Überhang – Scannen alter Patientenakten

Mit iGuana iDM können Sie vom ersten Tag an auf Papier verzichten.

Das Scannen einiger hunderttausend Patientenakten erfordert ein gewisses Maß an Planung. Wurde nicht richtig geplant, kann es sich ewig hinziehen. Die Archivierung von Patientenakten von A bis Z ist ein Beispiel für eine unpassende Planung, die Sie Zeit und Geld kosten kann. Um Abhilfe für dieses Problem zu schaffen, wurde iGuana iDM so konzipiert, dass es sich in Ihr Terminplanungssystem, zum Beispiel UltraGenda, integrieren lässt und Sie informiert, welche Patientenakten zuerst gescannt werden sollten. Das bedeutet, dass Sie, was die täglichen Konsultationen betrifft, im Grunde papierlos arbeiten – unabhängig vom Überhang zu scannender Akten.

Hier eine Übersicht über den Ablauf:

1. Schritt: Aufnahme

• iGuana iDM lässt sich in Ihr Terminplanungssystem integrieren und erstellt einen Bericht, welche Patientenakten zuerst gescannt werden müssen.
• Die Verantwortlichen holen die Patientenakten an ihrem Aufbewahrungsort ab und registrieren sie in iGuana iDM als „In Bearbeitung“.

2. Schritt: Vorbereitung

• iGuana iDM generiert Trennblätter mit einem Barcode für jede Patientenakte. Mit Barcode versehene Trennblätter werden verwendet, um Akten beim Scannen automatisch in einer logischen Dateistruktur in iGuana iDM abzulegen.
• Heft- und Büroklammern werden aus jeder Patientenakte entfernt und mit Barcodes versehene Trennblätter werden zur Vorbereitung des Scannens in die Patientenakten eingefügt.

3. Schritt: Scannen

• Patientenakten werden in iGuana iDM eingescannt. Abhängig von Ihrem Bedarf können wir Scanner mit einer Scankapazität von jeweils bis zu 50.000 Seiten pro Tag zur Verfügung stellen.
• Die in iGuana iDM eingebettete Barcode-Erkennungstechnologie erkennt die Barcodes auf den Trennblättern in jeder gescannten Akte. Dadurch kann iGuana iDM jeder gescannten Akte mitsamt ihrem Inhalt eine geeignete Klassifizierung zuweisen und eine logische Baumstruktur für jede Datei anlegen.

4. Schritt: Qualitätskontrolle

• Nach Abschluss des Scannens analysiert iGuana iDM die Qualität der Indexierung/Klassifizierung gründlich und markiert mögliche Fehler.
• Der jeweilige Verantwortliche prüft diese Fehler in iGuana iDM im Rahmen der Qualitätskontrolle und nimmt nötigenfalls Änderungen vor.

5. Schritt: Ausgabe

• Akten auf Papier werden an Ihrem internen oder externen Aufbewahrungsort abgelegt oder sicher vernichtet.
• iGuana iDM speichert Angaben, wo sich Akten auf Papier an Ihrem internen oder externen Aufbewahrungsort befinden, sodass sie iGuana iDM auf Anfrage problemlos zurückholen kann.

Tägliches Scannen – neue medizinische Dokumente

Zusätzlich zum Überhang bereits vorhandener Patientenakten, die gescannt und archiviert werden müssen, fallen bei Ihnen vielleicht neue patientenbezogene Dokumente an, die täglich zu scannen sind. Zum Beispiel könnte es sich um Unterlagen neu aufgenommener Patienten handeln. Diese neuen Dokumente können direkt in iGuana iDM gescannt und automatisch in der entsprechenden Patientenakte abgelegt werden.

Hier eine Übersicht über den Ablauf:

• Sobald ein Patient aufgenommen wird, generiert Ihr KIS eine Aufnahmenummer für den Patienten.
• Mithilfe der Integration in das KIS druckt iGuana iDM einen Barcode-Aufkleber mit der Aufnahmenummer aus.
• Der Aufkleber wird entweder dem Patienten oder – vor Beginn des Termins – dem medizinischen Personal übergeben.
• Das Personal klebt den Aufkleber auf jedes Dokument, das im Laufe des Termins erstellt wird.
• Die Dokumente werden in iGuana iDM eingescannt. Der Barcode auf dem Aufkleber wird erkannt und das gescannte Dokument wird innerhalb der Patientendateistruktur abgelegt.

Integration mit dem KIS

iGuana iDM ist dafür ausgelegt, in Ihr KIS integriert zu werden.

Hauptzweck der Integration von iGuana iDM und dem KIS ist, Ihrer Einrichtung und speziell Ihrem medizinischen Personal über einen zentralen Zugangspunkt, das KIS, eine vereinheitlichte Ansicht der Akte jedes Patienten zur Verfügung zu stellen. Das bedeutet, dass jede in iGuana iDM archivierte Patientenakte vom medizinischen Personal als Teil einer vereinheitlichten Patienten-eGA eingesehen werden kann, die in Ihrem KIS geführt wird. Außerdem ermöglicht die Integration das, was wir oben als „vom ersten Tag auf Papier verzichten“ bezeichnet haben, ohne Ihre täglichen Abläufe zu stören.

Mit Ihrem KIS kommuniziert iGuana iDM über ein integriertes HL7-Kommunikationsprotokoll, das ein umfassendes Rahmenkonzept und verwandte Standards für Austausch, Integration, Teilen und Abruf digitaler Gesundheitsinformationen enthält.

iGuana iDM wurde erfolgreich in die folgenden KIS-Lösungen integriert: Epic, McKesson, SAP, ChipSoft, iSOFT, Infohos und ORBIS.

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