Wie wird Ihr Unternehmen mit dem Posteingang fertig, vor allem heute, wo die meisten Ihrer Beschäftigten im Homeoffice arbeiten. Wie stellen Sie sicher, dass die richtige Person in der richtigen Abteilung Ihres Unternehmens, zum Beispiel HR, Finanzwesen oder Kundendienst, zeitnah Zugriff auf täglich eingehende Post hat. Wenn Sie sich dieser Herausforderung stellen wollen, hat iGuana eine Lösung für Sie. Mit iGuana iDM Digital Mailroom (Digitale Poststelle) können Sie in Ihrem Unternehmen einen virtuellen Hub schaffen, wo alle eingehende Geschäftskorrespondenz im Moment ihres Eintreffens verarbeitet, automatisch an die richtige Person verteilt und rechtssicher in digitaler Form archiviert wird.

Komplettlösung für die Automatisierung der Poststelle

iGuana iDM Digital Mailroom (Digitale Poststelle) ist eine komplette Softwarelösung zur Automatisierung der Poststelle, die dafür entwickelt wurde, alle Arten eingehender Korrespondenz (auf Papier und digital) zu scannen, erfassen und klassifizieren, sie an die richtigen Personen in Ihrem Unternehmen zu verteilen und in einem digitalen Format gesetzeskonform zu archivieren. Mit iGuana iDM können Sie so gut wie jede Art eingehender Schriftstücke verarbeiten und verteilen: Rechnungen, Kaufaufträge, Beschwerdebriefe, Hypotheken- und Darlehensanträge, Kundenfeedbackformulare, Versicherungsansprüche, Verträge und alle anderen Arten Dokumente, die Sie erhalten.

Scannen und erfassen

Erfassen Sie klassische Briefpost und digitale Mails jeder Herkunft: Briefe werden gescannt, E-Mails werden automatisch erfasst

Klassifizieren

Automatisch klassifizieren Sie alle eingehende Korrespondenz, zum Beispiel als Vertrag, Rechnung oder Versicherungsanspruch

Daten extrahieren

Mithilfe von OCR, ICR, OMR und Barcode-Erkennung extrahieren Sie Daten aus eingehenden Dokumenten

Verteilen

Digitale Post verteilen Sie anhand von Regeln an die richtigen Personen; Sie werden benachrichtigt und erhalten Aufgabenlisten

Archiv

Archivieren Sie alle eingehende Korrespondenz gesetzeskonform im digitalen Format; das Archiv können Sie mühelos durchsuchen und Dokumente aufrufen

1. Schritt: Eingänge scannen und erfassen

Ob auf Papier oder digital, die Lösung iGuana iDM Digital Mailroom (Digitale Poststelle) ermöglicht Ihnen, Eingangspost jeder Herkunft und von jedem Gerät effizient zu scannen und zu erfassen. So können Sie beispielsweise eintreffende Briefe einfach mit Ihrem vorhandenen Multifunktionsdrucker oder Scanner scannen. Gescannte Post oder Briefe werden dann automatisch zur Verarbeitung in die iGuana-iDM-Software geladen. Alle eingehende Korrespondenz, die bereits digital ist, beispielsweise E-Mails, wird ebenfalls automatisch in iGuana iDM importiert.

2. Schritt: Eingänge automatisch klassifizieren (optional)

Auf Wunsch kann die Software iGuana iDM Digital Mailroom (Digitale Poststelle) alle Ihre eingehende Post automatisch klassifizieren. Das iGuana-iDM-System erkennt, ob es sich bei dem eingehenden Dokument um einen Vertrag, eine Rechnung, ein Antragsformular, eine Steuererklärung, einen Versicherungsantrag usw. handelt. Weil die iGuana-iDM-Software eine anspruchsvolle Klassifizierungstechnologie verwendet, ist sie in der Lage, verschiedene Dokumentenarten automatisch zu klassifizieren: strukturierte (wie Umfragen, Fragebögen, Formulare), halbstrukturierte (wie Rechnungen, Bestellungen) und unstrukturierte Dokumente (wie Briefe, Verträge, Berichte).

3. Schritt: Daten aus den Eingängen extrahieren (optional)

Die Software iGuana iDM Digital Mailroom (Digitale Poststelle) kann automatisch Daten aus einer Vielzahl von strukturierten und unstrukturierten Schriftstücken extrahieren, zum Beispiel aus Hypothekenanträgen, Steuererklärungen, Fragebögen, Kreditkartenanträgen, Verträgen, Rechnungen und mehr. Daten in gedrucktem Text können mit OCR (Optical Character Recognition) extrahiert werden und Daten in handgeschriebenem Text mit ICR (Intelligent Character Recognition). Außerdem erkennt die Software zahlreiche Vermerkzeichen mit OMR (Optical Mark Recognition) und liest sie diverse Barcodes. Auch eine Volltextextraktion ist möglich, wenn Sie Ihren Mitarbeitern durchsuchbare PDFs zur Verfügung stellen wollen.

4. Schritt: Eingänge verteilen und weiterleiten

iGuana iDM Digital Mailroom (Digitale Poststelle) verteilt eingehende Post bzw. leitet sie an die richtige Person in Ihrem Unternehmen weiter. Dabei basiert sie sich auf vorkonfigurierte Regeln oder Workflows. So werden beispielsweise Rechnungen in die Buchhaltung geleitet, Versicherungsansprüche an Ihre Schadenssachbearbeiter oder Beschwerdebriefe an Ihren Kundendienst. Die vorgesehenen Empfänger erhalten eine Benachrichtigung, die darauf hinweist, dass neue Post Aufmerksamkeit erfordert. Außerdem können sich die Empfänger in iGuana iDM einloggen, ihre persönlichen Aufgaben ansehen und prüfen, welche Post sie noch zu bearbeiten haben.

5. Schritt: Gesetzeskonforme Archivierung der Eingänge

Alle Geschäftskorrespondenz und Dokumente, die iGuana iDM Digital Mailroom (Digitale Poststelle) verarbeitet und weiterleitet, werden anschließend automatisch in einer logischen Struktur in iGuana iDM archiviert. iGuana iDM dient als gesetzeskonformes digitales Archiv Ihrer Dokumente. Für den autorisierten Benutzer mit entsprechenden Berechtigungen hat das den Vorteil, dass er in iGuana iDM verarbeitete und archivierte Eingangspost einfach und sicher suchen, finden, anzeigen und andere Aktionen durchführen kann.

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