Wenn sie beschlossen haben, das Scannen Ihrer Patientenakten extern zu vergeben, ist eine der ersten Maßnahmen die Auswahl eines zuverlässigen und vertrauenswürdigen Anbieters von Dokumentenscans. Nicht immer ist es einfach, ein Unternehmen zu finden, das einen guten, konsistenten, schnellen und genauen Service bieten kann. Tatsächlich ist der allerschwierigste Teil, zu entscheiden, welche Auswahlkriterien Sie verwenden und welche Fragen Sie stellen sollten.

Es geht nicht nur um Kosten und Scanqualität, obgleich sie selbstverständlich bedacht werden müssen. Es geht auch um das Risiko, Ihr Archiv dem falschen Unternehmen zu öffnen. Hier einige nützliche Leitlinien.

  • Guter Ruf: Es versteht sich von selbst, dass Sie Ihr Patientenaktenarchiv nur einem Unternehmen mit ausgezeichnetem Ruf im Gesundheitssektor und umfangreicher Erfahrung mit dem Scannen von Patientenakten anvertrauen sollten. Das Unternehmen und sein Managementteam müssen im Gesundheitssektor angesehen sein und mehrere namhafte Referenzen haben.

  • Vereinheitlichter Scanprozess: Der Anbieter, den Sie auswählen, muss einen klar definierten transparenten Scanprozess haben. Er hat so etwas wie einen Schritt-für-Schritt-Fahrplan, wie er an jedes Scanprojekt herangeht. Dieser Prozess sollte idealerweise folgende Schritte abdecken: Archiv abholen, Transport und Eintreffen in der Scaneinrichtung, Dokumente vorbereiten, Dokumente scannen, Indexierung und Klassifizierung, Lieferung von Metadaten und Bildern, zertifizierte (und vertrauliche) Vernichtung.

  • Umgang mit dringenden Verarbeitungsanfragen: Erkundigen Sie sich, wie der Anbieter plant, mit Ihren dringenden Scanaufträgen oder eiligen Lieferungen von Dokumenten auf Papier umzugehen. Wie läuft es ab, wenn eine bestimmte Akte sofort gescannt oder physisch geliefert werden muss, und wie lange dauert es? Wie müssen Sie derartige Arbeiten beauftragen und wie können Sie ihren Status verfolgen? Ob dringend oder nicht: Sie sollten jederzeit und in Echtzeit einen aktuellen Status jeder Akte und jedes Dokuments in ihrem Archiv bekommen können.

  • Qualität: Vergewissern Sie sich, dass die Dokumentenscanner und die Technologie, die Ihr Anbieter verwendet, die bestmögliche Bildqualität garantieren. Fragen Sie ihn nicht nur, welche spezialisierten Tools verwendet werden, sondern was sie tatsächlich leisten. Was wegen Datenverlusten vermieden werden muss: vollständiges Löschen (im Gegensatz zum Entfernen) leerer Seiten sowie Scannen nur in Schwarzweiß oder nur in Farbe (im Gegensatz zum Scannen in beiden Scanmodi). Wie stellt der Anbieter sicher, dass er jede Seite tatsächlich gescannt hat und nichts ausgelassen wurde.

  • Datenschutz und Sicherheit: Vergewissern Sie sich, dass es strenge Zugangskontrollen zu den Einrichtungen des Anbieters gibt, und dass diese ordnungsgemäß durch moderne Alarm- und Feuermeldesysteme geschützt werden. Erkundigen Sie sich, wie der Anbieter Ihre Akten während des Transports schützt und ob er eine versiegelte Aufbewahrung bietet. Überprüfen Sie seine IT-Infrastruktur auf Verarbeitungsleistung und stellen Sie Fragen zu Datensicherheit und Vertraulichkeit. Sorgen Sie immer für eine vertrauliche und sichere Übertragung von gescannten Bildern und Metadaten.

  • Zertifizierte Vernichtung: Erfahrene Anbieter vernichten Ihre Dokumente immer im Einklang mit Branchenvorschriften für die zertifizierte Vernichtung, sodass Sie sicher sein können, dass Ihre Akten niemals auf öffentlichen Müllhalden landen. Anbieter, die selbst Akten vernichten, müssen dafür zertifiziert sein. Arbeiten sie mit einem Aktenvernichtungsunternehmen zusammen, dann müssen sie nachweisen, dass Sie eine Due-Diligence-Prüfung durchgeführt haben. Eine Bescheinigung der zertifizierten Vernichtung ist ein Muss.

  • Qualifizierte Mitarbeiter: Das Personal des Anbieters muss korrekt geschult sein und Erfahrung haben – idealerweise mit der Verarbeitung von Patientenakten. Vergewissern Sie sich, dass die Mitarbeiter Ihres Anbieters eine Verschwiegenheitserklärung unterzeichnet haben, und dass ihr Hintergrund überprüft worden ist. Sie müssen auch in allen Fragen im Zusammenhang mit Datenschutz, Sicherheit und dem Umgang mit vertraulichen Akten geschult sein. Es kann nicht schaden, auch nach ihren Lebensläufen zu fragen.

Kurzum, verlassen Sie sich auf etablierte Unternehmen mit einer erwiesenen Erfolgsbilanz im Gesundheitswesen, die sichere Lösungen nach den höchsten Standards anbieten.