Современные организации испытывают давление, связанное с необходимостью снижения затрат и улучшения финансовых и операционных показателей. Постоянно меняющиеся нормативные и законодательные требования, усложнение бизнес-операций и взаимоотношений с поставщиками делают работу отделов закупок и бухгалтерии непростой и требуют больших временных затрат. В настоящее время все больше и больше предприятий осознают важность и преимущества автоматизации и усовершенствования процессов, связанных с заключением и исполнением контрактов. Налицо необходимость во внедрении более формальных и структурированных процедур, контролирующих заключение и исполнение договоров. Не менее важным является упрощение и повышение эффективности повседневного делопроизводства и управления контрактами.

iGuana предлагает решение для эффективного контроля исполнения договоров с тем, чтобы помочь организациям сократить расходы на обработку документов и повысить производительность и прибыль.

Наше решение

Решение iGuana iDM, предназначенное для управления контрактами, помогает компаниям отслеживать все документы (как бумажные, так и электронные), имеющие отношение к договорам, надежно архивировать их в центральном хранилище, а также обеспечивает быстроту и легкость их поиска сотрудниками, наделенными соответствующими правами доступа. Это решение позволяет легко сканировать, архивировать, находить и отслеживать всевозможные контракты, заказы на поставку и связанные с ними документы, а также проверять условия и требования каждого отдельного договора.

Модуль управления рабочими процессами iGuana iDM, а также уведомления по электронной почте позволяют с легкостью контролировать ключевые элементы договорного процесса и отслеживать контракты с истекающим сроком действия. Ваш бухгалтерский отдел и отдел закупок получают унифицированное представление обо всех заключенных договорах, связанных с ними документах и их состоянии в любой момент времени. При этом затраты составляют всего лишь малую долю от типичной стоимости обработки и сопровождения договора.

Сканирование и архивация договоров / контрактов

Программный пакет iGuana iDM позволяет компаниям сканировать бумажные контракты и связанные с ними документы, присваивать им соответствующие коды и классифицировать их при помощи логической файловой структуры. Каждый новый договор автоматически получает уникальный идентификатор. Это означает, что каждый отсканированный или загруженный файл, а также его содержимое всегда занимает соответствующую позицию в ПО и являются частью логического дерева данных. В логическое дерево также автоматически добавляются как уже существующие, так и новые электронные документы, включая электронные письма, PDF-файлы и документы MS Office, изображения и прочие цифровые документы.

iGuana iDM позволяет добавлять важные метаданные по каждому договору, такие как его наименование, название поставщика, описание, ответственное лицо, отдел, срок действия и прочая полезная информация. Если к соответствующему контракту в дальнейшем прилагаются дополнительные документы, им также можно присвоить кодовые данные, включая тип документа, дату и т. д.

Поиск и извлечение документов

Найти конкретный договор или связанный с ним документ просто: пользователи задают критерии поиска в мощной информационно-поисковой системе iGuana iDM, позволяющей осуществлять поиск по индексу, и получают список всех договоров и связанных с ними документов, соответствующих этим критериям. Данный список документов построен в соответствии с принципами логического структурирования, и пользователь может изучить его в мельчайших подробностях с помощью интерфейса iGuana iDM, реализованного по типу интернет-браузера.

Управление версиями и безопасность

Все контракты и связанные с ними документы индексируются и архивируются в iGuana iDM в формате, отвечающем требованиям действующего законодательства и исключающем возможность внесения изменений задним числом. Каждая версия документа четко определена, и при этом ни одна из предыдущих версий не удаляется; благодаря этому пользователи имеют возможность просматривать как самые свежие, так и более старые версии. Вы получаете возможность отследить все действия, совершенные в отношение того или иного документа, при помощи специального журнала регистрации событий.

Только авторизованные пользователи могут получить доступ к документации по договорам, добавлять документы или вносить изменения в метаданные / индексные данные. Благодаря этому вы всегда можете быть уверены в том, что перед вами — точная и исчерпывающая картина действий, совершенных с тем или иным документом, а также информация о его текущей версии и состоянии.

Интеграция с существующими системами

iGuana iDM может интегрироваться с вашей системой планирования бизнес-ресурсов (например, SAP, Oracle PeopleSoft, Microsoft Dynamics NAV и т. д.), бухгалтерским ПО или любой другой системой. Одним из главных преимуществ такой интеграции является тот факт, что ваши сотрудники смогут работать с документами, архивированными при помощи iGuana iDM, используя привычный им интерфейс тех систем, которые уже используются на вашем предприятии.

Интеграция также позволяет связывать документы, уже имеющиеся в ваших системах, с договорами, архивированными в iGuana iDM; это касается счетов, заказов на покупку, всевозможных вложений и других документов. Благодаря этому пользователь всегда имеет полное представление обо всей документации, относящейся к тому или иному договору.

Уведомления и оповещения

iGuana iDM автоматически уведомляет уполномоченных пользователей о ключевых датах и тем самым помогает избежать таких нежелательных «сюрпризов», как неожиданное истечение срока действия контракта или даты его продления. Уведомления отправляются уполномоченным сотрудникам по электронной почте согласно заранее заданному сроку уведомления, например, за 30 или 90 дней. Благодаря этой функции ваша организация никогда больше не пропустит ни одной ключевой даты ни по одному из договоров.

Безопасность и соответствие требованиям законодательства

Система iGuana iDM обеспечивает автоматическое соответствие законодательным требованиям и регламентам, включая защиту конфиденциальной информации от несанкционированного доступа, надежное архивирование, соблюдение политики в области хранения и уничтожения данных и правил конфиденциальности. Все документы шифруются, также предоставляются подробные журналы доступа к данным.

Сделайте управление контрактами эффективнее и проще с iGuana iDM.

Скачайте проспект, посвященный нашему решению, здесь.