Цифровая обработка корреспонденции как услуга: оцифровка, классификация и маршрутизация входящей корреспонденции

Мы готовы оцифровать, классифицировать и переслать входящую корреспонденцию тем сотрудникам, в те отделы и информационные системы вашей компании, которым они предназначены. Служба цифровой обработки корреспонденции (Digital Mailroom) дает возможность зарегистрировать и оцифровать всю входящую корреспонденцию (бумажную и цифровую) независимо от ее типа и источника, извлечь информацию и автоматически переслать цифровые изображения и данные получателям. Благодаря этому сотрудники и подразделения вашей организации (например, отделы кадров, финансов, поддержки клиентов) получают доступ к самой важной и срочной информации, не тратя драгоценное время на трудоемкий, дорогостоящий и не всегда надежный процесс сортировки вручную. Мы можем обработать и маршрутизировать практически любую корреспонденцию, которую вы получаете, в частности счета на оплату, заказы, претензии, кредитные заявки, формы обратной связи, заполняемые клиентами, страховые требования и контракты.

Имея более чем 30-летний опыт сканирования, индексирования и архивирования больших объемов документации, мы знаем все, что необходимо знать об автоматизации цифровой обработки почты. Услуги цифровой обработки почты оказывают квалифицированные специалисты нашего подразделения ScanFactory, допущенные к работе с конфиденциальной информацией. Мы оказываем помощь всем организациям, которым необходим централизованный, оптимизированный и эффективный алгоритм сортировки и маршрутизации больших объемов входящей корреспонденции.

СВЯЗАТЬСЯ С НАМИ

Многоканальный ввод корреспонденции

Мы можем централизованно зарегистрировать и оцифровать большие объемы бумажной и электронной документации, поступающей из разных источников. Эту операцию можно выполнить несколькими способами. Мы предлагаем гибкие варианты на ваш выбор. Вы выбираете тот вариант, который подходит именно вам:

  • Вывоз на нашу производственную площадку: Мы готовы забирать входящую корреспонденцию из вашего офиса или предприятия или получать ее на местном узле связи с согласованной периодичностью (например, еженедельно), сканировать, обрабатывать и маршрутизировать ее в нашем центре
  • Абонентский ящик: Вы можете воспользоваться выделенным абонентским ящиком, на который ваши поставщики или клиенты смогут направлять документы (например, счета-фактуры); мы будем их забирать, сканировать, обрабатывать и пересылать получателям
  • Обработка на месте: Вы можете сканировать входящую корреспонденцию на месте, используя собственные многофункциональные принтеры или сканеры; отсканированные изображения будут автоматически поступать в нашу систему для обработки и маршрутизации
  • Электронная почта: Вы можете отправлять вашу корреспонденцию на выделенный электронный адрес iGuana; она будет автоматически импортирована в нашу систему для обработки и маршрутизации

Оцифровка входящей корреспонденции

Если вы примете решение сканировать и оцифровывать входящую корреспонденцию самостоятельно или отправлять её нам по электронной почте, мы обеспечим обработку в оперативный срок, используя высокотехнологичные алгоритмы распознавания, извлечения данных и маршрутизации. Если вы желаете, чтобы сканирование выполнили наши специалисты, нам необходимо сначала забрать бумажные оригиналы непосредственно в месте вашего нахождения или через абонентский ящик. Мы применяем только самые качественные и эффективные сканеры для документов, доступные на рынке. Современные многофункциональные сканеры промышленного уровня позволяют получить отличные цифровые изображения. Также мы используем собственную технологию контроля, оптимизации и автоматизации всех операций сканирования под названием ScanFactory Resource Planning (SRP). Ее основная цель — сократить вмешательство человека до абсолютного минимума и устранить риск ошибок, обусловленных «человеческим фактором». Все этапы сканирования вашей корреспонденции, включая контроль качества, распределение персонала и применение высокопроизводительных сканеров для обработки документов, находятся под полным контролем SRP.

Классификация входящей почтовой корреспонденции

Платформа SRP автоматически классифицирует и распознает входящий поток документов. Она идентифицирует контент любого типа (в частности, контракты, счета-фактуры, бланки заявлений, налоговые декларации) и использует 4 технологии классификации — на основе изображений, текстовой информации, правил или наличия и содержания разделительной страницы. В зависимости от принципов классификации и настроек проекта, классификаторы могут применяться раздельно или совместно (в форме механизма голосования). К полностью и частично структурированным документам применяется классификация на основе изображений, а неструктурированные документы классифицируются на основе контента с использованием семантического подхода и на основе ключевых слов.

Распознавание входящей корреспонденции

На этапе распознавания SRP выполняет полностью автоматизированную идентификацию и анализ почты и документов.

Разделение

Многостраничные документы идентифицируются, сортируются и отделяются от входящего потока; для целей обработки они рассматриваются как отдельный тип документов. Для этого в SRP применяются функции обнаружения пустых страниц и заголовков, разделительные листы и алгоритмы классификации.

Технологии распознавания

Мы применяем современные технологии, в том числе: оптическое распознавание символов (OCR), интеллектуальное распознавание символов (ICR), оптическое распознавание меток (OMR) и распознавание штрихкодов.

  • Оптическое распознавание символов доступно для обработки печатного текста на 190 языках
  • Интеллектуальное распознавание символов позволяет обрабатывать рукописный текст на 110 языках
  • Оптическое распознавание меток работает с самыми разными символами и обозначениями
  • Технология распознавания штрихкодов позволяет обрабатывать различные типы одномерных (линейных) и двухмерных штрихкодов

Если входящую корреспонденцию невозможно «распознать» автоматически, данные вводятся вручную.

Извлечение данных

SRP автоматически извлекает данные из структурированных и неструктурированных источников, в частности из заявок о предоставлении кредита или открытии кредитной карты, налоговых деклараций, контрактов и счетов на оплату. Для решения ряда бизнес-задач требуются детальный анализ и понимание контента. Наша платформа SRP анализирует текстовые данные, автоматически выявляя и вычленяя релевантную информацию, в том числе из неструктурированных источников, таких как контракты и отчеты. Также SRP может выполнить полное извлечение текстовых данных. Например, извлечь весь текст документа с помощью оптического распознавания символов. Полное извлечение текстовых данных позволяет создавать файлы PDF с возможностью поиска.

Проверка достоверности данных

Для обеспечения точности данных на этапе проверки достоверности в SRP применяется автоматический и ручной контроль. Встроенная бизнес-логика также проверяет соответствие данных и бизнес-системы, к которой они относятся (например, системы планирования бизнес-ресурсов (ERP), системы управления документооборотом (СЭД), системы управления информацией о клиентах (CRM), системы управления персоналом (HRM/HCM) и т. д.). Функции автоматического сопоставления и сквозной обработки обеспечивают высокий уровень автоматизации.

Автоматическая проверка

Автоматическая проверка достоверности гарантирует высокое качество данных и сокращает тот объем проверок, который операторы должны выполнять вручную. SRP может выполнять следующие автоматические проверки:

  • Сопоставление с базами данных
  • Соблюдение встроенных правил проверки
  • Соответствие форматов
  • Упорядочение данных
  • Пользовательские проверки

Проверка вручную

Проверка (индексация) вручную применяется, если невозможно гарантировать точность автоматического извлечения данных. Если при индексации вручную невозможно досконально проверить правильность ввода индексов, применяется метод двойного ввода: два человека вручную, отдельно друг от друга индексируют документ, а затем проверяется, совпадают ли соответствующие значения. Оба индекса должны быть идентичны.

Маршрутизация изображений и метаданных

Цифровые изображения и метаданные автоматически маршрутизируются / направляются тем получателям, в те подразделения и информационные системы вашей организации, которым они предназначены.

Для доставки изображений и метаданных может быть применена прямая передача файлов (по VPN) непосредственно в вашу систему делопроизводства, систему управления документооборотом (СЭД), систему планирования бизнес-ресурсов (ERP), систему управления информацией о клиентах (CRM), систему управления персоналом (HRM/HCM) или в любую другую бизнес-систему. Также возможна прямая пересылка по электронной почте на адреса ваших сотрудников (например, счета — в бухгалтерию, рекламации — в отдел обработки претензий, жалобы — в отдел обслуживания клиентов). Вы сами решаете, какой вариант (или комбинация вариантов) подходит вам лучше всего.

Доставка полностью автоматизирована и осуществляется под жестким контролем SRP. Все отсканированные изображения и метаданные хранятся непосредственно в информационной базе SRP. Экспорт из SRP осуществляется автоматически, без вмешательства человека. Благодаря этому вы получаете практически полную свободу в выборе формата файлов изображений и метаданных. В частности, это графические форматы JPEG, TIFF, PDF, PDF/A, форматы XML и CSV для метаданных, а также любые форматы для импорта в вашу систему документооборота.

Подтвержденное уничтожение

Все физические носители находятся на карантинном хранении (в закрытом хранилище) в течение стандартного периода — 1 месяц с момента доставки клиенту отсканированных документов и метаданных. Это позволяет клиентам проводить собственный контроль качества. После истечения срока хранения и получения прямого разрешения клиента, все документы, помещенные на карантинное хранение, уничтожаются с соблюдением регламентов безопасности и конфиденциальности согласно уровню безопасности P3, описанному в стандарте DIN 66399. После уничтожения физических носителей все отсканированные изображения и метаданные, находящиеся в нашей системе SRP, удаляются. Клиенту выдается документ, подтверждающий конфиденциальное уничтожение.

Конфиденциальность и безопасность

iGuana уделяет особое внимание аспектам конфиденциальности, безопасности и защиты данных. Наш штатный специалист по защите данных отвечает за соблюдение внутренних регламентов конфиденциальности и безопасности, а также за внедрение процедур информационной безопасности в соответствии с требованиями GDPR и ISO 27001.

  • Штатный специалист по защите данных
  • Строгий контроль доступа и круглосуточный мониторинг
  • Запрет на использование Wi-Fi и мобильных телефонов
  • Проверка анкетных данных персонала, оформление соглашений о неразглашении конфиденциальной информации
  • Безопасная транспортировка и надежное хранение
  • Надежная доставка изображений и метаданных
  • Подтверждение уничтожения с соблюдением регламента конфиденциальности

Видео ScanFactory

Контроль качества и графическая оптимизация

Для каждого этапа операций сканирования — от получения материалов до доставки метаданных и изображений — установлены четкие регламентные процедуры. Каждая операция с вашими документами отслеживается в SRP в режиме реального времени. В наших сканерах для документов применяются встроенные инструменты контроля качества изображений, в частности технология Perfect Page, удаление пустых страниц, обнаружение двойной подачи, двухпотоковое сканирование, интеллектуальный контроль качества, система бинаризации iThresholding и автоматическое выравнивание перекосов.

Работу модуля оптимизации изображений в нашей системе SRP поддерживает выделенный 16-ядерный сервер, обслуживающий только обработку изображений после сканирования и выполняющий ряд сложных алгоритмических задач. В дополнение к различным проверкам качества, выполняемым вручную, наш менеджер по качеству получает от SRP автоматические уведомления о любых проблемах, выявленных с помощью сложных алгоритмов контроля качества системы SRP.

И последний, но не менее важный аспект — наши сотрудники изучают и применяют в своей работе принципы менеджмента качества ISO 9001.

Запросить информацию

Мы готовы ответить на ваши вопросы. Один из наших специалистов свяжется с вами в ближайшее время.