iGuana a entamé en 2018 un vaste projet de dématérialisation pour le réseau d’hôpitaux anversois ZNA (Ziekenhuis Netwerk Antwerpen), portant sur 1.700.000 dossiers médicaux, ce qui représente environ 20.000.000 de pages. ZNA est le plus grand réseau d’hôpitaux de Belgique et dessert une zone composée de plus de 30 communes belges. Il propose 2.500 lits et emploie 6.300 personnes, dont 600 médecins. ZNA a confié à iGuana le stockage à long terme et la dématérialisation de l’équivalent de 30 km d’archives médicales provenant de plusieurs campus / sites hospitaliers faisant partie de son réseau.
Principaux points du projet
Il s’agit d’un projet d’une ampleur et d’une complexité inédites, particulièrement au vu du volume de dossiers médicaux concernés et du délai extrêmement court laissé au personnel d’iGuana pour inventorier l’équivalent de 30 km de dossiers médicaux et le transporter jusque sur le site de stockage sécurisé d’iGuana.
Le personnel très bien formé d’iGuana a réalisé un inventaire physique complet d’1.700.000 dossiers médicaux contenus dans les archives patients de ZNA et conservés sur différents sites hospitaliers de la ville d’Anvers. Tous les dossiers ont d’abord été inventoriés individuellement sur site et enregistrés dans le système d’iGuana, puis attribués à des boîtes d’archives spécialement conçues à cet effet, qui ont à leur tour été placées sur des palettes spécifiques pour le transport. En seulement quelques mois et dans le respect d’un délai très strict, les collaborateurs d’iGuana ont réussi à inventorier, emballer dans des boîtes d’archives et transporter la totalité des 30 km d’archives médicales de ZNA jusqu’au site de stockage à long terme d’iGuana. La logistique complexe de cette opération a mobilisé plus de 100.000 boîtes d’archives, 2.500 palettes et 80 camions.
Les collaborateurs d’iGuana numérisent et indexent les dossiers médicaux ZNA sur le site de numérisation et de dématérialisation d’iGuana (ScanFactory) au rythme de 200.000 images par jour. Les images numérisées et indexées sont introduites en continu dans le système de gestion documentaire et d’archivage numérique iGuana iDM fourni par iGuana à ZNA. Le logiciel iGuana iDM pour dossiers médicaux est utilisé par les médecins et d’autres collaborateurs du réseau d’hôpitaux pour rechercher, récupérer et afficher aisément les dossiers médicaux transformés en fichiers électroniques.
Le projet ZNA – iGuana a également fait l’objet d’un article dans ZORG Magazine, une publication belge de renom s’adressant aux gestionnaires dans le secteur des soins de santé.
À propos de ZNA
Le réseau d’hôpitaux anversois ZNA (Ziekenhuis Netwerk Antwerpen) est la plus grande organisation de soins de santé en Belgique. Réparti sur dix sites, le réseau est composé de trois hôpitaux généraux, sept cliniques de jour, six hôpitaux spécialisés, un centre psychiatrique et une maison de repos et de soins.
ZNA est synonyme de soins accessibles et de qualité, pour des patients de plus de 32 communes. ZNA peut ainsi toucher potentiellement plus d’un million d’habitants. ZNA possède une part de patients de 44% dans la ville d’Anvers, et emploie environ 6.300 personnes dont 600 médecins.
En 2019, ZNA proposait environ 2.500 lits, et 51.000 personnes ont été hospitalisées (admises avec nuit à l’hôpital). De plus, 71.000 patients ont été traités en hôpital de jour, et 600.000 patients ont bénéficié de soins ambulatoires.
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