Любая компания сталкивается с необходимостью эффективного ведения личных дел персонала. При этом она обязана соблюдать целый ряд различных законодательных требований и регламентов, а также вести учет всех своих сотрудников и связанных с ними документов, обеспечивая безопасность и целостность конфиденциальной информации о каждом служащем.

На вашем предприятии, возможно, уже действует система управления персоналом (HRM/HCM), позволяющая автоматизировать самые различные процессы, связанные с кадрами. Однако при этом вам, скорее всего, приходится иметь дело с большим количеством бумажных и электронных документов, доступ к которым невозможно получить одним простым нажатием кнопки. Только представьте себе все те налоговые документы, больничные листы, формы медицинского страхования и пенсионных взносов, договоры, резюме, электронные письма и прочие административные документы, которые вам приходится регулярно архивировать.

Наше решение

Решение iGuana iDM, предназначенное для организации документооборота в целях управления кадровой документацией и персоналом предприятия, помогает компаниям отслеживать все документы (как бумажные, так и электронные), имеющие отношение к кадрам, и надежно архивировать их в центральном хранилище. Другим его важнейшим плюсом является быстрота и легкость поиска документации сотрудниками, наделенными соответствующими правами доступа. Это означает, что вы можете создать унифицированную базу для своего персонала и присвоить каждому сотруднику личное электронное дело.

Архивирование документов

ПО iGuana iDM позволяет компаниям сканировать бумажные документы, присваивать им соответствующие коды и классифицировать их при помощи логической файловой структуры. При наличии больших объемов документов сканирование осуществляется с применением технологии распознавания штрихкодов. Благодаря ей система iGuana iDM автоматически присваивает каждому отсканированному файлу, а также его содержимому соответствующий классификационный номер внутри ПО и создает для каждого файла логическое дерево данных.

В логическое дерево также автоматически добавляются как уже существующие, так и новые электронные документы, включая электронные письма, PDF-файлы и документы MS Office, изображения и прочие цифровые документы.

Обработка форм / бланков

Если вам нужно получить данные из различных бумажных форм / бланков, включая, например, заявления сотрудников о предоставлении отпуска, решение iGuana iDM может обработать эти формы / бланки, сохранив все необходимые данные при помощи технологий оптического распознавания символов (OCR) и считывания меток (OMR). Затем ваши сотрудники могут либо использовать сохраненные данные по назначению, либо импортировать их в вашу систему управления персоналом.

Перенаправление и утверждение документов

Возможно, ваша организация нуждается в решении для перенаправления и утверждения определенных документов, таких как формы закупок или запросы о предоставлении отпуска. iGuana iDM может автоматизировать процесс утверждения документов двумя способами: передать их на утверждение или запустить соответствующий документооборот. Вы получаете возможность отследить все действия, совершенные в отношение того или иного документа, при помощи специального журнала регистрации событий.

Интеграция с системой управления персоналом (HRM/HCM)

iGuana iDM может встроиться в вашу систему управления персоналом / человеческими ресурсами, включая Oracle PeopleSoft, SAP и т. д. Одним из главных преимуществ такой интеграции является тот факт, что ваши сотрудники смогут работать с документами, архивированными при помощи iGuana iDM, используя привычный им интерфейс системы управления персоналом.

Безопасность и соответствие требованиям законодательства

Система iGuana iDM обеспечивает автоматическое соответствие законодательным требованиям и регламентам, включая защиту конфиденциальной информации от несанкционированного доступа, надежное архивирование, соблюдение политики в области хранения и уничтожения данных и правил конфиденциальности. Все документы шифруются, также предоставляются подробные журналы доступа к данным.

iGuana iDM открывает новые возможности.

Скачайте проспект, посвященный нашему решению, здесь.