Wij scannen uw vensterponskaarten ‘Aperture Cards’ en converteren ze in digitale beelden van hoge kwaliteit. Het maakt niet uit of uw vensterponskaarten bouwkundige tekeningen, bouwplannen, architecturale voorstellingen, fabricageplannen, technische tekeningen, schema’s, diagrammen of andere documenten bevatten, wij kunnen ze allemaal converteren en digitaliseren. Onze geavanceerde apparatuur kan de Hollerith-code (code in de vorm van ponsgaatjes die voor het indexeren wordt gebruikt) van uw vensterponskaarten lezen en u waardevolle informatie over uw documenten bezorgen. Indien er geen Hollerith-code aanwezig is, kunnen wij met de gedrukte of handgeschreven informatie op de kaarten werken om ze manueel te indexeren.

Door uw vensterponskaarten simpelweg te digitaliseren, kunt u uw waardevolle documenten gemakkelijk bewaren, ze beter toegankelijk en leesbaar en gemakkelijker opvraagbaar maken en veel tijd en geld besparen. Met meer dan 30 jaar ervaring in het scannen, indexeren en archiveren van enorme hoeveelheden documenten weten wij alles wat er te weten valt over de digitale conversie van vensterponskaarten. Voor onze conversiediensten doen wij een beroep op de hooggekwalificeerde medewerkers van onze afdeling ScanFactory, die een beveiligingsonderzoek hebben ondergaan en gespecialiseerd zijn in het kwaliteitsvol scannen van vensterponskaarten.

Superieure apparatuur en technologie

Wij gebruiken heel gesofisticeerde scanners voor vensterponskaarten die beelden van uitzonderlijke kwaliteit produceren en gegevens nauwkeurig indexeren, zelfs bij kaarten van povere kwaliteit of met een laag contrast. De meest recente digitale beeldverwerkingstechnologie kan beduidend betere, heldere digitale beelden in volledige resolutie produceren (vaak van betere kwaliteit dan het origineel). Onze scanners kunnen Hollerith-codes (ponskaartgegevens) ook automatisch extraheren en scans van vensterponskaarten automatisch indexeren. Daarnaast maken wij ook gebruik van onze eigen technologie om al onze scanactiviteiten van A tot Z aan te sturen, te stroomlijnen en te automatiseren – ScanFactory Resource Planning (SRP). Deze technologie is volledig intern ontwikkeld door onze deskundige medewerkers. Ze heeft in de eerste plaats tot doel de menselijke tussenkomst tot een absoluut minimum te beperken en het risico van menselijke fouten te elimineren. Deze heel gesofisticeerde, unieke technologie waarborgt totale traceerbaarheid en biedt rapportering in real time.

Klantenportaal

Via het klantenportaal kunt u de status van elke vensterponskaart die door ScanFactory wordt verwerkt, op elk ogenblik opzoeken en raadplegen (bijv. onderweg, wordt gescand enz.). Via het portaal kunt u ook vragen dat bepaalde vensterponskaarten op verzoek of dringend worden gescand of fysiek geleverd, en kunt u de volledige historiek van dergelijke aanvragen bekijken. Alle informatie en metagegevens over uw vensterponskaarten, met inbegrip van hun exacte fysieke locatie, worden in de SRP-databank opgeslagen en kunnen op verzoek worden opgevraagd.

Scan- en conversieproces bij vensterponskaarten

Een reeks duidelijk afgebakende procedures beheerst elke stap van ons scan- / conversieproces: ophaling van uw vensterponskaarten, vervoer en ontvangst in onze vestiging, voorbereiding, scannen, indexeren, kwaliteitscontrole, levering van metagegevens en beelden. Onze ervaren consultants werken samen met uw mensen om de specifieke vereisten van uw project vast te stellen. Al onze procedures zijn speciaal uitgewerkt om met een aanhoudend hoge kwaliteit en grote nauwkeurigheid uw tevredenheid te waarborgen.

Onze ScanFactory-medewerkers zijn hoogopgeleide professionals die over de nodige uitrusting beschikken om uw vensterponskaarten met zorg te behandelen.

Een doorsneeconversieproces omvat de volgende stappen:

• Een van onze consultants vergadert met uw mensen om uw projectvereisten te bepalen.
• Een beveiligd en verzegeld voertuig van iGuana komt uw vensterponskaarten ophalen en brengt ze naar onze conversievestiging.
• Onze deskundige medewerkers bij ScanFactory bereiden uw vensterponskaarten voor, scannen ze en indexeren ze volgens uw specificaties.
• De digitale beelden en metagegevens worden veilig aan u geleverd via VPN of op een versleutelde drager in een door u gekozen formaat.

Kwaliteitscontrole en beeldoptimalisatie

Onze medewerkers besteden het grootste deel van hun tijd aan kwaliteitscontrole en het verfijnen van beelden voordat ze worden uitgevoerd (niet erna), zodat er geen fouten moeten worden verbeterd in de uiteindelijke beelden. Doorgaans bevatten vensterponskaarten groot- of breedformaat documenten, zoals bouwkundige tekeningen. In sommige gevallen bevatten de vensterponskaarten in plaats van één grote afbeelding twee, vier of meer aparte afbeeldingen. Wij hebben methoden ontwikkeld om meerdere afbeeldingen efficiënt te scheiden en ervoor te zorgen dat ze correct worden geïdentificeerd op de kaart. Wij controleren de kwaliteit van de aparte beelden en indien er correcties nodig zijn, worden deze onmiddellijk uitgevoerd. Een laatste kwaliteitscontrole bevestigt dat alle stappen hierboven correct zijn uitgevoerd. Ons SRP-systeem beschikt over geïntegreerde kwaliteitscontrolefuncties (net als alle scanners die bij ScanFactory worden gebruikt). Onze Quality Supervisor wordt door het SRP-systeem automatisch gewaarschuwd als er zich een kwaliteitsprobleem voordoet.

Onze ervaring is dat vensterponskaarten vrij vaak op verschillende manieren zijn gefilmd. Sommige vensterponskaarten zijn binnenstebuiten, ondersteboven, positief of omgekeerd. Voor al die problemen hebben wij een oplossing. Wij voeren een aantal geautomatiseerde en manuele beeldoptimalisatieacties uit, zoals manuele of automatische beeldrotatie, witbalansregeling, schoonsnijden, rechtzetten enz. Wat nog belangrijker is, is dat de beeldoptimalisatiemodule van ons SRP-systeem met een 16-core server werkt die exclusief voor beeldverwerking na het scannen wordt gebruikt en een reeks complexe algoritmische beeldoptimalisatietaken verricht.

Last but not least, onze medewerkers zijn opgeleid om de ISO 9001 kwaliteitsmanagementprincipes bij al hun werkzaamheden toe te passen.

Indexering

Wij kunnen uw documenten indexeren door de Hollerith-code (ponskaartgegevens) automatisch uit uw vensterponskaarten te extraheren. Als er geen Hollerith-code beschikbaar is (niet alle vensterponskaarten vertonen ponsgaatjes), kunnen wij handgeschreven of gedrukte informatie op de kaarten identificeren en de beelden manueel indexeren. Ook kunnen wij volgende bijkomende diensten verlenen: OCR voor tekstdoorzoekbare PDF-bestanden, beelden in documenten opsplitsen en beelden en indexinformatie voorbereiden voor invoer in uw back-end databanken en systemen, zoals uw DMS, of in andere toepassingen.

Levering van metagegevens en beelden

De beelden en metagegevens kunnen via directe bestandsoverdracht (VPN) of via een extern opslagmedium (bijv. een versleutelde harde schijf, USB-stick enz.) worden geleverd. U kiest de methode die voor u het handigst is. Levering is een volledig geautomatiseerd proces dat volledig door het SRP-systeem wordt geregeld. Alle gescande beelden en metagegevens worden tijdens het scannen direct in de SRP-databank opgeslagen. Die beelden en metagegevens worden automatisch uit het SRP-systeem uitgevoerd zonder dat er enige menselijke tussenkomst aan te pas komt. Hierdoor hebt u een haast onbeperkte keuze van bestandsformaten voor uw beelden en metagegevens.