Das Hôpital Psychiatrique du Beau Vallon ist eine der größten psychiatrischen Kliniken in der belgischen Region Wallonie. Die Klinik mit beinahe 500 Betten und 600 Beschäftigten hat sich auf die Gebiete Psycho-Geriatrie, Neuropsychiatrie und Suchtbehandlung spezialisiert. Beim Scannen, Digitalisieren und Archivieren von Rechnungen und Patientenakten auf Papier arbeitet die Klinik seit beinahe einem Jahrzehnt mit iGuana (ehemals Allgeier DMS Solutions) zusammen.

Ein besserer Weg, Rechnungen und Patientenakten zu verwalten

Die langjährige Beziehung zu iGuana geht auf das Jahr 2008 zurück, als Mitarbeiter ein anderes Krankenhaus besuchten, das Medical Viewer für die Archivierung von Patientenakten verwendet. „Wir wollten sehen, wie unsere Kollegen arbeiten und was wir tun können, um unsere eigenen Abläufe zu verbessern“, erläutert Jean-Philippe Rottiers, verantwortlich für Analyse und Entwicklung in der Abteilung Informationsdienst des Krankenhauses. „Wir suchten nach einer besseren Methode, wie wir unsere eigenen Dokumente archivieren, organisieren und verwalten konnten.“

Automatisierung der Rechnungsverarbeitung

Absolut vorrangig für die Klinik war, die Verarbeitung von ein- und ausgehenden Rechnungen, Kontoauszügen usw. zu automatisieren. Mit der erfolgreichen Implementierung von iGuanas digitaler Rechnungsverarbeitungslösung konnte dieses Ziel erreicht werden. Heute werden alle Rechnungen mit einem Strichcode versehen, gescannt, automatisch indexiert und digital auf eine logische, benutzerfreundliche Weise archiviert.

Dank Integration in die Buchhaltungs- und Lagerverwaltungssysteme der Klinik wurden archivierte Rechnungen Bestandteil des Arbeitsablaufs. Autorisierte Mitarbeiter sind in der Lage, alle entsprechenden Rechnungen, ihren Status sowie zugehörige Informationen aufzurufen. Mit der gewohnten Schnittstelle ihrer vorhandenen Anwendungen ist das jederzeit möglich, ohne sich ins iGuana-System einloggen zu müssen.

Digitalisierung von Patientenakten

Ärzte fanden es immer schwierig, mit den Papierakten ihrer Patienten zu arbeiten. Alle Patientenangaben in Papierakten zu finden, abzurufen und durchzusehen, war keine einfache Aufgabe. Außerdem war es sehr zeit- und arbeitsaufwendig, das wachsende Archiv der Klinik gut organisiert zu halten.

Laut Jean-Philippe Rottiers half Medical Viewer beim Lösen dieser Probleme. Patientenakten können jetzt auf strukturierte, mit gesetzlichen Vorschriften kompatible Weise gescannt und elektronisch archiviert werden. Ärzte können bei Bedarf auf diese Daten zugreifen, ohne sich in Medical Viewer einloggen zu müssen. Das System ist auch in das Oazis-KIS integriert und macht die Arbeit mit Medical Viewer zu einer hindernisfreien Erfahrung.

Die Zukunft mit iGuana – eine globale Lösung

2016 plant das Hôpital Psychiatrique du Beau Vallon die Migration zur aktuellsten iGuana-Softwareplattform, der iGuana iDM Document Management Solution for Healthcare (Dokumentenmanagement-Lösung für den Gesundheitssektor). Sie kombiniert digitale Archivierungs- und elektronische Dokumentenmanagement-Instrumente für Verwaltungsmitarbeiter und medizinisches Personal in einer Komplettlösung.

Rottiers weist auf den Grund für die Migration hin: „iGuana bietet eine komplette, vollkommen internetbasierte Dokumentenmanagement-Lösung, die einen Globalüberblick über das Krankenhaus ermöglicht.“ Er betont auch, dass „die Systeminfrastruktur die Integration in andere Anwendungen ohne Nutzungsunterbrechung sehr einfach macht.

Über das Hôpital Psychiatrique du Beau Vallon

Das Hôpital Psychiatrique du Beau Vallon mit 423 Betten (90 Betten in psychiatrischen Pflegeheimen) ist einer der größten Arbeitgeber der Wallonischen Region. Es behandelt stationäre und ambulante Patienten mit den unterschiedlichsten psychiatrischen Erkrankungen. Das Krankenhaus arbeitet eng mit den Cliniques Universitaires Saint-Luc (UCL, Brüssel) zusammen. Diese Kooperation dient verschiedenen Zwecken: bestmögliche Patientenversorgung, insbesondere nach Akuteinweisung in die UCL, und die Schaffung von Gelegenheiten für weitreichende klinische Forschungen.