Bent u ook overstelpt met papieren documenten? Vindt u het moeilijk en duur om uw almaar aangroeiende papieren archief te beheren? Bent u bang dat u belangrijke documenten kwijtraakt of denkt u dat niet meer aan de nalevingsvoorschriften voldoet? Dan overweegt u waarschijnlijk een overstap naar digitale documentopslag.

Volgens sommige ramingen besteden kantoormedewerkers bijna 20% van hun tijd aan het zoeken naar informatie in papieren documenten en bedraagt de kans dat ze daadwerkelijk vinden wat ze zoeken, slechts 50%. Bovendien gaat ongeveer 8% van alle papieren documenten verloren en wordt 4% ervan verkeerd gearchiveerd.

Hulp nodig?

Volledig komaf maken met papier is niet mogelijk noch praktisch.

Veel ondernemingen hebben er geen behoefte aan op korte termijn al hun papieren documenten te digitaliseren – ze zijn gewoon op zoek naar manieren om de tijd te beperken (niet noodzakelijk tot nul te herleiden) die hun medewerkers dagelijks besteden aan het werken met papier. Als onderneming staat u voor een dilemma – u wilt dat uw personeel productiever wordt, maar u wilt, of hoeft hoogstwaarschijnlijk, geen volledig digitaliseringsproces op te starten. Misschien is het enige wat u nodig hebt, een beetje hulp met de verwerking van uw papieren dossiers waarvoor uw eigen medewerkers gewoonweg niet de tijd of de middelen hebben.

Wat zijn uw opties?

Het scannen van uw documenten uitbesteden

Overweeg in eerste instantie om het scannen van uw documenten uit te besteden aan een betrouwbare en ervaren dienstverlener. Als het scannen van documenten niet uw kernactiviteit is, kan het digitaliseren van uw papieren documenten een dure en tijdrovende aangelegenheid worden, vooral als het om veel papieren dossiers gaat.

Dankzij haar jarenlange ervaring in het managen van scanprojecten biedt iGuana een eenvoudige oplossing.

iGuana ScanFactory is een volledig uitbestede, all-in scandienst die u kunt inkopen om tijd, geld en moeite te besparen, waardoor u zich op uw kernactiviteit kunt concentreren. ScanFactory werkt uitsluitend met gekwalificeerde, goed opgeleide medewerkers die alles kunnen scannen en indexeren, gaande van inkomende facturen, dagelijkse post, formulieren met leesbare gegevens tot microfilms en microfiches en allerlei andere documenten.

Scannen naargelang van uw behoeften

Zelfs als ze beslissen om het scannen uit te besteden, voelen veel organisaties zich overweldigd als ze denken aan al het werk dat ze voor de boeg hebben, en zetten ze zich schrap voor een lang, ingewikkeld en duur scanproject. Gelukkig hoeft dit niet zo te zijn. Het is nergens voor nodig uw onderneming en personeel op te schrikken met het vooruitzicht van een eenmalig, grootschalig digitaliseringsproces, ook al kunt u al het werk uitbesteden.

Ons advies is om u gewoon te concentreren op de dringendste behoeften van uw onderneming en uw documenten te laten scannen wanneer u daar nood aan hebt.

Scannen als dienst

Wij stellen voor dat onze klanten het scannen van documenten als een soort “abonnementsservice” zien. Er zijn wel ondernemingen die software als dienst aankopen en een maandelijks abonnement betalen voor het gebruik ervan. Waarom zou het dan voor andere ondernemingen niet mogelijk zijn hun documenten tegen een vaste maandelijkse vergoeding te laten scannen?

Vast budget, geen verrassingen

Een vaste maandelijkse vergoeding voor het scannen van documenten biedt tal van voordelen:

  • U hoeft geen groot bedrag ineens vooraf te investeren, tot grote vreugde van uw boekhoudafdeling.
  • U krijgt een vaste maandelijkse factuur en weet altijd perfect wat u de volgende maand mag verwachten, zodat het management dit vooraf in het budget kan inplannen.
  • U vermijdt alle mogelijke ongeplande uitgaven en ongewenste verrassingen.

Haal voordeel uit een end-to-end service

Uw scanactiviteiten uitbesteden aan derden biedt vooral het voordeel dat u uw documenten aan een team van ervaren professionals toevertrouwt. U kunt op onze medewerkers vertrouwen om het werk te verrichten waarvoor uw medewerkers geen tijd hebben. Uw organisatie hoeft niet te zorgen voor software, hardware of onderhoud. Dus geen gedoe of stress.

Wij zorgen voor het volgende:

  • Wij registeren uw documenten vooraf en komen ze halen met een speciaal voertuig van ScanFactory.
  • Wij leveren uw dossiers af in de beveiligde vestiging van ScanFactory in apart genummerde archiefdozen.
  • Wij klasseren en scheiden de inhoud van elke doos en maken een unieke barcode aan voor elk dossier.
  • Wij scannen alle documenten (voor- en achterkant) in zwart-wit en kleur met heel gespecialiseerde scanners.
  • Wij voeren continu kwaliteitscontroles uit om ervoor te zorgen dat alle dossiers (papieren en gescand) op orde zijn.
  • Wij vernietigen op een veilige manier de papieren dossiers (getuigschrift) of bezorgen de documenten aan u terug.
  • Wij garanderen dat alle gescande dossiers en metagegevens klaar zijn om in uw DMS, HIS, ERP enz. te worden ingevoerd.
  • Wij sturen, indien nodig, de gescande documenten naar de juiste medewerkers binnen uw onderneming.

Laat uw medewerkers doen waar ze het meest bedreven in zijn.
Laat het papierwerk aan ons over.