Ertrinken Sie in Papier? Finden Sie es schwierig und teuer, Ihr ständig wachsendes Papierarchiv zu verwalten? Sorgen Sie sich, dass Sie vielleicht wichtige Dokumente verlieren, oder glauben Sie, dass Sie die Konformität mit Vorschriften nicht länger garantieren können? Wenn ja, dann denken Sie wahrscheinlich über digitale Archivierung nach.
Nach verschiedenen Schätzungen verbringt Büropersonal beinahe 20 % seiner Zeit mit der Suche nach Informationen in Papierdokumenten, wobei die Chance, das Gesuchte tatsächlich zu finden, gerade einmal bei 50 % liegt. Außerdem gehen etwa 8 % aller Papierdokumente verloren und 4 % werden falsch abgelegt.
Brauchen Sie Hilfe?
Papier völlig zu verbannen, ist weder möglich noch praktisch.
Viele Unternehmen verspüren keine dringende Notwendigkeit, alle ihre Papierdokumente zu digitalisieren. Sie interessieren sich vielmehr für Methoden, wie der Zeitaufwand ihrer Mitarbeiter für die Arbeit mit Papier im Alltag verringert (nicht notwendigerweise vollkommen vermieden) werden kann. Als Unternehmen stehen Sie vor einem Dilemma: Sie wünschen sich produktiveres Personal, aber Sie wollen oder brauchen möglicherweise kein umfassendes Digitalisierungsprojekt. Vielleicht benötigen Sie nur ein wenig Hilfe mit Ihren Papierakten, für deren Verarbeitung Ihrem eigenen Personal die Zeit oder die Ressourcen fehlen.
Welche Optionen haben Sie also?
Externe Vergabe des Scannens Ihrer Dokumente
Zuallererst sollten Sie daran denken, Ihre Dokumentenscans an einen zuverlässigen und erfahrenen Dienstleister zu vergeben. Falls das Scannen von Dokumenten nicht zu Ihrem Kerngeschäft gehört, kann es teuer und zeitraubend sein, Ihre Papierdokumente zu digitalisieren – vor allem, wenn Sie einen großen Rückstand an ungescannten Akten haben.
Aufgrund jahrzehntelanger Erfahrung mit dem Management von Scanprojekten bietet iGuana eine einfache Lösung.
iGuana ScanFactory ist ein komplett externer „Alles inklusive“-Dokumentenscanservice, der Zeit, Geld und Mühe spart und Ihnen hilft, sich auf Ihr Kerngeschäft zu konzentrieren. Alle ScanFactory-Dienstleistungen werden von qualifiziertem, gut geschultem Personal erbracht, das alles scannen und indexieren kann: von eingehenden Rechnungen über die tägliche Post und Formulare mit lesbaren Daten bis zu Mikrofilmen, Mikrofiches und vielen anderen Dokumentenarten.
Scannen nach Bedarf
Selbst wenn sie beschließen, ihre Scans extern zu vergeben, fühlen sich viele Unternehmen und Organisationen überfordert, wenn sie an all die Arbeit denken, die damit zusammenhängt, und stellen sich auf ein langfristiges, komplexes und kostspieliges Scanprojekt ein. Zum Glück muss es nicht so laufen. Es ist nicht erforderlich, Ihr Unternehmen und Ihre Beschäftigten mit der Aussicht auf ein einmaliges umfangreiches Digitalisierungsprojekt zu „schocken“, auch wenn sie alle Arbeiten an Dritte vergeben können.
Unser Tipp lautet, sich einfach auf den dringendsten Bedarf Ihres Unternehmens zu konzentrieren und die Dokumente später nach Bedarf zu scannen.
Scanning as a Service
Wir empfehlen unseren Kunden, das Scannen von Dokumenten als eine Art „Abonnement“-Service zu betrachten. Wenn es Firmen gibt, die Programme als Software as a Service erwerben und für die Nutzung eine monatliche Abonnementsgebühr bezahlen, warum sollte es anderen Firmen nicht möglich sein, ihre Dokumente für eine monatliche Pauschalgebühr zu scannen, die alle Leistungen abdeckt.
Festes Budget, keine Überraschungen
Die Zahlung einer festen Monatsgebühr für einen Dokumentenscanservice bietet zahlreiche Vorteile:
- Sie müssen keine üppige Pauschale im Voraus investieren, was Ihre Buchhaltung freuen dürfte.
- Sie erhalten eine fixe Rechnung pro Monat und wissen immer, was Sie im folgenden Monat erwartet, sodass das Management entsprechende Mittel budgetieren kann.
- Sie vermeiden potenzielle ungeplante Ausgaben und unerwünschte Überraschungen.
Nutzen Sie die Vorteile eines Service von A bis Z
Das Hauptargument für die externe Vergabe Ihrer Scanarbeiten an einen Dritten ist, dass sich ein Team erfahrener Profis um Ihre Dokumente kümmert. Sie können sich darauf verlassen, dass unser Personal die Arbeit erledigt, für die Ihre Mitarbeiter keine Zeit haben. Sie benötigen keine Software, keine Hardware und keine Wartung, die Ihrem Unternehmen Probleme bereiten könnten.
Wir arbeiten wie folgt:
- Ihre Dokumente werden von uns vorregistriert und mit einem speziellen ScanFactory-Fahrzeug abgeholt.
- In eindeutig nummerierten Kartons bringen wir Ihre Dateien in unsere sichere ScanFactory-Niederlassung.
- Wir klassifizieren und trennen den Inhalt einzelner Kartons und erzeugen einen eindeutigen Strichcode für jede Akte.
- Mit hochspezialisierten Geräten scannen wir alle Dokumente (Vorder- und Rückseite) in Schwarzweiß und Farbe.
- Wir führen laufend Qualitätsprüfungen durch, was sicherstellt, dass alle Akten (auf Papier und gescannt) in Ordnung sind.
- Wir vernichten Akten auf Papier und stellen Ihnen eine Bescheinigung darüber aus oder wir liefern die Dokumente wieder bei Ihnen ab.
- Wir stellen sicher, dass alle gescannten Akten und Metadaten für den Import in Ihr DMS, KIS, ERP usw. geeignet sind.
- Nötigenfalls leiten wir gescannte Dokumente an die richtigen Mitarbeiter Ihres Hauses weiter.
Lassen Sie Ihr Personal tun, worin es am besten ist.
Überlassen Sie uns den Papierkram.