L’Hôpital Psychiatrique du Beau Vallon est un des plus grands hôpitaux psychiatriques de Wallonie (Belgique). Avec près de 500 lits et 600 employés, l’hôpital est spécialisé dans les domaines de la psychogériatrie, la neuropsychiatrie et le traitement des addictions. L’hôpital travaille depuis près de dix ans avec iGuana (précédemment Allgeier DMS Solutions) pour la numérisation, la dématérialisation et l’archivage des dossiers médicaux des patients.

Une meilleure façon de gérer les factures et les dossiers de patients

La longue relation de l’hôpital avec iGuana remonte à 2008, suite à une visite d’un autre hôpital utilisant la solution Medical Viewer pour l’archivage des dossiers médicaux des patients. « Nous voulions voir comment nos collègues travaillaient, et ce que nous pouvions faire pour améliorer les processus chez nous, » explique Jean-Philippe Rottiers, responsable des opérations Analyse et Développement dans le département informatique de l’hôpital. « Nous recherchions une meilleure façon d’archiver, organiser et gérer nos documents. »

Traitement automatique des factures

La priorité de l’hôpital a été le traitement des factures entrantes et sortantes, des relevés de comptes, etc. Ce but a été atteint avec l’installation réussie de la solution de traitement électronique des factures d’iGuana. Dorénavant, toutes les factures sont munies d’un code-barres, numérisées, indexées automatiquement et archivées sous forme électronique d’une manière logique et conviviale.

Grâce à l’intégration avec les systèmes de comptabilité et de gestion des stocks de l’hôpital, les factures archivées entrent dans un workflow. Chaque membre du personnel autorisé a la possibilité de visualiser les factures nécessaires, leur statut ainsi que les informations associées. À tout moment, en utilisant l’interface familière des applications existantes, et sans avoir à se connecter au système d’iGuana.

Dématérialisation des dossiers médicaux des patients

Les médecins ont toujours trouvé difficile de travailler avec des dossiers papier de leurs patients, car il n’est pas aisé de rechercher, retrouver et passer en revue toutes les données de patients contenues dans ces dossiers papier. La gestion des archives de plus en plus volumineuses de l’hôpital devenait en outre difficile et chronophage.

Selon Jean-Philippe Rottiers, Medical Viewer les a aidés à résoudre ces difficultés. Les dossiers médicaux des patients peuvent désormais être scannés et archivés sous forme électronique, de manière structurée et conforme aux prescriptions légales. Les médecins peuvent accéder sur demande à ces dossiers, sans avoir à se connecter à Medical Viewer. Le système est également intégré avec le système d’informations hospitalier (SIH) Oazis de l’hôpital, ce qui permet de travailler avec Medical Viewer de manière parfaitement fluide.

L’avenir avec iGuana – une solution globale

L’Hôpital Psychiatrique du Beau Vallon projette de migrer en 2016 vers iGuana iDM Document Management Solution for Healthcare, la plate-forme logicielle la plus récente d’iGuana. Celle-ci rassemble, au sein d’une solution complète, des outils d’archivage numérique et de gestion électronique des documents pour le personnel administratif et le personnel médical dans le secteur des soins de santé.

Jean-Philippe Rottiers indique que la raison pour laquelle il souhaite cette migration réside dans le fait qu’iGuana propose « une solution de gestion documentaire complète et entièrement basée sur le Web, qui sera en mesure d’offrir une vue globale de l’hôpital. » Il souligne également que « l’infrastructure du système permet une intégration aisée avec d’autres applications logicielles, sans interruption des services ».

À propos de l’Hôpital Psychiatrique du Beau Vallon

L’Hôpital Psychiatrique du Beau Vallon est un des plus grands employeurs de Wallonie. Il propose 423 lits (90 lits en maisons de soins psychiatriques) et fournit des soins hospitaliers ou ambulatoires à des patients atteints d’affections psychiatriques variées. L’hôpital travaille en étroite collaboration avec les Cliniques Universitaires Saint-Luc (UCL, Bruxelles). Cette collaboration vise plusieurs objectifs : fournir les meilleurs soins possibles aux patients, particulièrement après une hospitalisation aiguë à l’UCL, et créer des possibilités de recherches médicales poussées.