ScanFactory : Scannen & Digitaliseren van Documenten en Archieven

ScanFactory biedt een totaaloplossing voor uw archief. Wij bieden een ruim aanbod van diensten aan organisaties die hun archiveringsactiviteiten geheel of gedeeltelijk willen uitbesteden aan een ervaren partner. Concreet gaat het om scandiensten, langdurige opslag, gecertificeerde vernietiging, afdrukdiensten enz. Al onze diensten worden verleend door gekwalificeerde medewerkers die een beveiligingsonderzoek hebben ondergaan en over meer dan 30 jaar ervaring in het scannen, indexeren en archiveren van enorme hoeveelheden documenten beschikken. Door de jaren heen heeft ScanFactory meer dan 350.000.000 documenten verwerkt voor klanten uit verschillende landen, sectoren en marktsegmenten.

CONTACTEER ONS

Onze apparatuur & capaciteit

Wij hebben een scancapaciteit van 250.000 vel per dag. Afhankelijk van het projectvolume en de planning wijzen wij aan onze ScanFactory-medewerkers dagelijkse productiequota toe, die zij moeten halen. Wij gebruiken uitsluitend scanapparatuur van de allerhoogste kwaliteit, zoals de beste productiescanners in hun soort die elk tot 170 pagina’s per minuut of meer dan 60.000 pagina’s per dag kunnen scannen, de allernieuwste scanners voor microfiches, microfilms en röntgenfoto’s, boekscanners, fotoscanners, grootformaat scanners, snelle productieprinters enz.

Onze medewerkers

De kernmedewerkers van ScanFactory zijn allemaal voltijdse medewerkers die bij iGuana in loondienst zijn (de meesten van hen al jarenlang). Haar projectteam bestaat uit hooggekwalificeerde medewerkers die een beveiligingsonderzoek hebben ondergaan en over decennialange ervaring beschikken in het beheren, uitvoeren en afleveren van scanprojecten. In dit team zijn alle belangrijke functionele delen en afdelingen van ScanFactory vertegenwoordigd, waaronder ScanFactory Operations, Privacy & Prevention, Quality Management, Project Management, Transportation & Logistics.

ScanFactory Resource Planning

ScanFactory Resource Planning (SRP) is iGuana’s eigen technologie die alle activiteiten van ScanFactory van A tot Z aanstuurt, stroomlijnt en automatiseert. Deze software is volledig intern ontwikkeld door onze deskundige medewerkers. Ze heeft in de eerste plaats tot doel de menselijke tussenkomst tot een absoluut minimum te beperken en het risico van menselijke fouten te elimineren. Deze heel gesofisticeerde, unieke technologie waarborgt totale traceerbaarheid en biedt rapportering in real time.

Klantenportaal

Via het klantenportaal kunt u de status van elk dossier / document dat door ScanFactory wordt verwerkt, op elk ogenblik opzoeken en raadplegen (bijv. onderweg, wordt voorbereid, wordt gescand enz.). Via het portaal kunt u ook vragen dat een bepaald dossier of document dringend wordt gescand (levering binnen het uur) of dringend fysiek wordt geleverd, en de volledige historiek van dergelijke aanvragen bekijken. Alle informatie en metagegevens over dossiers en documenten van klanten, met inbegrip van hun exacte fysieke locatie, worden in de SRP-databank opgeslagen en kunnen op verzoek worden opgevraagd.

Ons scanproces

Alle fasen van het scanproces worden volledig door de SRP-software aangestuurd, ook de kwaliteitscontrole en de toewijzing van medewerkers en gespecialiseerde apparatuur. Het is een duidelijk en volledig transparant stapsgewijs proces:

Wij halen de dossiers bij u op en maken ze klaar voor vervoer naar onze vestiging. Onze medewerkers komen in uw vestiging aan, registeren elk dossier/document in SRP, stoppen de dossiers in speciaal daartoe ontworpen archiefdozen, geven aan elke doos een unieke barcode en stapelen ze daarna op verzegelde europallets. Vanaf het ogenblik dat een dossier is geregistreerd, kunnen iGuana en uw medewerkers via de SRP-software in real time volgen waar elke doos zich exact bevindt en in welke fase van het verwerkingsproces elk dossier zit.

De verzegelde europallets met uw documenten worden in een gezegeld voertuig naar de vestiging van iGuana gebracht. Alle transporten zijn specifieke transporten. Dat houdt in dat er niets anders samen met uw archiefdozen wordt vervoerd zodat vertrouwelijkheid en veiligheid 100% gewaarborgd zijn.

Wanneer geregistreerde dossiers/documenten bij iGuana aankomen, controleren wij of alle zegels nog intact zijn, scannen wij de barcodes op elke doos en geven wij elke doos een unieke plaats in ons magazijn. Deze informatie wordt automatisch in ons SRP-systeem opgeslagen.

Bij de voorbereiding van de documenten worden strikte procedures gevolgd die voor ieder project apart worden vastgelegd. Het SRP-systeem wijst specifieke dozen ter voorbereiding aan specifieke ScanFactory-medewerkers toe. Elke medewerker heeft een unieke ID en al zijn of haar activiteiten worden in een logbestand opgeslagen. Dossiermappen, nietjes en paperclips worden verwijderd; niet-scanbare stukken worden als retouritems gelabeld; indien nodig worden scheidingspagina’s en/of schakelpagina’s aan het dossier/document toegevoegd om speciale instructies aan de scanner te geven enz.

Alle documenten worden volgens de specifieke scannerinstellingen gescand die vooraf voor elk project in het SRP-systeem zijn vastgelegd. Het scannen wordt volledig door het SRP-systeem aangestuurd, waardoor het risico van menselijke fouten tot nul wordt herleid. De beeldkwaliteit wordt gewaarborgd door de gesofisticeerde scanners en scantechnologie (zie Kwaliteitscontrole). Alle beelden en hun metagegevens worden direct in de SRP-databank opgeslagen. Die beeld- en metagegevens worden door algoritmen voor kwaliteitscontrole en beeldoptimalisatie van het SRP-systeem verwerkt en bieden iGuana een onbeperkte keuze van formaten waarin zowel de beelden (bijv. JPEG, TIFF, PDF enz.) als de metagegevens aan de klant kunnen worden geleverd.

Het SRP-platform klasseert en herkent de inkomende documentenstroom automatisch. Het identificeert alle inhoudstypes (bij. formulier, contract, factuur) en past 4 klasseringstechnologieën toe: op basis van beeld, tekst, scheidingspagina’s en regels. Het identificeert, sorteert en scheidt ook documenten met meerdere pagina’s en gebruikt diverse herkenningstechnologieën, zoals OCR, ICR, OMR en barcodeherkenning. Gegevens worden automatisch geëxtraheerd of manueel geïndexeerd met behulp van methoden voor dubbele gegevensinvoer. Er worden geautomatiseerde en manuele controles uitgevoerd om de nauwkeurigheid van de gegevens te waarborgen.

Ons SRP-systeem beschikt over geïntegreerde kwaliteitscontrolefuncties, net als alle scanners die bij ScanFactory worden gebruikt. Voorbeelden van kwaliteitscontrolefuncties zijn: Perfect Page-technologie, verwijdering van blanco pagina’s, detectie van dubbele documentinvoer, dual stream-scannen, intelligente kwaliteitscontrole, iThresholding, automatisch rechtzetten en beeldoptimalisatie met een 16-core server die exclusief voor beeldverwerking na het scannen wordt gebruikt. Onze Quality Supervisor wordt door het SRP-systeem automatisch gewaarschuwd als er zich een kwaliteitsprobleem voordoet.

De beelden en metagegevens worden via directe bestandsoverdracht (VPN) of via een extern opslagmedium (bijv. een versleutelde harde schijf) aan de klant bezorgd. U kiest de methode die voor u het handigst is. De levering is een volledig geautomatiseerd proces dat volledig door het SRP-systeem wordt aangestuurd. De gescande beelden worden automatisch uit het SRP-systeem uitgevoerd zonder dat er enige menselijke tussenkomst aan te pas komt. Aangezien alle beelden en metagegevens direct in het SRP-systeem worden opgeslagen, hebt u onbeperkte flexibiliteit bij uw formaatkeuze (bijv. JPEG, TIFF, PDF, PDF/A enz. voor beelden; CSV, XML enz. voor metagegevens).

Kwaliteitscontrole

Elk onderdeel van onze scanactiviteiten, van ophaling tot levering van metagegevens en beelden, wordt door een reeks duidelijk afgebakende procedures beheerst. Elke actie die in verband met individuele dozen of dossiers/documenten wordt ondernomen, wordt in real time in het SRP-systeem geregistreerd. Dankzij de unieke dossier- en doosnummers, barcodes, beeldkwaliteitscontrole, rapportering en andere automatiseringstools in het SRP-systeem behoudt iGuana altijd de volledige controle over de kwaliteit van het scanproces. Wij hebben ook een interne Quality Supervisor en onze medewerkers zijn opgeleid om de ISO 9001 kwaliteitsmanagementprincipes bij al hun activiteiten toe te passen.

Blanco pagina’s worden samen met alle andere pagina’s gescand. Met behulp van een algoritme dat documentformaten en dossierformaten bevat, voert SRP een automatische controle uit om blanco pagina’s op te sporen. Die pagina’s worden onzichtbaar gemaakt, maar niet gewist (om aan alle wet- en regelgeving te voldoen).

Het SRP-systeem werkt met een 16-core server die exclusief voor beeldverwerking na het scannen wordt gebruikt. Hij voert allerlei algoritmische beeldoptimalisatietaken uit, zoals helderheid- & contrastoptimalisatie, scherptecontrole, verwijdering van perforatiegaten enz. Andere complexe SRP-algoritmen analyseren elk beeld, markeren beelden die vermoedelijk een kwaliteitsprobleem vertonen, en waarschuwen automatisch onze Quality Supervisor zodat hij of zij actie kan ondernemen.

Perfect Page is een gespecialiseerde beeldoptimalisatiesoftware die in elke scanner zit die bij ScanFactory wordt gebruikt. Geautomatiseerde beeldoptimalisatie waarborgt een optimale beeldkwaliteit. Deze software komt bovenop de SRP-beeldoptimalisatiesoftware.

Dubbele documentinvoer wordt gedetecteerd met behulp van geavanceerde technologie op basis van ultrasone golven die opmerkt wanneer twee of meer documenten tegelijk in de documentscanner worden ingevoerd. Als dit zich voordoet, stopt de scanner automatisch zodat de documenten opnieuw correct kunnen worden ingevoerd.

Dankzij dual stream-scannen worden alle documenten zowel in zwart-wit als in kleur gescand. Zwart-wit beelden worden opgeslagen in een onbewerkt TIFF-formaat (het best beschikbare formaat voor zwart-wit beelden). Kleurbeelden worden opgeslagen in een onbewerkt JPEG-formaat (het best beschikbare formaat voor kleurbeelden). Elke gescande pagina genereert dus 4 beelden, wat absoluut noodzakelijk is om gegevensverlies te vermijden en de leesbaarheid te waarborgen.

De functie Intelligente kwaliteitscontrole waarmee elke scanner bij ScanFactory is uitgerust, markeert automatisch twijfelachtige beelden en optimaliseert de kwaliteit ervan zonder dat ze opnieuw moeten worden gescand.

iThresholding is een technologie die is ingebouwd in alle scanners die bij ScanFactory worden gebruikt. Ze past automatisch de helderheid en het contrast voor gescande documenten aan en optimaliseert ze zodat ze bij maximale verwerkingssnelheid van de best mogelijke kwaliteit zijn.

Als pagina’s schuin in de scanner zijn ingevoerd, staan ze ook schuin op de resulterende beelden. Deze functie zet die scheve beelden recht en corrigeert ze.

Gecertificeerde vernietiging

Alle fysieke bestanden worden gedurende een standaardtermijn van 1 maand in quarantaine (verzegelde opslag) gehouden. Die termijn gaat in op de dag dat de gescande documenten en de metagegevens aan u worden bezorgd. Dit geeft u de tijd om uw eigen kwaliteitscontrole uit te voeren. Na afloop van de quarantainetermijn en na ontvangst van uw uitdrukkelijke goedkeuring worden alle documenten in quarantaine op een beveiligde en vertrouwelijke manier vernietigd overeenkomstig veiligheidsniveau P3 van de norm DIN 66399. Zodra de fysieke documenten zijn vernietigd, worden alle gescande beelden en metagegevens uit ons SRP-systeem gewist. U ontvangt een certificaat van vertrouwelijke vernietiging.

Langdurige opslag

Onze diensten op het vlak van langdurige opslag omvatten: volledige inventarisatie van archieven, vervoer en opslag, verwerking van dringende verzoeken en bewaarplanning. Voor wij uw archief naar onze opslagfaciliteit vervoeren, maken wij er met behulp van ons SRP-systeem een volledige inventaris van op. Het archief wordt daarna op verzegelde europallets in speciaal daartoe ontworpen archiefdozen vervoerd. Als u een bepaald document of dossier nodig hebt, kunt u het via ons klantenportaal opzoeken en vragen dat het dringend wordt gescand of fysiek aan u bezorgd. Wij stellen ook voor elk soort dossier of document een individueel bewaarplan op en laten u exact weten welke dossiers / documenten veilig mogen worden vernietigd.

Afdrukken

Wij bieden afdrukdiensten aan voor klanten die hulp nodig hebben bij het afdrukken, herafdrukken en vouwen van grootformaat documenten (zoals kaarten, plannen, technische tekeningen, architectenplannen enz.), van beschadigde of besmette documenten, of gewoon van een groot aantal documenten dat niet met gewone kantoorprinters kan worden afgedrukt. Onze productieprinters zijn specifiek ontworpen om dergelijke grote volumes snel en met uitstekende kwaliteit af te drukken.

Privacy en beveiliging

iGuana neemt privacy, beveiliging en gegevensbescherming heel ernstig. Wij beschikken over een interne Data Protection Officer (DPO) die ervoor verantwoordelijk is dat het interne privacy- en beveiligingsbeleid volledig wordt nageleefd en dat de procedures worden toegepast met inachtneming van de Algemene Verordening Gegevensbescherming en de ISO 27001-norm inzake informatiebeveiliging.

  • Interne DPO
  • Strikte toegangscontroles; rond de klok monitoring
  • Verbod op het gebruik van Wi-Fi en mobiele telefoons
  • Achtergrondcontroles en geheimhoudingsovereenkomsten
  • Beveiligd vervoer en verzegelde opslag
  • Beveiligde levering van beelden en metagegevens
  • Certificaat van vertrouwelijke vernietiging

ScanFactory-video

Korte feiten

Hieronder enkele indrukwekkende feiten over ScanFactory:

  • Meer dan 30 jaar ervaring in productiescannen
  • Meer dan 350.000.000 documenten verwerkt tot nu toe
  • Scancapaciteit van 250.000 vel/dag
  • Veilige en beveiligde vestiging in België
  • Meest moderne scanners en printers
  • SRP-systeem (ScanFactory Resource Planning)

Informatieaanvraag

Wij horen graag van u. Een van onze specialisten neemt zo snel mogelijk contact met u op.