Innerhalb von neun Monaten lässt das MCL (Medisch Centrum Leeuwarden) fünfzehn Jahre medizinische Geschichte scannen – beinahe eine Militäroperation. Fünfundzwanzig Millionen Blätter, in Handarbeit von Heft- und Büroklammern befreit, sausen dieser Tage in Zaventem (Belgien) durch die „Scannerstraße“. Die Papierakten von 900.000 Patienten des MCL werden in den Computer eingespeist.
„Beinahe eine Militäroperation“, sagt Finanzdirektor René Delleman. Die genauen Kosten will er nicht preisgeben, aber der Betrag läuft in die Millionen. In zwei Lagerhallen im Industriegebiet Hemrik in Leeuwarden werden die Akten in Kartons auf Paletten gepackt und dann mit Lkw nach Zaventem gebracht, wo das Unternehmen iGuana sich um das Digitalisierungsprojekt kümmert.
Epic
Weil es um personenbezogene Daten geht, die obendrein jederzeit verfügbar sein müssen, wird nichts dem Zufall überlassen. „Angenommen, ein Facharzt benötigt plötzlich eine bestimmte Akte, die unterwegs ist. Dann rufen wir in Belgien an und erhalten innerhalb einer Viertelstunde die digitale Version.“ Diese Geschwindigkeit kann iGuana bieten, weil jede Akte eine Nummer und einen Barcode erhält.
Die Digitalisierung ist erforderlich, denn das MCL nimmt am 1. April Epic in Betrieb, das vollständig computerbasierte Pflegesystem, in das auch alle Patientenakten aufgenommen werden. Delleman: „Fünfzehn Jahre lang müssen wir alle Informationen unserer Patienten aufbewahren und auf Ersuchen von Ärzten manche Unterlagen noch länger. Alle diese Informationen müssen schnell und lesbar vorliegen, auch alle handgeschriebenen Notizen von Ärzten und Pflegepersonal.
11 Kilometer Archiv
Unter drei Kandidaten für die Erledigung dieser Aufgabe fiel die Wahl voriges Jahr auf iGuana. Das Unternehmen arbeitet bereits seit Jahren für medizinische Einrichtungen. Für das MCL werden etwa 11 Kilometer Archiv verarbeitet – 25.000 Akten pro Woche. Im August soll die Aufgabe vollendet sein. Zu spät für den 1. April, aber das ist kein Problem, sagt Delleman: Die aktuellen Akten haben wir zuerst gescannt.“ Die Arbeiten werden streng überwacht. „Es gelten diverse Geheimhaltungsklauseln. Die Paletten werden für den Transport verschweißt und versiegelt. In den Arbeitsräumen sind Kameras und Telefone tabu.“
Die Krankenhäuser Tjongerschans in Heerenveen und Nij Smellinghe in Drachten digitalisieren Ihre Akten in Eigenregie. Tjongerschans begann damit bereits im Jahr 2004, weil das Archiv voll war und die digitale Zukunft vor der Tür stand. Insgesamt haben in Heerenveen sechs Vollzeitmitarbeiter 700.000 Akten durchforstet und gescannt. Im Oktober wird die Aufgabe erledigt sein. In Nij Smellinghe wurde die Arbeit innerhalb von acht Jahren durch eigenes Personal getan.
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