AZ Delta ist eine der größten Kliniken in Belgien mit mehr als 1.200 Betten, 3.150 Beschäftigten und 240 festangestellten Ärzten. Entsprechend seinem Ruf eines führenden Anbieters im Gesundheitswesen ist das Hauptziel des Klinikums, seinen Patienten die bestmögliche Versorgung zu bieten.

Angesichts dieses Ziels hat sich das AZ Delta für iGuanas Dokumentenmanagement-Lösung entschieden, mit der es seine Patientenakten digitalisiert und Unterlagen seiner administrativen Abteilungen verwaltet. Die Lösung gestattet dem Klinikum, die Kosten für Archivierung und Aufsuchen von Dokumenten zu senken und schenkt Ärzten und anderem Personal mehr Zeit, um sich auf das zu konzentrieren, was am meisten zählt, das Wohlergehen ihrer Patienten.

AZ Delta – ein Krankenhaus mit menschlichem Antlitz

„Wir wollen ein Modell für eine hochwertige Gesundheitsversorgung sein“, erläutert Bjorn Devuyst, leitender Archivar am AZ Delta. Devuyst ist für das Archiv des Klinikums mit vielen Millionen Gesundheitsakten und seine Digitalisierungsprojekte verantwortlich.

„Was wirklich zählt, sind unsere Patienten. Wir sind zwar ein Großklinikum, doch unsere Patienten werden immer Dreh- und Angelpunkt unserer Arbeit sein. Das gilt für Ärzte ebenso wie für Verwaltungs- und IT-Personal“, ergänzt er.

Daher überrascht es nicht, dass das AZ Delta seine Patienten herzlich und persönlich begrüßt: „Welkom in uw ziekenhuis“ was im Niederländischen so viel heißt wie „Willkommen in Ihrem Krankenhaus“.

iGuanas Lösung verdient sich das Vertrauen des medizinischen Personals

Das IT-orientierte Klinikleitungsteam steht seit jeher Initiativen offen gegenüber, die dem Klinikum zu mehr Effizienz beim Erbringen hochwertiger Gesundheitsdienstleistungen verhelfen können.

Eine dieser Initiativen war die Einführung von iGuanas Medical-Viewer-Lösung im Jahr 2011, die Ärzten, Pflege- und Verwaltungspersonal wertvolle Zeit sparte, die besser in die Patientenversorgung investiert werden konnte. Diese Lösung gestattete dem AZ Delta, Patientenakten in ein digitales Format zu übertragen, eine elektronische Gesundheitsakte (eGA) für jeden Patienten anzulegen und es den klinischen Mitarbeitern sehr einfach zu machen, auf Patientendaten zuzugreifen.

„Wir erkannten, dass unser Papierarchiv einfach zu umständlich und teuer zu nutzen ist. Wir sind ein modernes Krankenhaus, haben hochqualifiziertes Personal, eine vorausschauende IT – warum also nicht intelligenter arbeiten und auf digitale Daten umstellen?“, sagt Bjorn Devuyst.

„Für Ärzte steht der Patient an erster Stelle“, setzt er hinzu. „Wir haben unseren Ärzten erklärt, warum es vorteilig ist, elektronisch auf wichtige Patientendaten zugreifen zu können, vor allem, weil sie sowieso schon Laptops, PCs, iPads usw. verwenden. Mit einer kurzen Demo über Medical Viewer haben wir ihnen gezeigt, wie sie einfach ihre Patienten aufrufen und schnell finden können, wonach sie suchen. Das System fand großen Anklang, ein paar Vorreiter begannen, es anzuwenden, und rasch wuchs das Interesse.“

Heute nutzen alle medizinischen Mitarbeiter des AZ Delta Medical Viewer, um Patienten-eGA zu konsultieren und zu verwalten. Devuyst ist der Ansicht, dass „das System nicht nur benutzerfreundlich und schnell ist, sondern – ganz wichtig – auch gut aussieht.“ Er vergleicht iGuana mit Apple, dessen Produkte bekanntermaßen professionell, durchdacht und attraktiv sind.

Modernes Archiv für ein modernes Krankenhaus

Das AZ Delta sieht sich als modernes Klinikum und dazu gehört ein modernes digitales Archiv. Angesichts des Umfangs des Archivs, liegen noch viele Patientenakten im Papierformat vor. Sie warten darauf, gescannt, indexiert und im Medical Viewer archiviert zu werden.

Das AZ Delta plant, sein gesamtes Archiv innerhalb weniger Jahre zu digitalisieren, und hat bereits einen kleinen Teil des Projekts an iGuana ScanFactory vergeben, wo inzwischen beinahe 300.000 Patientendokumente indexiert worden sind durch ScanFactory Mitarbeiter.

Der erfolgreiche Abschluss des Projekts „Digitales Archiv“ ist eine der wichtigsten Prioritäten des Klinikums. Bjorn Devuyst und sein Team nehmen ihre Arbeit ernst. Derzeit arbeiten sie an der Einrichtung einer neuen, effizienteren Scanstation, wo spezielle, von iGuana gelieferte Kodak-Scanner zum Einsatz kommen. Darüber hinaus beschäftigt das AZ Delta im Rahmen des Programms Pas Par Toe Behinderte für einfache Arbeiten wie die Scanvorbereitung von Dokumenten (Entfernen von Büro- und Heftklammern, Prüfen von Strichcode-Etiketten usw.).

Das Ergebnis all dieser Anstrengungen ist, dass Ärzte heute nur noch wenige Patientenakten aus Papier auf den Schreibtisch bekommen. Bei Anforderung einer noch nicht digitalisierten Patientenakte durch den Arzt wird diese normalerweise aus dem Archiv geholt und sofort gescannt, sodass der Arzt auf die digitale Version zugreifen kann.

„Wir wollen nicht noch mehr Papier produzieren“, erläutert Devuyst. „Wir wissen, dass wir nicht völlig auf Papier verzichten können, aber wir versuchen, seinen Einsatz auf ein Minimum zu beschränken. Unsere Empfehlung an unsere Kollegen ist, ein Dokument, das sich bereits im System befindet, nicht auszudrucken. Außerdem scannen und archivieren wir alle neuen Papierunterlagen sofort, die im Laufe unserer alltäglichen Arbeit unvermeidlich anfallen.“

Dokumentenmanagement für das gesamte Krankenhaus

Anfang 2015 hat das AZ Delta die Dokumentenmanagement-Lösung iGuana iDM für Verwaltungen in Gesundheitseinrichtungen eingeführt, um den Bedürfnissen des nichtmedizinischen Personals entgegenzukommen. Gemeinsam decken iGuana iDM und Medical Viewer alle Aspekte der alltäglichen dokumentenintensiven Prozesse des Klinikums in Bezug auf ärztliche Betreuung und Verwaltung ab.

„Nach vielen Jahren der produktiven und problemlosen Beziehungen wussten wir, dass wir auf iGuana zählen konnten und ein auf unsere Bedürfnisse zugeschnittenes Paket erhalten würden.“, sagt Devuyst. „Jetzt haben wir ein System mit einheitlichem Look und Stil, das einfach zu nutzen ist.“

Angesichts dessen, dass iGuana innerhalb weniger Jahre papierlos werden will, war es praktisch und finanziell gesehen sinnvoll, iGuanas Lösungen im gesamten Krankenhaus einzusetzen. Ferner sieht das Klinikum einen wesentlichen Vorteil darin, dass das Personal ein einheitliches System verwendet, das alle Mitarbeiter kennen und perfekt beherrschen. Kollegen fällt es leichter, Gedanken auszutauschen und sich unabhängig von der Abteilung, in der sie gegenwärtig oder zukünftig arbeiten, mit der Benutzung des ihnen zur Verfügung stehenden kritischen Systems auszukennen.

„Für uns ist sehr wichtig“, fügt Devuyst hinzu, „dass hinter der sehr einfachen und klaren Benutzerschnittstelle ein wirklich starkes, intelligentes System steckt, mit dem wir viel erreichen können.“

Über AZ Delta

Am 1. Januar 2015 haben sich zwei Krankenhäuser, das H.-Hartziekenhuis Roeselare-Menen und das Stedelijk Ziekenhuis Roeselare, zum AZ Delta zusammengeschlossen. Heute ist das AZ Delta der größte Arbeitgeber der Region mit mehr als 3.150 Beschäftigten und 240 festangestellten Ärzten. Das Klinikum hat 1.213 Betten an vier Standorten, an denen jährlich 50.000 Operationen durchgeführt und 70.000 Patienten ambulant für einen Tag aufgenommen werden. Die Mission des AZ Delta ist, einen echten Unterschied zu machen und führend bei der hochwertigen Patientenversorgung zu sein, wie bereits sein Name (der aus dem Griechischen stammt) andeutet.