Внеофисное хранение документов, архивное хранение, управление архивом и планирование сроков хранения
Наши услуги включают следующее:
- Полная инвентаризация вашего архива и безопасная транспортировка в наше защищенное хранилище
- Срочная обработка запросов, то есть физическая доставка или сканирование запрашиваемых документов по требованию
- Планирование сроков хранения документации / удержания информации, отправка напоминаний о том, когда документы могут быть уничтожены с соблюдением нормативных требований; подтвержденное конфиденциальное уничтожение
Мы также предлагаем альтернативное решение для клиентов, которые находятся в поиске решения для внеофисного хранения документов с последующей полной оцифровкой и уничтожением всех бумажных оригиналов. Если это — то, что нужно вашей организации, нажмите здесь.

Хранение документов и планирование сроков их удержания — обзор решения
iGuana полностью извлекает весь ваш архив документов, доставляет его в свое защищенное хранилище и регистрирует каждый отдельный файл или документ в своей уникальной системе управления архивами (archive management system). С помощью нашего защищенного портала для клиентов вы можете просматривать информацию о каждом файле / документе в режиме реального времени и отправлять запрос о физической (поиск физического оригинала) или цифровой (сканирование по требованию) доставке любого файла / документа.
Имея за плечами многолетний опыт хранения, инвентаризации, сканирования и индексирования колоссальных объемов документации и управления крупномасштабными проектами в области делопроизводства, iGuana может предложить вам простое и рентабельное решение. Вы экономите время, деньги, усилия и сосредотачиваетесь на своей основной деятельности, а мы тем временем выполняем все задачи, связанные с управлением вашим архивом.
Преимущества безопасного хранения документов вне офиса
- Избавление от архива документации происходит в кратчайшие сроки; освободившееся пространство можно перепрофилировать, сократив операционные затраты
- iGuana проведет полную инвентаризацию вашего бумажного архива, все документы будут тщательно зарегистрированы
- Быстрый и легкий доступ к документам в любой момент времени с вашего рабочего стола через наш портал для клиентов
- Физическая доставка документов или доставка в цифровом формате по требованию на электронную почту или непосредственно в вашу СЭД
- Вы полностью контролируете свой архив в режиме реального времени и точно знаете, где находятся ваши файлы
- Индивидуальный план хранения для каждого типа документов и определение тех документов, которые подлежат уничтожению
- Подтвержденное конфиденциальное уничтожение документов, срок хранения которых истек
Профессиональные услуги, включенные в пакет
Вы можете довериться нашим профессиональным, опытным и прошедшим всю необходимую подготовку в области безопасности сотрудникам. Ваш архив документов будет в целости и сохранности. Мы готовы оказать вам следующие услуги:
- Вывезти ваши документы на специализированном транспорте iGuana и доставить их в наше безопасное хранилище
- Выполнить полную инвентаризацию вашего архива и поместить документы в короба с уникальной нумерацией
- Разобрать и классифицировать содержимое каждого отдельного короба и каждому файлу присвоить уникальный штрихкод
- Предоставить доступ к нашему защищенному клиентскому порталу для поиска и запроса доставки материалов в режиме реального времени
- Доставлять физические документы или сканировать и доставлять материалы в цифровом формате по запросу
- Разработать индивидуальный график удержания / хранения для файлов и документов каждого типа
- Составить подробный перечень всех файлов и документов, которые допускается уничтожить
- Надежно уничтожить бумажные документы и выдать вам подтверждение их уничтожения
Конфиденциальность и безопасность
iGuana уделяет особое внимание аспектам конфиденциальности, безопасности и защиты данных. Наш штатный специалист по защите данных отвечает за соблюдение внутренних регламентов конфиденциальности и безопасности, а также за внедрение процедур информационной безопасности в соответствии с требованиями GDPR и ISO 27001.
- Штатный специалист по защите данных
- Строгий контроль доступа и круглосуточный мониторинг
- Камеры слежения и система видеонаблюдения
- Запрет на использование Wi-Fi и мобильных телефонов
- Проверка анкетных данных персонала, оформление соглашений о неразглашении конфиденциальной информации
- Безопасная транспортировка и надежное хранение
- Безопасная доставка файлов (в физическом или цифровом формате)
- Подтверждение уничтожения с соблюдением регламента конфиденциальности
Запросить информацию
Мы готовы ответить на ваши вопросы. Один из наших специалистов свяжется с вами в ближайшее время.