• Document Management for Human Resources (HR) with the iGuana iDM Document Management Software (DMS)

Gestion de documents pour les dossiers personnels

Comme toute organisation, vous avez la pression de devoir gérer vos dossiers personnels (HR) de façon efficace. Vous devez respecter une série de délais et d’exigences réglementaires, tenir à jour tous vos dossiers d’employés et les documents associés, ainsi que garantir la sécurité et l’intégrité des informations sensibles concernant vos employés.

Même si votre organisation possède déjà un système de gestion des ressources humaines (HRM) qui vous permet d’automatiser une série de processus liés aux ressources humaines, il est néanmoins possible que vous ayez un arriéré de documents papier et électroniques qui ne sont pas accessibles d’un simple clic. Par exemple des formulaires pour les impôts, certificats médicaux, formulaires d’assurance santé et de pension, contrats de travail, CV, e-mails, et autres documents administratifs que vous archivez régulièrement.

Notre solution

La solution iGuana iDM pour la gestion des documents des dossiers personnels est conçue pour aider les organisations à capturer tous leurs documents de ressources humaines (papier et électroniques), les archiver de manière sûre dans un répertoire centralisé et les rendre faciles à retrouver pour les membres du personnel autorisés. Cela signifie que vous pouvez obtenir une vue uniforme de vos employés et créer un fichier électronique complet pour chacun d’entre eux.

Archivage de documents

iGuana iDM permet aux organisations de scanner des documents papier, de les indexer et les classer dans une structure de fichiers logique au sein du logiciel. Pour les grands volumes de documents, l’arriéré de dossiers peut être scanné en utilisant une technologie de reconnaissance de codes-barres. Ceci permet à iGuana iDM d’attribuer automatiquement à chaque fichier scanné et à son contenu un classement approprié dans le logiciel, et de créer une arborescence logique pour chaque fichier.

Les documents électroniques existants et neufs tels qu’e-mails, fichiers PDF et MS Office, images et autres documents électroniques sont ainsi enregistrés automatiquement dans cette arborescence logique.

Traitement de formulaires

Si vous avez besoin de capturer des données provenant de formulaires papier, par exemple des demandes de congés d’employés, la solution iGuana iDM peut traiter ces formulaires pour vous et capturer toutes les données nécessaires à l’aide d’un logiciel de reconnaissance optique OCR et OMR. Les données capturées peuvent être utilisées par vos employés ou importées dans votre système de gestion des ressources humaines.

Routage et approbation de documents

Il se peut que votre organisation ait besoin d’une solution pour distribuer et approuver certains documents tels que les demandes d’achats ou de congé d’employés. iGuana iDM peut automatiser votre processus d’approbation des documents de deux façons : un routage d’approbation ou un workflow d’approbation. Une piste d’audit complète est disponible pour suivre toutes les tâches exécutées par les utilisateurs sur un document donné.

Intégration avec le système de gestion des ressources humaines

iGuana iDM peut s’intégrer avec votre système HRM/HCM (par exemple Oracle PeopleSoft, SAP, etc.). Un des principaux avantages de cette intégration réside dans le fait que vos collaborateurs peuvent accéder aisément aux documents archivés dans iGuana iDM via l’interface familière de votre système de gestion des ressources humaines.

Sécurité et conformité

La conformité avec les dispositions légales et réglementaires est entretenue de manière automatique dans iGuana iDM. Ceci comprend la protection de données sensibles contre tout accès non autorisé, l’archivage infalsifiable, le respect des politiques en matière de rétention et de destruction des données, et les règles en matière de respect de la vie privée. Tous les documents sont cryptés et des journaux d’accès détaillés sont fournis.

iGuana iDM multiplie les possibilités offertes à vos employés.

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2018-03-13T09:22:01+00:00 1 mars, 2018|