Sollte Ihr Unternehmen ein digitales Transformationsprojekt planen oder implementieren, bei dem es auch um die Konvertierung von Papierdokumenten in digitale Formate geht, sollten Sie sich mehrerer Dinge bewusst sein. Da die gesetzlichen Anforderungen an Datenschutz und Sicherheit personenbezogener Daten immer strenger werden, müssen Sie sicherstellen, dass Ihre digitalen Dateien auf gesetzeskonforme Weise archiviert werden.

Zwischen „digitaler Speicherung“ und einem „gesetzeskonformen Archiv“ besteht ein großer Unterschied. Um sicherzustellen, dass Ihre personenbezogenen Daten angemessen geschützt werden und die Konformität gewahrt bleibt, müssen Sie den Behörden nachweisen, dass ihr digitales Archiv tatsächlich ein gesetzeskonformes Archiv ist.

Was ist gesetzeskonforme Archivierung?

Was ein digitales Archiv von einer digitalen Speicherung unterscheidet, ist, dass die digitale Speicherung darauf beruht, dass gescannte Dokumente an einem bestimmten Ort oder in einem Ordner im Netz gespeichert werden. Die digitale Archivierung beruht auf strengen Regeln und Verfahren für das Scannen, Indexieren und Archivieren von Dokumenten auf eine sichere und gut strukturierte Weise.

Ein digitales Archiv, das alle gesetzlichen und vertraglichen Anforderungen erfüllt, ist ein gesetzeskonformes Archiv. Ein gesetzeskonformes digitales Archiv kann tatsächlich Ihr Papierarchiv ersetzen. Unternehmen, die Dateien gesetzeskonform archivieren, vernichten oftmals die Originale auf Papier. Das ist nicht möglich, wenn Sie sich ausschließlich auf digitale Speicherung verlassen.

Die Anforderungen an ein gesetzeskonformes Archivieren umfasst mehrere wichtige Bereiche, darunter sicheres Speichern und Abrufen digitaler Dokumente, revisionssichere Archivierung mit Versionskontrolle, Schutz sensibler Daten vor unautorisiertem Zugriff, sichere Integration in IT-Anwendungen, Einhaltung von Aufbewahrungsfristen, kontrollierte Vernichtung von Dokumenten entsprechend den Datenschutzrichtlinien usw.

Gesetzeskonforme Archivierung – wichtige Überlegungen

Bevor Sie Ihre Dokumente und insbesondere vertrauliche Akten einem Anbieter von IT-Systemen anvertrauen, sollten Sie fragen, ob seine Lösung den lokalen gesetzlichen Vorschriften für Ihre Branche entspricht. Am wichtigsten ist, dass Sie herausfinden, wie genau seine Lösung diese Anforderungen erfüllt und sie in ein gesetzeskonformes digitales Archiv übersetzt. Zu den maßgeblichen Fragen, die Sie stellen sollten, gehören unter anderem die folgenden:

Sichere Speicherung und Zugänglichkeit

  • Werden alle digitalen Dokumente und Ihre Metadaten (Indexe) in einem sicheren Archiv gespeichert oder werden sie einfach irgendwo abgelegt?
  • Wird jedes Dokument in seinem Originalformat sowie in einem unveränderbaren nicht-proprietärem Format (wie TIFF oder JPEG) gespeichert, damit der Zugriff auch in Zukunft gesichert ist?
  • Welche technischen Sicherheitsmaßnahmen werden ergriffen, um jedes Dokument und seine Indexe (z. B. Datenbankverschlüsselung, Containerdateien, Hash256 usw.) zu archivieren?

Archivierung mit voller Beweiskraft

  • Werden Dokumente in einem revisionssicheren Format archiviert? Gibt es eine Versionskontrolle? Sie verhindert verschiedene Formen der Änderung und Manipulation von Dokumenten.
  • Werden leere Seiten archiviert oder entfernt? Das Entfernen leerer Seiten kann rechtliche Konsequenzen haben. Sie müssen beispielsweise in der Lage sein, nachzuweisen, dass eine „fehlende Seite“ eines Vertrags tatsächlich eine weiße Seite ist, insbesondere dann, wenn die Originale auf Papier nicht mehr verfügbar sind.
  • Werden Dokumente sowohl in Schwarzweiß und in Farbe archiviert? Bestimmte Dokumente können in Farbe unlesbar sein, aber in Schwarzweiß lesbar (oder umgekehrt). Beide sind erforderlich, um einem möglichen Datenverlust vorzubeugen.

Dokumentenzugriff und Prüfprotokolle

  • Wie werden Ihre Mitarbeiter Dokumente suchen und finden, die sie brauchen?
  • Wie können Sie sicherstellen, dass nur autorisiertes Personal auf bestimmte Dokumente zugreifen kann?
  • Ist es möglich, zu kontrollieren, wer Dokumente aufrufen, bearbeiten, ausdrucken, weiterleiten und exportieren darf?
  • Ist es möglich nachzuverfolgen, wer wann auf welches Dokument zugegriffen hat und was diese Person damit gemacht hat?

Ein wichtiger Punkt, an den Sie denken sollten: gesetzeskonforme Archivierung ist eine Langfriststrategie. Sie hilft, sicherzustellen, dass Ihre digitalen Dokumente sicher, geschützt und immer zugänglich sind – heute, morgen, nächsten Monat oder in fünfzig Jahren.