В настоящее время компаниям приходится решать универсальную проблему скопления слишком большого количества корпоративной информации как в виде структурированных данных, хранящихся в базах данных и генерируемых такими системами планирования бизнес-ресурсов (ERP), как SAP, так и в виде неструктурированных данных, включая бумажные и электронные документы, электронные письма, изображения и т. д. Само собой разумеется, как большие, так и малые предприятия находятся в поиске таких решений, которые позволят структурировать и управлять этими данными самым эффективным и экономичным способом с минимальными трудозатратами и инвестициями в дорогостоящие IT-ресурсы. Согласно данным исследований, почти 80 % корпоративной информации имеет неструктурированный характер и управляется из нескольких мест одновременно, что значительно усложняет информацию и приводит к существенным затратам на ее организацию и хранение.

Вас как пользователя SAP интересуют способы сокращения разрыва между данными, содержащимися в вашей системе SAP, и неструктурированными данными, зачастую имеющими критически важное значение и при этом находящимися вне SAP. В их число входят входящие бумажные счета, накладные, факсы, электронные письма клиентов, контракты, файлы персонала и т. д. С помощью решения iGuana iDM, обеспечивающего управление документооборотом для SAP, вы сможете ликвидировать этот разрыв и получить полное и унифицированное представление о своих клиентах, сотрудниках, поставщиках, дистрибьюторах и партнерах, повысить производительность и эффективность вашего бизнеса.

Наше решение

Решение iGuana iDM по управлению документооборотом для SAP позволяет легко и безопасно считывать и архивировать бумажные и электронные документы упорядоченным образом, интегрировать эти документы в транзакции и рабочие процессы SAP, а также извлекать документы, не покидая при этом хорошо знакомый пользовательский интерфейс SAP. Это означает, что ваши пользователи получают беспрепятственный доступ ко всем документам, связанным с конкретной транзакцией в SAP, без необходимости покидать привычную среду SAP и независимо от того, в какой точке предприятия они находятся. Результатом становится значительное увеличение производительности, повышение операционной эффективности вашей организации и сокращение затрат на IT и других затрат.

Подробное описание доступных функций имеется на странице, посвященной программному пакету iGuana iDM.

Оптимизация бизнес-процессов

С точки зрения бизнес-процессов решение iGuana iDM по управлению документооборотом для SAP поможет вам оптимизировать трудоемкие и, следовательно, сопряженные с высокой вероятностью ошибки бизнес-процессы, предполагающие работу со значительными объемами бумажной документации, включая обработку и утверждение входящих счетов (кредиторская задолженность) и управление файлами персонала / кадровой документацией. Управление документооборотом для SAP не позволит вам пропускать сроки оплаты или скидки, предоставляемые при досрочном погашении задолженности. Вам больше не придется платить штрафы за просроченные платежи или тратить ресурсы на рутинные административные задачи.

Сокращение IT-расходов

С точки зрения IT сохранение документов в архиве iGuana iDM позволит повысить производительность системы планирования бизнес-ресурсов и сократить время, необходимое для получения доступа к информации. Решение iGuana iDM по управлению документооборотом для SAP позволит высвободить место и разгрузить программу планирования бизнес-ресурсов, а также сэкономить на административных задачах и оборудовании. Благодаря этому значительно снизится совокупная стоимость владения объектами, а ваш доход на инвестированный капитал увеличится.

Соблюдение правовых и нормативных требований

Решение iGuana iDM по управлению документооборотом для SAP включает специальные функции, позволяющие оптимизировать операции и сократить административные расходы, связанные с соблюдением требований законодательства и применимых норм и правил. Соблюдение законодательных требований и договорных обязательств обеспечивается автоматически. Сюда входит выполнение конкретных требований в отношении архивации в форме, защищенной от внесения изменений задним числом, защиты конфиденциальных данных от несанкционированного доступа, соответствия политике сохранения данных; а также контролируемого уничтожения данных согласно правилам конфиденциальности.

Компоненты решения по управлению документооборотом для SAP

Сканирование документов

Высокопроизводительный процессор системы iGuana iDM iProcess способен обрабатывать до 1 млн документов в день и поддерживает как масштабное, так и настольное сканирование (в зависимости от ваших потребностей мы можем предоставить вам сканеры, способные сканировать до 50 000 страниц в день каждый). Все бумажные документы сканируются непосредственно в iGuana iDM. В зависимости от ваших конкретных нужд и количества самих документов можно использовать инструменты сканирования штрихкода, а также мощную технологию распознавания произвольных форм и извлечения данных (оптическое распознавание знаков – OCR, интеллектуальное распознавание символов – ICR, оптическое распознавание меток – OMR).

Благодаря интеграции с SAP отсканированные и архивированные документы автоматически связываются с процессами SAP по соответствующим транзакциям, такими как процесс кредиторской задолженности, и доступны для просмотра непосредственно через пользовательский интерфейс SAP. Благодаря этому пользователь SAP получает беспрепятственный доступ ко всем функциям и унифицированную картину клиентов, поставщиков, дистрибьюторов и других профилей в SAP.

Безопасное архивирование

iGuana iDM обеспечивает безопасное хранение отсканированных бумажных и электронных документов. Все документы в iGuana iDM архивируются в формате, защищенном от внесения изменений задним числом и отвечающем всем законодательным требованиям; при этом также ведется специальный журнал регистрации событий, с которым можно ознакомиться в любой момент времени.

После того как бумажный документ отсканирован, iGuana iDM тщательно проанализирует качество индексации / классификации и отметит любые потенциальные ошибки. Прежде чем соответствующий документ станет доступен в SAP, эти ошибки будут проверены и при необходимости исправлены в рамках процедуры контроля качества.

Документы в форматах Microsoft Office, а также другие электронные документы

iGuana iDM поддерживает архивирование электронных документов, включая документы Microsoft Office (MS Word, Excel, PowerPoint и т. д.) и мультимедийные файлы, такие как изображения и видео, документы формата PDF/A и многие другие. iGuana iDM также выполняет рендеринг документов, преобразуя документы в неподдерживаемых форматах в доступные файлы изображений.

Microsoft Exchange

iGuana iDM легко интегрируется с MS Exchange, что позволяет архивировать в iGuana iDM электронные письма из приложения Outlook, например, письма от клиентов, и связывать эти электронные письма с соответствующими файлами вашей системы планирования бизнес-ресурсов SAP.

Беспрепятственный поиск и извлечение документов через пользовательский интерфейс SAP

Благодаря своей интеграции с SAP iGuana iDM предоставляет пользователям SAP возможность просматривать бизнес-досье на каждого клиента и поставщика, включающее документы и прочие данные, организованные в виде логической структуры. iGuana iDM может архивировать документы из самых различных источников (физических или электронных), из рабочих сред, отличных от SAP, а также из устаревших и неподдерживаемых систем. Авторизованные пользователи SAP могут при необходимости легко извлечь любой документ через хорошо знакомый интерфейс SAP без необходимости входа в iGuana iDM.

Интеграция в рабочие процессы SAP

Документы, заархивированные в iGuana iDM, можно включать в рабочие процессы SAP, такие как процесс кредиторской задолженности. Например, благодаря интеграции с SAP, определенный счет, отсканированный и заархивированный в iGuana iDM, может автоматически запускать рабочий процесс утверждения в SAP или становиться частью данного рабочего процесса. С точки зрения пользователя, удобство и простота в первую очередь заключаются в том, что пользователи SAP могут выполнять свою работу непосредственно из хорошо известной им рабочей среды SAP.

Оптимизируйте SAP при помощи iGuana iDM.

Скачайте проспект, посвященный нашему решению, здесь.