Avec plus de 1.200 lits, 3.150 employés et 240 médecins en poste actif, l’AZ Delta est un des plus grands hôpitaux de Belgique. Réputé pour être à la pointe en matière de soins de santé, son objectif est de toujours fournir les meilleurs soins aux patients.
C’est dans cette optique que l’AZ Delta a choisi la solution de gestion de documents de iGuana pour numériser les dossiers médicaux de ses patients et de gérer les documents administratifs liés aux soins. La solution permet à l’hôpital de réduire les coûts de stockage et de récupération des documents, et de faire gagner énormément de temps aux médecins et au personnel médical. Ceux-ci peuvent ainsi se concentrer sur ce qui compte le plus : le bien-être des patients.
AZ Delta – un hôpital à visage humain
« Nous voulons être un modèle en matière de soins de qualité, » explique Bjorn Devuyst, chef archiviste de l’AZ Delta. Il est responsable des archives médicales de l’AZ Delta, qui contiennent des millions de documents, ainsi que des projets de dématérialisation de l’hôpital.
Il ajoute : « Le bien-être de nos patients nous tient réellement à cœur. Bien que nous soyons un très grand hôpital, nos patients bénéficieront toujours d’une place centrale, et tout tournera toujours autour d’eux. C’est vrai pour les médecins, le personnel administratif et l’IT. »
Ce n’est donc pas une surprise que l’AZ Delta accueille ses patients par un message personnel chaleureux : « Welkom in uw ziekenhuis » « Bienvenue dans votre hôpital ».
La solution d’iGuana a la confiance du personnel médical
La direction de l’AZ Delta a toujours eu l’esprit orienté IT, et s’est donc toujours montrée ouverte aux initiatives susceptibles d’aider l’hôpital à encore améliorer la fourniture de services de santé de qualité.
Une de ces initiatives a été l’implémentation en 2011 de la solution iGuana iDM, qui permet aux médecins, au personnel infirmier et au secrétariat de gagner du temps précieux pour s’occuper des patients. Avec cette solution, l’AZ Delta a pu convertir les dossiers médicaux des patients en format numérique, créer un dossier médical électronique (DME) pour chaque patient et permettre au personnel médical de retrouver facilement les données de patients.
« Nous nous sommes rendus compte que nos archives physiques étaient tout simplement trop coûteuses et difficiles à utiliser. Nous sommes un hôpital moderne, nous avons un personnel hautement qualifié, nous disposons d’une infrastructure IT tournée vers l’avenir. Alors, pourquoi ne pas travailler plus intelligemment, avec le numérique ? », affirme Bjorn Devuyst.
Il poursuit : « Pour les médecins, les patients sont la priorité. Nous avons expliqué aux médecins l’avantage d’avoir un accès électronique aux principales données des patients, d’autant plus qu’ils utilisent déjà des laptops, des PC, des tablettes, etc. Nous leur avons présenté une courte démo de iGuana iDM, de la façon dont ils peuvent rechercher aisément leurs patients et trouver rapidement les informations souhaitées. Le système a été très bien accueilli : quelques personnes ont commencé par l’adopter et la nouvelle s’est rapidement répandue. »
Aujourd’hui, l’ensemble du personnel de l’AZ Delta utilise iGuana iDM pour accéder aux DME des patients et les gérer. Bjorn Devuyst : « Le système est facile à utiliser, rapide, et ce qui ne gâche rien, il a un look agréable ». Il compare iGuana à Apple, dont les produits sont connus pour leur belle finition et leur look élégant et attractif.
Une archive moderne pour un hôpital moderne
L’AZ Delta se veut un hôpital moderne, et cela veut dire avoir une archive numérique moderne. Compte tenu de sa taille actuelle, il y a toujours de nombreux dossiers de patients en format papier, qui doivent encore être scannés, indexés et archivés dans Medical Viewer.
L’AZ Delta souhaite avoir terminé de numériser la totalité des archives en quelques années, et a déjà confié une petite partie du projet à iGuana ScanFactory. Près de 300.000 documents de patients ont ainsi déjà été indexés par du personnel ScanFactory.
Une des principales priorités de l’hôpital est de mener à bien le projet d’archivage numérique. Bjorn Devuyst et son équipe prennent leur travail à cœur et s’efforcent actuellement de mettre en place un nouveau poste de numérisation, central et plus efficace, qui utilisera des scanners Kodak spécialisés fournis par iGuana. L’AZ Delta fait même un pas en plus en employant des personnes handicapées, par le biais du programme Pas Par Toe, pour effectuer des tâches simples telles que la préparation de documents pour la numérisation (ôter les trombones et agrafes, vérifier les étiquettes avec codes-barres, etc.).
Le résultat de tous ces efforts est qu’aujourd’hui, peu de dossiers de patients sous forme papier encombrent encore les bureaux des médecins. Lorsqu’un médecin a besoin d’un dossier patient qui n’a pas encore été numérisé, ce dossier est sorti des archives physiques et immédiatement scanné, de manière à ce que le médecin utilise directement sa version électronique.
« Nous ne voulons pas produire encore plus de papier, » explique Bjorn Devuyst. « Nous savons que nous ne pouvons pas entièrement bannir le papier, mais nous nous efforçons de réduire son utilisation à un minimum. Le conseil que nous donnons au personnel est : si le document est déjà dans le système, ne l’imprimez pas. D’autre part, nous scannons et archivons directement tous les nouveaux documents papier qui sont inévitablement produits par les activités quotidiennes dans l’hôpital. »
Gestion documentaire pour tout l’hôpital
Début 2015, l’AZ Delta a introduit la solution de gestion documentaire iGuana iDM pour l’administration des soins de santé, pour les besoins du personnel non-médical. Ensemble, iGuana iDM et Medical Viewer couvrent tous les aspects des processus quotidiens médicaux et administratifs de l’hôpital, qui s’accompagnent d’importants volumes de papier.
Bjorn Devuyst : « Après plusieurs années d’une relation productive et fluide avec iGuana, nous savions que nous pouvions compter sur eux pour fournir un package final composé sur mesure pour nos besoins. Aujourd’hui, nous avons un seul système, un seul look, un seul style, et c’est facile à utiliser. »
Puisque l’AZ Delta vise le travail sans papier d’ici quelques années seulement, il semblait judicieux et financièrement justifié d’étendre les solutions d’iGuana à l’ensemble de l’hôpital. En outre, l’hôpital voit un avantage majeur dans le fait que le personnel utilise un seul système avec lequel tout le monde est à l’aise. Il est plus facile pour des collègues d’échanger des avis, et de savoir que, quel que soit le département dans lequel ils travaillent actuellement ou travailleront dans le futur, ils sauront toujours comment utiliser l’excellent système mis à leur disposition.
Bjorn Devuyst ajoute : « Ce qui est très important pour nous, c’est que derrière l’interface utilisateur très simple et claire, il y a un système très puissant et intelligent, avec lequel nous pouvons faire énormément de choses. »
À propos de l’AZ Delta
Le 1er janvier 2015, l’hôpital H.-Hartziekenhuis Roeselare-Menen et l’hôpital Stedelijk Ziekenhuis Roeselare ont fusionné pour former ensemble l’AZ Delta. Aujourd’hui, l’AZ Delta est le plus gros employeur de la région, avec un personnel composé de 3.150 employés et 240 médecins en poste actif. L’hôpital comporte quatre campus et propose 1.213 lits. Chaque année, 50.000 opérations de chirurgie sont exécutées, et 70.000 patients sont traités en hôpital de jour. L’AZ Delta (dont le nom est dérivé du grec) s’est fixé pour mission de faire la différence et pour proposer des soins de qualité supérieure aux patients.
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