Summa optimiert den Kreditorenprozess mit der Workflow-Lösung für digitale Unterschriften und Freigaben

Summa, ein weltbekannter Hersteller von hochwertigen Folienschneideplottern, professionellen Flachbettsystemen und fortschrittlichen Laserschneidern, nutzt das digitale Archivierungs- und Dokumentenmanagementsystem (DMS) iGuana iDM zur Vereinfachung und Vereinheitlichung seiner Prozesse zur Bearbeitung und Freigabe von Lieferantenrechnungen. Schlüsselelemente von iGuanas Softwarelösung für die Kreditorenbuchhaltung sind der Abgleich von Eingangsrechnungen, Bestellungen (POs) und Lieferscheinen / Wareneingangsbelegen sowie die Verwendung eines mehrstufigen Freigabe-Workflows mit digitalen Unterschriften.

Summa ist bekannt für seine hochwertigen Folienschneideplotter, Flachbett-Schneideplotter und Laserschneider, die innovativste Schneidlösungen für Druck-, Beschilderungs-, Textil-, Industrie- und Verpackungsunternehmen darstellen. Summa ist seit beinahe einem Jahrzehnt ein geschätzter Kunde von iGuana. Im Lauf der Jahre hat das Unternehmen seine iGuana-Lösung kontinuierlich um zusätzliche Funktionen erweitert und die bestehenden Workflows mithilfe von iGuanas Team spezialisierter Lösungsberater verfeinert und optimiert.

Am Anfang stand eine relativ einfache, aber hocheffiziente Lösung, die es ermöglichte, allen eingehenden Rechnungen einen Barcode zuzuweisen, die Dokumente mit Hilfe der Barcode-Erkennungstechnologie zu scannen und anschließend alle gescannten Eingangsrechnungen und ihre Metadaten für die weitere Verarbeitung über einen unkomplizierten Rechnungsfreigabe-Workflow digital zu archivieren. Um weitere Anforderungen des Kunden zu erfüllen, wurde die Lösung später um einen zusätzlichen Workflow für den Abgleich von Bestellungen mit Lieferscheinen erweitert. So konnte das Summa-Personal leicht überprüfen, ob alle Waren seiner Lieferanten eingegangen waren, bevor Zahlungen erfolgten.

Darüber hinaus wurde der Freigabe-Workflow um zusätzliche Kriterien erweitert, die es dem System ermöglichen, auf der Grundlage der in der Rechnung erfassten Daten zu bestimmen, welchen der verschiedenen Freigabepfade jede Rechnung durchlaufen soll. So würde beispielsweise eine Rechnung, die einen bestimmten Betrag übersteigt, automatisch an ausgewählte Summa-Mitarbeiter weitergeleitet, die sie prüfen und freigeben. Heute nutzen mehrere Abteilungen bei Summa die bewährte iGuana-iDM-Lösung für die Kreditorenverarbeitung. Mehrere Mitglieder des Summa-Teams scannen die Dokumente selbst mit speziellen Kodak-Dokumentenscannern (die ebenfalls iGuana geliefert hat).

Das Interessante an der aktuellen Konfiguration, die auch die jüngste Erweiterung der bestehenden iGuana-iDM-Softwarekonfiguration darstellt, ist der Bestellungsfreigabe-Workflow mit digitalen Unterschriften. Von den zuständigen Summa-Mitarbeiter in ihrem ERP-System verfasste Bestellungen werden regelmäßig zur Bearbeitung in das iGuana-iDM-System importiert. Dort durchlaufen sie einen Freigabe-Workflow mit mehreren Prüfern/Freigabeberechtigten. Abhängig vom Ergebnis mehrerer Überprüfungsschritte legt das System fest, ob digitale Unterschriften bestimmter Mitglieder des Summa-Teams für die endgültige Freigabe der betreffenden Bestellung erforderlich sind. Erst wenn alle erforderlichen digitalen Unterschriften mithilfe des Unterschriftenmoduls in iGuana iDM auf die Bestellung gesetzt wurden, kann eine solche Bestellung freigegeben werden. Nach der Freigabe sendet iGuana iDM die Bestellung automatisch per E-Mail an den jeweiligen Summa-Lieferanten.

iGuana freut sich auf eine Fortsetzung der fruchtbaren Zusammenarbeit mit dem Summa-Team in den kommenden Jahren!