die nu per e-mail, scan of digitale upload arriveert, analyseert MiraKnows.ai de inhoud automatisch. Het systeem herkent documenttype, leveranciersgegevens, factuurnummer, bedragen, btw-codes, vervaldatums en regelitems. Daarvoor maakt het gebruik van een combinatie van OCR, patroonherkenning en getrainde AI-modellen die omgaan met variërende factuurlay-outs van verschillende leveranciers.
Na de herkenningsfase worden de geëxtraheerde gegevens via een gestructureerde integratie doorgestuurd naar iGuana iDM. Het documentbeheersysteem ontvangt zowel het oorspronkelijke factuurbestand als de bijbehorende metadata. Binnen iGuana iDM worden facturen automatisch geclassificeerd en gekoppeld aan de juiste leveranciersdossiers. Vervolgens start een configureerbare workflow: afhankelijk van bedrag, kostenplaats of documenttype worden de juiste goedkeurders ingeschakeld. Elke stap wordt gelogd met tijdstempel en gebruikersidentificatie, zodat een volledige audittrail beschikbaar is.
De integratie tussen MiraKnows.ai en iGuana iDM werkt via gestandaardiseerde API-koppelingen. Dit maakt aansluiting op bestaande ERP-systemen mogelijk, zoals SAP, Microsoft Dynamics of andere financiële platformen. Factuurgegevens die in iGuana iDM zijn verwerkt en goedgekeurd, kunnen automatisch worden doorgezet naar het boekhoudpakket of ERP, zonder handmatige hercodering.
Voor organisaties die werken met grote factuurvolumes biedt deze aanpak concrete voordelen: minder handmatige invoer, kortere doorlooptijden, betere compliance met bewaarplicht en GDPR, en een volledig doorzoekbaar digitaal archief. iGuana iDM bewaart facturen revisievast, met ondersteuning voor wettelijke bewaartermijnen per land of sector.
Wilt u weten hoe deze aanpak werkt binnen uw eigen financiële processen? Neem contact op via onze contactpagina voor een demonstratie op maat.